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新形势下高校教务秘书的工作职责和必备素质 　　摘 要 随着高校的扩招和二级化管理，产生教务秘书一职。教务秘书是高校教学管理工作的基层工作人员，对保障高校教学起着重要作用，集管理性和服务性于一体。对高校教务秘书基本工作职责、对从业者要求、高校教务秘书培养注意事项进行探讨。 　　关键词 高校；教务秘书；教学管理 　　中图分类号：G647 文献标识码：B 　　文章编号：1671-489X（2015）10-0030-03 　　随着高校扩招和管理二级化的发展，教务秘书这个岗位应运而生。初入大学的学生、刚参加工作的青年教师， 甚至刚到这个岗位上工作的教务秘书本身，都可能对这个岗位的定义不是很清楚。从不同的个人角度出发，有人把它理解成一种行政领导，认为是高高在上，给教师、学生发号施令的；另一种则认为这是个打杂的工作，是伺候教师和学生的，是一个卑微的职业。面对同样一件事物却产生了不同的看法，就是矛盾产生的根源。其本质是什么呢？笔者认为教学管理工作是具有双重性的。教学管理既要服务于教学、指导教学，又要对教学工作实施组织、检查和评估，是一种带有服务性质的管理工作。教务秘书是连接教务处与二级院系的一个纽带，做好此项工作与保障高校的教学质量和水平息息相关。 　　1 高校教务秘书的工作职责 　　教务秘书对教务处下发的各类通知、文件应及时呈领导处理，并根据领导的安排通知有关部门和各个教研室。教务秘书负责教务常规工作的实施。 　　1）在教务秘书系统录入教学计划，并参与制订和严格执行计划。教学计划是在新生未入校时就制订好的，四学年八个学期的课程都要预先制定，除了特殊情况需要调整修改外，一般都要严格地执行四年，所以录入教学计划一定要准确。 　　2）期末时计算并录入教学任务。每学期的期末都要提前安排好下学期各个教师的教学任务。录入教学任务时，要多方征集上课教师的意见，有的教师希望加大周学时好早点结束课程，腾出时间来搞一些自己的科研项目；有些教师希望减小周学时，好让自己上课游刃有余一些；有些教师的课程需要多媒体的协助，这样就需要多媒体教室；有的教师的课程只要板书就可以满足教学要求，这样就不必申请多媒体教室，以免浪费资源。 　　3）编制下学期的进程。要先编制好进程才能安排教学任务，因为这样可以明确标出上课的周次和被实践环节占用而需要暂停理论课的周次，便于教师和学生组织教学活动。 　　4）协助教研室做好教材的征订，汇总全系订书计划及讲义印刷计划。这件工作有及时性的要求，一定要在规定时间内发送到教材科，否则在下学期开学前新书无法送到，学生和教师都没有书，无法上课。可是在教材征订的过程中，由于一些课程是新专业里面新开的，教师也没有上过，他们选书也要费一番心思来考虑，通过几本书的比较，才能找到合适的教材，这样往往留的时间就比较紧张。要克服这些困难，在时间紧张的时候，往往需要中午加班加点或推迟下班时间，争取赶在截至时间前报送订书计划。 　　5）负责组织期末考试及课程重修、重考等。重考往往安排在开学前的一段时间内，因为教务处第二周要进行学业预警和学籍处理等流程，要求补考成绩必须在第一周登录完毕。为了给教师留有充分的批改卷子的时间，重考往往在开学前举行，这就要求必须在假期里印刷好重考的试卷。重考的试卷不同于一般的考试（按全班的人数印刷即可），它的种类比较多，而每门课的数量都不相等，这就要求按照每门课不及格的学生来印刷卷子。这个过程要求细心，少了，来考试的学生没有卷子；多了，又造成不必要的浪费。另外，安排重考时间也有一定的技巧，有的学生平时不认真学习，结果导致一个学期挂科2门、3门甚至4门之多，在安排重考时一定要注意这样的学生，要避免他不同科考试时间的冲突。 　　6）负责大学英语、计算机等考试的报名等考务工作及证书的发放。大学英语四级一直以来是与学位挂钩的，最近有的学校学位授予条件中还加了计算机一级。教务秘书应在每次计算机、英语报名工作中，不厌其烦地给学生宣讲此考试的重要性，避免学生因不了解而拿不到学位证，为今后的求职升迁生涯埋下绊脚石。 　　7）负责安排教师监考及计算教师监考费。教师监考时，经常出现家中有事临时换人的情况，而高校是计算机、英语等全国性考试的考点，监考责任越来越重大。因此，教务处要求凡是有监考换人的一律填写表格到教务处申请，教务秘书要及时上报这些表格。另外，有些监考换人的，要在计算监考费时直接扣除被替代人而发给替代人。这样一来，就要做到既能按劳取酬，又避免教师之间忘记而错发监考费的情况发生。 　　8）负责毕业生资格审核、证书发放、成绩单打印等工作。毕业资格审核是一件极其严肃的事情，是否符合毕业证和学位证的授予资格，一定要严格按照当年的学位委员会制定的文件来办。毕业证书的发放是一件极其严格的事情，在发放时一定要严格核对本人和毕业证