项目四 使用Word 2010制作文档.ppt

此外，用户还可以根据需要为首页设置不同于其他页面的页眉页脚，或者分别为奇数页和偶数页设置不同的页眉和页脚，只需在“页眉和页脚工具 设计”选项卡“选项”组中选中“首页不同”、“奇偶页不同”复选框，然后再分别设置首页、奇数页和偶数页的页眉或页脚即可。 三、应用分栏 将插入符置于文档的任意位置或选定要分栏的文本，单击“页面布局”选项卡上“页面设置”组中的“分栏”按钮 ，在展开的列表中选择“两栏”或“三栏”项，即可将文档等宽分栏。若在展开的列表中选择“偏左”或“偏右”项，可将文档不等宽分栏。 要对文档的全部内容分栏，可将光标放置文档任意位置，再选择分栏方式即可。要将文档分为更多的栏或设置分栏选项，可在选中文本后，在“分栏”下拉列表底部选择“更多分栏”项，打开“分栏”对话框进行操作。 四、使用样式 样式是一系列格式的集合，使用它可以快速统一或更新文档的格式。例如，一旦修改了某个样式，所有应用该样式的内容格式会自动更新。在Word 2010中的样式有三类：一类是段落样式，一类是字符样式，还有一类是链接段落和字符样式。 字符样式：只包含字符格式，如字体、字号、字形等，用来控制字符的外观。要应用字符样式，需要先选中要应用样式的文本。 段落样式：既可包含字符格式，也可包含段落格式，用来控制段落的外观。段落样式可以应用于一个或多个段落。当需要对一个段落应用段落样式时，只需将光标置于该段落中即可。 链接段落和字符样式：这类样式包含了字符格式和段落格式设置，它既可用于段落，也可用于选定字符。 若要将系统内置的样式应用于文档中，可首先将插入符定位到要设置样式的段落中，（或同时选中要应用样式的多个段落），然后在“开始”选项卡上“样式”组中单击需要应用的样式即可。 要创建样式，可将光标置于要应用所创建样式的任一段落中，然后单击“样式”组右下角的对话框启动器按钮 ，打开“样式”任务窗格，单击窗格左下角的“新建样式”按钮，打开“根据格式设置创建新样式”对话框，在其中输入新样式名称，选择样式类型、基准样式、后续段落样式，单击“格式”按钮，在展开的列表中选择 相应选项可在打开的对话框中设置样式的字符、段落等格式。样式创建完毕，将在“样式”任务窗格中显示该样式。操作步骤如图所示： 设置样式的字符格式 设置样式的段落格式 对于一些简单的字符和段落格式，可直接从此处设置 此处显示了设置的样式格式 创建的样式 将创建的样式应用到文档中 修改样式。如果预设或创建的样式不能满足要求，可以修改此样式。方法是：在“样式”任务窗格中将鼠标移动至要修改的样式上方，然后单击样式右侧显示的三角按钮，在展开的列表中选择“修改”选项，在打开的对话框中对该样式进行相应修改并确定即可，则应用该样式的所有段落的格式均会自动更新。 要删除样式，可在右键菜单的样式列表中选择“删除XXX”选项（基于正文创建的样式）或“还原为XXX”（基于标题创建的样式）。要注意的是，用户只能删除自己创建的样式，而不能删除Word 2010的内置样式。 五、插入目录 对于一些长文档，需要为其创建目录。Word具有自动创建目录的功能，但在创建目录之前，需要先为要提取为目录的标题设置标题级别（不能设置为正文级别），并且为文档添加了页码。 在Word中主要有三种设置标题级别的方法：（1）利用大纲视图设置；（2）应用系统内置的标题样式（或基于标题样式创建的样式）；（3）在“段落”对话框的“大纲级别”下拉列表中选择。 将光标置于要插入目录的位置，单击“引用”选项卡上“目录”组中的“目录”按钮，在展开的列表中选择一种目录样式，Word将搜索整个文档中3级标题及以上的标题，以及标题所在的页码，并把它们编制成为目录。 若单击目录样式列表底部的“插入目录”选项，可打开 “目录”对话框，在其中可自定义目录的样式。 Word所创建的目录是以文档的内容为依据，如果文档的内容发生了变化，如页码或者标题发生了变化，就要更新目录，使它与文档的内容保持一致。 单击需更新目录的任意位置，此时在目录左上角将显示“更新目录”选项，单击该选项或按【F9】键，或者单击“引用”选项卡“目录”组中的“更新目录”按钮， 弹出“更新目录”对话框，选择要执行的操作，然后单击“确定”按钮，目录即可被更新。 若要删除在文档中插入的目录，可单击“目录”列表底部的“删除目录”项，或者选中目录后按【Delete】键。 任务九 邮件合并功能 在日常办公事务处理中，经常会遇到把一些内容相同的公文、信件或通知发送给不同的地址、单位或个人，此时我们可以利用Word中的“邮件合并”功能来方便地解决这个问题。 执行邮件合并操作时涉及两个文档——主文档文件和数据源文件。主文档是邮件合并内容中固定不变的部分，即信函中通用的部分。数据源文件主要用于保存联系人的相关信息。用户可以在邮件合并中使用多