2016会议管理技巧.ppt

日產汽車靠著有效的會議革命，省下了六十億日圓成本， 未來三年預計還可省下三百億日圓 所以，有效開會，穩賺不賠！ 精準計算會議成本： 开会前的准备工作 主持人的准备工作 SWOT是以上四个英文单词的缩合形式。其中，“S”和“W”代表主持人自身具有的主持优势和劣势；而“O”和“T”则是指你所进行的这次会议主持工作对你周围的环境（也包括你自身）可能带来的机会或是威胁。 2．SWOT分析 开会前的准备工作 3．明确1H 5W 开会前的准备工作 １．按排议题． 　　收集议题的３点渠道： 　　Ａ．单位领导同志批示交办的或指定有关部门汇报　　　　的问题． 　　Ｂ．下级单位请求讨论的问题 　　Ｃ．上级领导下达指示，需各部门贯彻执行的问题注：按排议题后部门内部负责人要进行审核，最后要由会议领导进行最后审定． 开会前的准备工作 ２．确定步骤 　步骤主要包括：会议的议程．程序．日程． ３．拟定与会人员范围或名单 ４．办理会议报批手续 开会前的准备工作 ５．发会议通知 　　发会议通知可用书面或电话、电报三种形式　　　通知的内容包括会议名称，会议目的和主要内容、会期、地点、与会人员携带的材料和个人支付的费用，主办单位、联系人姓名和电话等。 重要的邀请对象应既可表示对受邀请者的尊重 ６．准备会议文件和材料 开会前的准备工作 ７．选择和布置会场 ◆如果与会人员超过10个，会场最好布置成“Ｕ”字型，主持人可以站在会场中央，这样有利于协调讨论; ◆如果是全体会议，可以布置成阶梯教室的形式； ◆5到7人的会议，最好安排成圆桌型，也就是半岛型。 开会前的准备工作 ８．谁能胜任会议记录者 开会期间的工作 １．搞好签到工作 ２．热情接待会议成员． 开会期间的工作 ３．如何做开场白 ４．传接电话 开会前的准备工作 如何处理会议中的冲突 暂停会议休会２０分钟以上 参与第三者的意见 进行不记名投票 开会前的准备工作 如何掌握议事进度 掌握议事进度对一次会议的成功可谓至关重要。控场也就成为一个主持人最应训练的技巧之一。掌握议事进度主要包括2种方式：语言方式与非语言方式。? 1．语言方式 　　例如“能不能用3分钟的时间给我们简单的说一下？”当他说到5分钟的时候，你可以再说：“嗯，已经5分钟了，你说的正是我们需要的。” 开会前的准备工作 如何掌握议事进度 2.非语言方式 更有效的掌控议事进度的方式是用非语言性的方式，即通过眼神、手势等面部表情告诉发言人说多了或者别说了，或者是说得不够接着说等。比如主持人把目光转向别人，就可能是在提示正在说话的人可以停止说话了；不耐烦的敲桌子，也可以提示结束发言；用比较不礼貌的方式，如不停的看手表，也能达到同样的效果。 语言和非语言这2种形式的合理运用，可以做到有效的控场，使会议既不会太短，也不会太长，准时开始，准时结束。 会 后 跟 进 作为参会者的会后跟进 人们会以时间紧，任务急为借口，会后不再考虑开会过程中的各种情形，对于那些认为与自己无关的会议则更是如此。其实，会后的回顾能帮助自己反思并澄清一些事情，从会议中得到更多的收获，这是一种良好的习惯。 会　后　跟　进 作为主持人的会后跟进 作为一名会议主持人，在具体工作中不能有任何闪失。即使是会后的跟进工作，也要环环相扣，一步一个脚印的认真完成，只有这样才能给自己和别人不断创造新的机会 会　后　跟　进 4种群体决策 1．权威决策 权威决策出现于最高掌权者具有决策权和否决权，单方面作出决定时。 适宜使用：当组织授权团队领导人作最终决策并全权负责时。 不宜使用：当团队领导人希望团队成员接纳并支持某项决策时。 优点：决策迅速高效；在急需行动的情况下最实用；在权力界限明显的地方最有效。 缺点：虽然可迅速做出决策，但实际支持和执行建议也不易；当复杂性增高时，权威决策的质量会由于考虑面不宽而受到影响。 * * 　－－会议管理 　－－杨显华 当今会议面面观 当今会议面面观 会议的意义 1．会议是一个集思广益的渠道 会议的意义 2．会议显示一个组织或一个部门的存在. 当今会议面面观 会 议 的 意 义 当今会议面面观 3．会议是一种群体沟通的方式 当今会议面面观 会议的目的 当今会议面面观 会议的种类 : 会议可以按照人数、开会方式和开会目的进行分类。 ● 宣布人事安排、讲解政策的会议 ● 当众表扬或批评别人的会议 ● 临时处理突发事件的会议 ● 固定的团队会议 ● 集思广益的会议 按开会目的分类 ● 面对面会议 ● 电话会议 ● 视频会议 按开会方式分类 ● 团体会议