社会福祉婦人島根県共同募金会事務処理規程.docVIP

社会福祉法人島根県共同募金会事務処理規程 第１章　　総　　則 （目　的） 第１条　この規程は、社会福祉法人島根県共同募金会（以下「本会」という。）における文書及び職印の取り扱い並びに事務の決裁手続きを定めることにより、円滑かつ適正な事務処理を図ることを目的とする。 （事務処理の原則） 第２条　事務処理にあたっては、適正かつ迅速に行い常に能率の向上を図らなければならない。 第２章　　事務の代決及び専決 （代　決） 第３条　会長が不在のとき、又は緊急を要するときは、常務理事がその事務を代決する。 第４条　常務理事が不在のとき、又は緊急を要するときは、事務局長がその事務を代決する。 第５条　重要若しくは異例と認められる事項又は疑義のある事項については、前２条の規定にかかわらず代決することはできない。 第６条　代決した文書は遅滞なく後閲に供しなければならない。ただし、定例又は軽易なものについてはこの限りではない。 （専　決） 第７条　常務理事、事務局長が専決することのできる事務は別表１のとおりとする。 第３章　　文書の形式 （文書番号） 第８条　文書には、会計年度毎の一連番号をつけ、「島共募発」の記号を付さなければならない。ただし、軽易なものについては、番号をつけないことができる。 （文書の発信者名） 第９条　文書の発信者名は、会長名を用いなければならない。 ２　文書の性質及び内容により、事務局長名を用いることができる。 （職印の押印） 第10条　発送文書には、発信者の職印を押印しなければならない。ただし、次に掲げる文書については、特にその必要があるものを除き職印の押印を省略することができる。 　（１）　案内状、礼状、あいさつ状等の書簡 　（２）　軽易な文書 （電子計算機等の利用による施行） 第11条　会長が別に定める文書については、電子計算機又はファクシミリを使用して施行することができる。 文書の取り扱い （収受及び配布） 第12条　本会において受付した文書は、次の各号により収受し、配布しなければならない。 　（１）　文書は、文書件名簿（様式第１号）に所要事項を記載し、その余白に収受印（様式第２号）を押し、月日及び番号を記入のうえ、速やかに担当者に配布する。ただし、電報及び軽易な文書については、文書件名簿への登載及び収受印の押印を省略することができる。 　（２）　書留郵便物及び現金又は、有価証券添付の文書の配布にあたっては、文書件名簿に担当者の受領印を徴する。 　（３）　親展文書については、封筒に収受印を押して名あて人に交付することができる。 （電話又は口頭により聴取したものの記録） 第13条　電話又は口頭で聴取した事項のうち重要なものについては電話（口頭）録取票（様式第3号）に記録し、処理しなければならない。 （起案の方法） 第14条　起案は、起案用紙（様式第４号）を用い、処理案、起案の理由等を記載し、かつ、必要に応じて関係書類を添付のうえ、決裁者まで順次回議しなければならない。 （整理、保管） 第15条　文書のうち重要なものについては、非常災害時の持出しに備える等のほか、常に整理しておかなければならない。 （文書の分類名等の設定） 第16条　毎年度当初に、次に掲げる文書について、ファイル名及び分類名を設定しなければならない。 　（１）　当該年度に発生することが見込まれる事業及び事務に関する文書 　（２）　常用文書 ２　次年度当初に、第１項の規定により設定した分類等について、実際に発生した文書を整理したうえで、確定しなければならない。 （保存期間） 第17条　文書の保存期間は、法令等に特別の定めがある場合を除き、別表２のとおりとする。 （保存期間の延長） 第18条　現に訴訟、不服申立て、監査等の対象となっている文書又は会長が特に延長が必要と判断した文書については、保存期間が満了する日以後においても、保存を必要とする期間を延長する。 （廃　棄） 第19条　保存期間（第１８条の規定により保存期間を延長した場合は、当該延長後の保存期間）が経過した文書は、事務局長の決裁を受けて焼却、裁断、溶解等の方法により廃棄する。 職印の取り扱い （種類等） 第20条　職印の種類、ひな型及び寸法は別表３のとおりとする。 （管　理） 第21条　職印の管理者は事務局長とする。 ２　管理者は必要があると認められる場合は、職印管理補助者（以下「管理補助者」という。）を指定して管理者の職務を補助させることができる。 ３　職印は、施錠して管理しなければならない。 （職印の台帳） 第22条　事務局長は、職印台帳（様式第５号）を備え、職印の状況を把握しておかなければならない。 ２　事務局長は