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档案数字化建设的发展研究 　　摘 要： 档案数字化建设，是图书馆档案建设的发展趋势，但是目前仍有一些需要改进的方面，本文针对档案数字化建设的现状进行了如下简要分析。 　　关键词： 档案数字化建设 紧迫性 建设途径 新问题 　　档案数字化建设，主要是指建立档案的原件、原文、原貌的计算机储存系统，即所谓电子档案管理系统，并围绕该系统建立起电子档案的检索系统、法律保障系统、保密和密码系统、档案联网或因特网查询系统等，构成一个档案计算机存储、传输、检索、查询、复制、利用的良性运转体系。档案数字化建设的目的，是提高档案管理和利用的效率和质量。 　　一、档案数字化建设的紧迫性 　　1.档案数字化可以有效改善档案管理工作。只有实现档案数字化，才能冲破档案利用的种种局限性，使档案管理部门从封闭走向开放，从档案的保管和利用职能向信息采集、管理和服务职能转变，实现档案信息资源的合理配置、科学管理，为社会提供高效、优质的服务。 　　2.档案数字化是形势发展的需求。2l世纪是信息化的时代。档案数字化建设是经济信息化的重要组成部分。近年来，档案载体逐渐并迅速地被磁盘、磁带、光盘所取代或更替，电子档案的出现给档案馆提出了一个亟待解决的课题，那就是电子档案的收集、保管、保护和利用手段，而解决这个问题的途径只有一个，那就是档案数字化。 　　3.档案数字化是社会的强烈需求。当今社会，人们的时间意识越来越强，领导做出重大决策需要迅速、准确；各职能部门工作查考要求快速及时；社会广大公众对档案信息需要量不断增加。这都迫使档案馆这个信息保管和提供利用的部门尽快改变传统的原始管理、检索和提供利用的手段，以现代化、多功能的服务措施，使档案馆馆藏的信息能及时、方便地提供给各方面的需求者。 　　二、档案数字化的主要作用 　　1.档案数字化是档案信息化建设重要内容。档案信息化建设的核心是资源建设。资源建设包括两大方面任务：一是现有馆藏档案的目录数据库建设和馆藏重要档案及照片、录音、录像档案的数字化；二是电子文件归档与电子档案管理。 　　2.档案数字化能有效地保护档案原件。（1）代替原件使用，保护档案原件。（2）数字化副本异地保存，输出缩微胶片供永久保存。这样可使这些档案资料在出现天灾人祸的情况下不致遭到毁灭性的破坏。（3）恢复档案材料模糊退色的字迹及对污损残缺照片档案的修复。 　　3.档案数字化能改善档案的利用方式。（1）不再受“孤本”的限制，一份文件可以同时提供给所有需要它的人。（2）数字影像文件可以通过计算机局域网或者广域网进行异地传输，使异地调阅利用成为可能。扩大了档案的利用空间，让更多的人来了解档案，利用档案。（3）“时间”不再是限制，利用者可以随时使用自己需要的文件。档案数字化以后，将已开放的档案公布在网上，这样所有利用者就可以在任何时间上网获取档案信息资源。 　　4.档案数字化能充实各档案馆网站的内容。对我国大多数已上网的档案馆网站来说，普遍存在网上信息资源贫乏的通病。信息加工深度不够，指引性信息多，实质性信息少。要改变这种尴尬的局面，就要尽快将丰富的馆藏信息化和数字化。 　　5.档案数字化是传统档案馆走向数字档案馆的必经之路。数字档案馆无疑是21世纪各级各类档案馆的发展方向。尽管当前它的具体组成结构、组织管理模式还处于探索之中，可其“馆藏”的数字化特征是肯定的，传统档案的数字化将是其“馆藏”的重要组成部分。 　　三、档案数字化建设的途径 　　单就档案数字化而言，其途径是很多的。计算机数据录入、电子扫描、数码照相、模拟信息的计算机转换等，都是实现档案数字化的方法和途径，而其主要方法就是对档案信息的计算机数据录入。那么，对过去已有的非数字档案进行数字化的时候，可不可以同样采用档案信息的数据录入方法呢？换句话说，就是可否把过去形成的所有档案回过头来再重新一字一句地进行计算机数据录入呢？当然不行。因为，第一，劳动量太大，要完成现有非数字档案的录入工作，就如档案著录一样，动则需要几十年时间，甚至成为“永远还不完的债”；第二，重新录入档案文件，仅是完成了档案文件信息内容的录入，而档案原件的外观原貌、真实可靠性标志、法律地位和权威性，等等，却通通无法转移到新录入的电子版本中。这样，数字化后的档案就完全丧失了法律效用和凭证作用，成为不足为凭的依据。所以，对于过去形成的非数字档案的数字化，只能采用电子扫描、数码照相、缩微转换（先拍成缩微胶片，再通过计算机软件转换为电子档案存储在计算机中）等，才能实现档案原文原貌的数字化储存和利用。 　　1.建立档案数据库。第一步，输入文件级目录。把馆藏档案的文件级目录输入数据库，在建立数据库的过程中，可边输入边打印，一方面补齐卷内文件目录，另一方面检验输入的正确性，从而确保档案数据库的真实性、完整性和有效性。