上海双杨档案系统操作手册.docVIP

上海双杨档案系统操作手册 上海双杨电脑高科技开发公司  目录 1、 档案建立 1 1.1、 档案文件 1 1.1.1、 文件收集 1 1.1.2、 文件组盒 2 1.1.3、 档案调整 5 1.1.4、 报表打印 8 1.2、 入库管理 10 2、 档案检索 12 档案建立 档案文件 文件收集 首先档案管理员需要将OA中流转结束的文件进行拟归档操作，选择“档案管理”-“文件收集”进入文件收集界面： 在“文件收集”界面档案管理员可以对收集的条件进行过滤，用户可以选择类别、文件状态、年度、成文日期、标题、文号、归档部门等。 当档案管理员检索到需要进行归档的文件后可以选中这些文件，点击“拟归档”进行拟归档操作。 拟归档成功后，被归档的文件将不再“文件收集”界面显示。 文件组盒 进入档案整理界面。如下图： 页面共分为三部分： 1、用户组织机构。显示全宗号下所有部门。 2、盒部分，已装盒文件都将显示在此。在此可以对盒进行相应的操作。 3、文件部分，所有新建及通过档案系统“文件收集”收集的文件都将显示在此。在此界面可对文件进行相应的操作，档案管理员可以将文件组盒、插盒、暂存、销毁。 档案管理员在进行文件收集后，其归档的文件都将显示在未分类文件栏里。未分类文件栏有以下一些功能按钮。 新建文件：没有通过文件收集进入档案系统的文件都可以通过新建文件加入档案系统。新建文件如图： 组盒：将未分类文件组成一盒。 插盒：将未分类文件插入一个已有的盒内。 设置保管期限：设置文件的保管期限。 并文：在系统中可以将某几个文件作为并文归在某一个档案文件下。勾选一个需要有并文的档案文件作为父文件，然后点击按钮。进入并文界面，然后选择相应文件进行并文操作。 转资料：将选中的文件放入资料栏。 暂存：将选中的文件暂存。 待销毁：将选中的文件放入待销毁栏，确认后销毁。 用户首先应对归档的文件进行保管期限的设置，可以选择多个文件后点击“设置保管期限”按钮，根据相应规定选择保管期限。 设置完文件保管期限后，系统会提示“是否需要组盒”。 点击确定，弹出新建盒目录。在此填写盒名、盒内说明等相关信息。 填写完后点击“保存”按钮即可。保存后，将该页面关闭。 而该页面的“新建”按钮可以用于多个盒目录的建立。点击“新建”系统将会自动保存当前页面，并打开一个新的页面。 在系统首页的盒目录中新件的盒将显示在该处，而原先在未分类文件中的已组盒文件将不再未分类文件中显示。 用户可以点击未分类文件正文栏中的数字查看该文件的相关表单、正文、附件、流程等内容。 档案调整 当文件组盒后用户就需要对档案进行相关调整。在盒目录界面可以对盒文件进行盒间调整、盒内调整、批量修改、撤盒、移交等操作。 盒间调整：点击“盒间调整”按钮，系统会跳转到盒间调整界面。界面左侧为源盒目录和文件，右侧为目的盒目录和文件。可以对不同盒内的文件进行相关调整。盒间调整界面会将同一保管期限的盒文件显示出来 在此可以进行盒间文件移动、拆盒、撤盒、并盒等操作。 1）盒间文件移动：将源盒目录中的文件移动到目的盒目录中。选择转到目的前、后的相关盒内文件，提示“是否插入” 点击按钮即可完成此操作。 2）拆盒：在“源盒目录”中选择需要拆盒的文件然后点击拆盒按钮，提示“是否要拆盒”。拆卷的文件会由系统自动产生一个“新建_原盒名”的盒。 3）撤盒：选中盒目录点击“撤盒”。文件回到未分类文件中。 4）并盒：将两个盒合并。 5）盒内调整：盒内调整是档案整理中重要的一环。每个盒中所拥有的文件总需要进行相关的处理、调整。这时可以进行‘盒内调整’来达到相应目的。 点击盒目录下的“盒内调整”按钮。出现盒内调整界面。如下图： 在此可以进行盒内操作，生成流水号、移出盒、拆盒、查询、修改页数等操作。鼠标移到文号、责任者、标题等任意一个地方，都可以手动修改内容。 1）“按文号生成流水号”、“按日期生成流水号”：可以根据相应的规则生成盒内顺序。生成后的顺序可以通过修改盒内顺序和Ctrl＋↑↓的快捷键来进行微调。 点击“生成件号” 2）移出盒：可以将盒内文件移除当前盒。勾选需要移除的文件后点击“移出盒”按钮，被选中的文件移除当前盒目录回到未分类文件中。 3）拆盒：可以将当前盒拆分成两个不同的盒。勾选需要拆盒的文件，然后点击“拆盒”按钮。系统就会自动产生一个由被选中文件为内容的新盒，盒的标题为“新建_原标题”。 4）查询：可以通过页面上方的查询框输入查询条件。输入后系统会自动定位到相应条目。 5）在盒内调整中添加新文件，在当前页面上点击左上方的下拉箭头会出现添加、剪切、复制、粘贴、删