产业园工程档案管理办法解读.doc

工程档案管理办法 大连科技城发展有限公司  档案管理细则 第一章 总则 1.1 目的 强化公司的工程档案管理，提升工程档案管理水平，促进档案信息资源的开发利用，使档案工作跟上工程发展的步伐，适应新形势的需要。 1.2 范围 适用于大连科技城发展有限公司工程类档案。 1.3 参考资料 《大连亿达房地产股份有限公司项目施工管理流程》、《大连科技城发展有限公司档案管理细则》 1.4 定义 档案是指公司在承包工程与劳务合作、地产发展、投资贸易以及其他经营活动中形成的、具有查考利用价值并按有关制度规定归档保存的图文、音像资料等,如文件、资料、书信、会议记录、会议纪要、数字、表格、单据、契约、照片、图像、录音、录像等。 1.5 发布与解释 本细则由大连科技城发展有限公司负责补充、修订和发布，并自发布之日起实施。本细则由大连科技城发展有限公司工程部负责解释。 第二章 档案管理原则 工程档案是工程不可缺少的资源，对工程的有效运作与决策，对维护企业的经营利益，保护企业权益，具有法律凭证作用。因此，工程档案按照集中管理的原则，由工程档案室集中管理。 第三章 档案工作管理体制 3.1 工程部负责组建档案室，建立健全以档案室为核心的工程内部的档案管理网络，并解决档案管理中的实际问题（库房、人员、设备、经费等） 3.2档案管理队伍的配备应适应工作需要，档案室应配备一名专职档案管理员，专职档案管理员应具有档案管理专业学历或档案管理专业技术职务。 3.3 各配合单位负责人为该单位的档案负责人，指定兼职档案管理人员并上报工程部备案。人员变动时，需及时通知工程部。 第四章 案卷质量要求 4.1 案卷质量总的要求是：遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同价值，便于保管和利用。具体应做到下述几点： 4.1.1、归档的文件材料种类、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。 4.1.2、在归档的文件材料中，应当将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件，分别立在一起，不得分开。文电应合一立卷。 4.1.3、不同年度的文件一般不得放在一起立卷，但跨年度的请示与批复，放在复文年立卷。没有复文的，放在请示年立卷。跨年度的规划放在针对的每一年立卷。跨年度的总结放在针对的最后一年立卷。跨年度的会议文件放在会议开幕年立卷。非诉讼案件放在结案年立卷。其他文件材料的立卷应按有关规定执行。 4.1.4、卷内文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后。正件在前，附件在后。印件在前，定稿在后。重要法规性文件的历次稿依次排列在定稿之后。非诉讼案件卷结论、决定、判决性文件材料在前，依据材料等在后。其他文件材料依其形成规律或特点，安有关规定排列。 4.1.5、卷内文件材料应按排列顺序，依次编写页号或件号。装订的案卷，应统一在有文字的每页材料正面的右下角、背面的左下角填写页号。不装订的案卷，应在卷内每份文件材料在右上方加盖档号章，并逐件编件号。 4.1.6、声像材料应用文字标出摄像或录音的对象、时间、地点、中心内容和责任者。 4.1.7、永久、长期和短期案卷必须按规定的格式逐件填写卷内文件目录，对文件材料的题名不要随意更改和简化。没有题名应拟定题名，有的虽有题名但无实质内容的亦应重新拟写。没有责任者、年、月、日的文件材料要考证清楚，填入有关项内。会议记录应填写每次会议的时间和主要内容，填写的字迹要工整。卷内文件目录放在卷首。 4.1.8、有关卷内文件材料的情况说明，都应逐项填写在备考表内，特别是应将立卷人、检查人的姓名和时间填写清楚以示负责。备考表应置卷尾。 4.1.9、案卷封皮，应逐项按规定填写清楚，案卷题名要简明，确切地反映卷内文件材料内容，一般包括责任者、内容和名称等，体式一致，文字简练，使用简称应通用易懂，并用毛笔或钢笔书写，字迹要工整，清晰。 （1）、页码必须用打号机（黑体字）标注在右下角，反面有书写内容的，标注在左下角。 （2）、封面必须与国家档案局规定的格式一致：包括文件题名、责任者、形成时间。封面第一页必须附有“卷内目录”。封底前一页必须附有“卷内备考表”，其中各项由各部门经办人用黑签字笔填写。 （3）必须用线绳装订，不允许用装订钉装订。 （4）文字材料、图纸都不允许裁剪，都要编制卷内目录。装订图纸和文件材料都要在封面后附有卷内目录（图纸原有目录与图纸相符的，不必重新做） 4.1.10、各部门如有外委加工时，除必须按照国家有关装订标准进行，还要符合我公司归档（移交）和案卷质量要求，并做好保密工作。 第五章 施工工程资料管理制度 5.1 施工单位报送施工技术资料文件，统一采用国标标准A4幅面(297mm×