08采购控制程.docVIP

采购控制程序 章节号：7.4 编号：QP/GHDC-08 共7页 第1页 1. 目的 通过对采购过程及委托设计、监理、施工及材料供方进行控制，确保所选择的供方和采购的产品符合规定要求。 2. 适用范围 适用于房地产开发过程中对委托设计、监理、施工及材料供方、物业管理服务所需物料、设施、设备采购的管理和控制，办公用品的采购。按房地产开发及顾客的要求，对供方提供产品、服务进行管理和有效控制。 3.相关文件： 3.1《不合格控制程序》 3.2《纠正措施控制程序》 3.3《预防措施控制程序》 4.职责 4.1 生产技术部、安全质量监察部、规划部、策划部负责按房地产开发的要求，参与对设计、监理、施工单位进行评价，选择；并对供方的业绩进行定期评价； 4.2供管部负责按施工要求对材料供方进行选择、评价，编制《合格供方名录》建立供方档案，负责按部门要求和房地产开发需要，编制《采购计划》，按批准后的计划实施采购，向总经理汇报供方和材料及合同执行情况。 4.3财务部负责制定物资采购的《资金计划》；审核《采购计划》和《资金计划》，所属仓库负责对采购物资的进货进行验证、保管、发放。对行政、物业管理物品的进货进行验证、保管、发放，向总经理汇报供方和材料及合同执行情况。 4.4总经办负责按顾客要求、物业管理服务的要求负责对委托设计、广告策划、工程监理、工程施工方进行选择、评价。向总经理汇报委托设计、广告策划、工程监理、工程施工方情况及合同执行情况； 4.3生产技术部各需要物资材料项目部负责填报《需求计划》、安全质量监察部、各需要物资材料责任部门负责人负责对《需求计划》进行审核；、 4.5行政部、物业公司负责提供办公用品及物业管理用品的计划，供管部负责采购。财务部负责进行验证、保管和发放。 采购控制程序 章节号：7.4 编号：QP/GHDC-08 共7页 第2页 4.6副总经理负责批准《供方评审记录表》 4.7总经理负责批准《资金计划》、《采购计划》； 5.工作程序 5.1 采购物资的分类 5.1.1供管部负责按工程项目要求，顾客要求，编制《采购计划》，并根据房地产开发施工管理、物业服务管理的过程及其输出的影响，将采购物资分为三大类别： a) 重要物资：构成房地产开发施工、物业服务管理的主要关键的材料，部件。由于这些材料的最终使用质量与否会导致施工不合格，甚至顾客的投诉。如:工程施工中、物业服务管理中的重要功能设备等。 b) 一般物资：构成房地产开发施工、物业服务管理非关键设备，部件的物资，一般不会影响工程的质量或略有影响，即可采取措施予以纠正，如：工程施工中使用的导线，指示灯；物业服务管理中使用的工具等。 c) 辅助材料：非直接用于工程施工本身，起辅助作用的物资，如:一般的保护性包装材料等。 5.2 对材料供方的选择和评价 5.2.1供管部根据工程项目设计和顾客要求，房地产开发、工程施工的需要通过对采购产品的质量、价格、供货期等进行比较，选择合格供方，经副总经理审核、确定批准后，建立《合格供方名录》，填写《供方评定记录表》，对同类的重要物资选择供方，建立保存合格供方的质量记录。根据《采购计划》规定的产品类别，明确对供方的控制方式和程度。 5.2.2对有多年业务来往的合作供方，提供重要材料的，应提供充分的书面证明材料，书面材料包括以下几方面的内容，以证实其质量保证的能力； a) ISO质量管理体系认证证书 b) 本公司对供方质量管理体系进行审核的结果； c) 对供方其他顾客满意程度的调查； d) 供方的产品质量、价格，交货能力等； 采购控制程序 章节号：7.4 编号：QP/GHDC-08 共7页 第3页 e) 供方的财务状况及服务和支持能力等。 5.2.3对第一次供应重要物资的供方，除提供充分的书面证明材料外还需经 样品测试及小批量试用；经房地产管理、物业管理服务中检验合格后，方能供货。 a) 新供方根据提供的供货产品要提供少量样品； b) 生产技术部使用材料的部门对样品进行现场验证，并填写《供方评定记录表》反馈给安全质量监察部确认副总经理；、 c) 样品如不合格可再由供方进行提供新样品，但最多不能超过两次； d) 样品验证合格后，供管部通知供方小批量供货，并经材料使用部门及项目工程技术人员验证，进行安装试用，由项目部试用后，由材料使用部门出具相应的检验报告，填写《供方评定记录》中的相关栏目，反馈给供管部。 e) 小批量进货验证或试用不合格，则取消其供货资格。样品验证，批量试用均合格的供方，经总经理批准后，可列入《合格供方名录》。 5.2.4 对于一般物资，需要材料