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我国科技计划项目档案构成及特点初探 　　摘要：文章简要介绍了我国科技计划、科技计划项目及科技计划项目档案的由来；分析了我国科技计划项目档案的具体构成；从科技计划项目档案的特点出发，剖析了科技计划项目档案管理的难点，提出基本解决思路。 　　关键词：科技计划科技计划项目档案管理 　　一、国家科技计划、科技计划项目及项目档案由来 　　（一）国家科技计划 　　1982年，国家正式出台了《“六五”国家科技攻关计划》，标志着我国的科技计划已从科技规划中分离出来，具备了相对独立的形式。“国家科技计划是指根据国家科技发展规划和战略安排的，以中央财政支持或以宏观政策调控、引导，由政府行政部门组织和实施的科学研究与试验发展活动及相关的其它科学技术活动”①。到目前为止，共有五大类30多个科技计划，从不同角度支撑着国民经济和社会发展以及科技自身发展的科技需求。 　　（二）科技计划项目 　　“在国家科技计划中实施安排，由单位或个人承担，并在一定时间周期内进行的科学技术研究开发活动”就称为国家科技计划项目②。自2003年起，我国每年的科技计划项目总数量就接近或超过万项（见表1）。 　　表1：“九五”～“十一五”我国科技计划项目总数 　　（三）科技计划项目档案 　　与科技计划的发展相适应，我国不同历史时期对科技计划项目实施过程中产生的档案的概念及内涵也在发生着变化。1998年以前，这类档案一直被作为科研档案的组成部分，并没有形成单独的档案类别；1999年开始，政府开始酝酿“课题制”管理的国家科技计划管理体制，档案管理问题开始引起关注；2002年国家科技计划项目全面实行课题制管理，对档案管理提出了新的要求，“项目档案”的术语开始在档案工作实践中出现。 　　2004年，笔者所在的北京联合大学应用文理学院与北京市科委共同承担了北京市科技计划项目软科学课题《新时期北京市科研档案管理与对策研究》③，首次开展了项目档案的科学研究，研究成果中首次提出并界定了科技计划项目档案的概念，并系统阐述了科技计划项目档案管理工作。“科技计划项目档案”一词在学术文章中最早出现在笔者所著《科技档案资源保护迫在眉睫—北京市科技计划项目档案管理现状研究》一文（发表于《北京档案》2005年第10期）。 　　“科技计划项目档案（以下简称项目档案），专指以国家或地方政府财政投入为主，并列入国家或地方科技计划项目，在其管理和实施全过程中形成的，具有保存价值的各种类型和载体的原始记录。”④ 　　项目档案不仅是项目成果的重要组成部分（有时甚至是唯一成果），是项目管理的载体，是项目实施、验收及成果推广应用的真实记录和可靠依据，也是国家科技信息资源的重要组成部分。 　　二、项目档案的内容构成 　　从完整反映科技计划项目整体情况出发，一套项目档案应该包括以下内容： 　　（一）依据档案内容所反映的职能划分 　　科技计划项目相关单位可分为两类：一类是科技行政主管部门，进行项目的管理；另一类是项目承担单位，从事项目的研发活动。这两类部门的任务不同，决定了其形成档案的内容性质也不同。据此可将项目档案划分为项目管理档案和项目研发档案两大类。 　　1.项目管理档案。是科技行政管理部门在行使科技计划项目管理职能的过程中形成的，反映科技计划项目的立项、检查与验收等活动，具有保存价值的文件材料。 　　2.项目研发档案。是指项目承担单位在项目研发过程中形成的，反映研发过程、研发技术、研究条件、研究成果与项目运行等活动，具有凭证依据价值的文件材料。 　　（二）依据档案的形成主体划分 　　由于科技计划项目涉及到若干参与单位，它们在各自的工作中所形成的项目档案，构成项目档案的整体。由于这些档案反映的具体活动与任务不同，它们既呈现为不同的文件类型，又具有内容上的相对独立性（见图1）。 　　图1：项目档案构成示意图（以项目形成主体为标准） 　　1.科技行政主管部门形成的档案 　　科技行政主管部门是科技计划项目工作的主管部门，他们在履行项目管理职能的过程中主要形成以下档案：（见表2） 　　2.各类授权或委托单位形成的档案 　　（1）项目主持单位形成的档案。 　　《国家科技计划项目管理暂行办法》规定“科技部专项计划部门和授权或委托的项目组织实施管理机构负责项目的实施和管理”。其中所指授权或委托的项目组织实施管理机构即项目主持单位，代科技行政主管部门行使对项目研发工作的指导、检查和监督的职能，其管理过程中主要形成以下档案：（见表3） 　　（2）其他受托单位 　　其他受托单位是指以合同的方式接受科技行政主管部门的委托，承担项目中某些专门性工作的机构，主要包括招标代理单位、监理单位、审计单位以及档案质量评估单位等。受托单位必须具有相关的专业资质，在工作过程中主要形成以下种类的档案（