商务秘书项目教程作者陈琳模块二秘书日常事务项目四发文收文课案.ppt

模块二　秘书日常事务 项目四 收文发文 项目五 档案管理 项目六 通讯联络 项目七 会务组织 项目八 人事管理 项目九 其他事务 项目四 发文收文 项目目标 本项目以某机关发文收文笺的签署流程为案例，直观介绍相关知识点，重点培养学生发文收文的实际操作能力。 项目内容 发文办理 收文办理 任务描述 ××市国土资源局向省国土资源厅发文：《关于开展建设用地批后跟踪检查工作情况的报告》。见习一次完整的发文办理过程。 任务实施 （1）草拟公文 （2）办公室进行审核 （3）负责人签发 （4）复核 （5）缮印、用印 （6）登记、分发 1、 草拟公文 ①符合法律、法规、规章及其他有关规定。 ②情况确实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，直述不曲，字词规范，标点正确，篇幅力求简短。 2、 公文送负责人签发前，应当由办公室进行审核。审核的重点是：是否确需行文，涉及其他部门或地方职权的事项是否已协商、会签，行文方式是否妥当，是否符合《办法》及本实施办法规定的公文种类、公文格式、行文规则和拟制公文的有关要求。 3、以本机关名义制发的上行文，由主要负责（指行政机关的正职或者主持工作的负责人）签发；以本机关名义 制发的下行文或平行文， 由主要负责人或者由主要负责人授权的其他负责人签发。 4、公文正式印制前，应当进行复核。复核的重点是：审批、签发手续是否完备，附件材料是否齐全，公文格式是否统一、规范等。 知识链接：签发与用印 （1）签发。根据签发人的身份、地位及工作程序的不同，可分为：①正签—— 签发人在自身法定职权范围内签发公文。②代签—— 根据授权代他人签发公文。③核签—— 又称加签，指上级领导人签发下级机关或部门的重要公文。④会签—— 两个或两个以上机关行文时，由各机关的领导人共同签发公文。 （2）用印。①原则上以谁的名义制发公文，就用谁的印章。必要时可为下级机关的公文代章。代章时应标明“（代章）”字样。②印前须履行批准手续，不经规定领导者签发的公文一律不予用印。③用印次数，以领导者批准印发的份数或常规规定的份数为准，不得随意增加。④印章及供拼装在印版上使用的印模须保管在文书部门专人手中，使用时须由其监印，用毕迅速退回。⑤印章应盖在成文日期上方，并注意上不压正文、下压日期。应使用质量较好的印泥作为字迹材料，除专用章外，印泥应为红色。印迹必须端正、清晰、完整。⑥用印情况须做正式记录。 任务二 收文办理 任务描述 　掌握收文办理的全过程。 任务实施 （1）签收 （2）拆封与登记（图4-5） （3）分办 对收文进行分类筛选后，粘贴公文处理单（图4-6），根据公文的重要程度、各部门职责分工及有关程序规定将公文分送有关领导、有关部门工作人员阅知办理。 （4）拟办 一般由办公室负责人对收文如何办理提出建设性意见（图4-7），拟办意见应简明、具体、得体。 （5）批办 机关领导对来文提出处置意见。（图4-8） （6）承办 承办部门收到交办的公文后应当及时办理，不得延误、推诿。紧急公文应当按时限要求办理，确有困难的，应当及时予以说明。对不属于本单位职权范围或者不宜由本单位办理的，应当及时退回交办的文秘部门并说明理由。 （7）催办 送负责人批示或者交有关部门办理的公文，文秘部门要负责催办，做到紧急公文跟踪催办，重要公文重点催办，一般公文定期催办。 （8）注办 由承办人签注文件承办经过和结果及办结日期。（图4-9） 分办：粘贴公文处理单 拟办：一般由办公室负责人对收文如何办理提出建设性意见，拟办意见应简明、具体、得体。 批办：机关领导对来文提出处置意见。 承办：承办部门收到交办的公文后应当及时办理，不得延误、推诿。紧急公文应当按时限要求办理，确有困难的，应当及时予以说明。对不属于本单位职权范围或者不宜由本单位办理的，应当及时退回交办的文秘部门并说明理由。 公文办理中遇有涉及其他部门职权的事项，主办部门应当主动与有关部门协商。 注办：由承办人签注文件承办经过和结果及办结日期。 催办：送负责人批示或者交有关部门办理的公文，文秘部门要负责催办，做到紧急公文跟踪催办，重要公文重点催办，一般公文定期催办。 受理请示、报告，应当及时答复办理结果。 公文运转由文秘部门负责，来文单位人员不得持件运转。凡送请负责人阅示、审批和送请有关部门办理的公文， 有关人员均应严格登记，各个环节都应在保证质量的前提下抓紧办理，做到一般文件及时办理，急件随到随办，特急件专人限时 办理。送批公文，如有关负责人外出，一般可隔过下传或者送代管负责人审批；不能隔过下传或者代批的，视时间要求分别采取等待或者专程送批的办法。 公文办理完毕后，应当及时整理（立卷）、归档。个人不得保存应当归档的公文。 文书收发流程（收文） 时间