有关职业训练局招标程序有欠妥善的投诉.docVIP

个案撮要 有关职业训练局 招标程序有欠妥善的投诉 投诉 一间工程公司(投诉人)于二零零五年十一月十五日收到职业训练局（「职训局」）以传真发出的一份招标文件，为该局辖下香港专业教育学院某分校供应一套共四项烘制面包的炉具。 2. 文件列明： (a) 截标时间为二零零五年十一月十八日上午十时； (b) 器材须于十一月三十日或之前送达并装妥，供该校在开放日使用；以及 (c) 逾时提交或未能配合送货时间的标书将不获考虑。 3. 投诉人不满招标时间过短，送货日期亦太仓卒，因为有关器材在欧洲制造，须预先订购。因此，投诉人作出投诉，并怀疑职训局在招标前已和某供货商存有共识。 职训局的初步响应 4. 职训局表示，希望能从本地供货商的存货购买该批器材。分校职员在拟定招标规格前，曾考虑到该校的培训需要及职训局辖下其它院校的类似设备，并参考过本地供货商的货品目录。 5. 为配合分校于十二月九日及十日举办开放日暨周年庆祝活动而急需使用有关器材，是次招标员是得到适当授权，把截标期限由五个工作天缩短至三天。时间如此紧迫，是由于某些分校无法控制的因素（例如需待审批款项让该校推行一项特别计划，作为校庆活动的一部分）。 6. 职训局认为，是次招标已按照该局的采购规则公平地进行。 本署的调查工作及结果 调查过程 7. 本署人员曾查阅职训局的采购手册及相关档案，并会见了分校的院长及一名行政主任（以下分别称为「职员A」及「职员B」），以及职训局总部负责采购事宜的一名高级人员（「职员C」）。我们亦曾以不披露所涉机构的方式，邀请政府物流服务署（「物流署」），就一般招标事宜提供专业意见。 查阅档案所得数据 8. 招标前，分校人员曾与六家供货商联络或前往其商铺参观，请他们报价或提供货品目录，其后提名了其中两家（包括后来中标的K公司）予职训局总部作招标之用。总部又从职训局的登记供货商名册中选出另外九家供货商，邀请他们投标。 9. 这11家获邀投标的供货商中，只有K公司出价投标。其它供货商的响应撮录如下： (a) 四家没有回应； (b) 三家（包括投诉人及另一家获分校提名者）表示，由于无法赶及截标日期并在限期前送货而没有投标； (c) 两家表示，由于赶不及送货期限而没有投标（其中一家在截标后如此表示）；以及 (d) 一家迟交标书，而且只就一项器具出价。 10. K公司其实提交了两份标书。第一份标书于二零零五年十一月十六日提交，由职训局的「开标小组」于十一月十八日盖印及简签。然而，该标书并未包括第(4)项器具（即搅拌器）的报价，而第(3)项器具的送货日期则注明为「预计抵港时间约六至八星期」（即二零零六年一月）。 11. 职训局于二零零五年十一月十八日截标后，收到K公司的第二份标书，注明是「补充报价单」，其上并没有开标小组的盖章或简签。这份标书有下列的改动： (a) 涵盖所有器具，但搅拌器送货日期注明是「预计抵港时间约六至八星期」；以及 (b) 第(3)项器具的送货日期已改为「实时」。 12. 十一月十八日，总部将K公司的两份标书转交分校评审。职员B在同一天以书面确认K公司的第二份标书完全符合分校的招标规格，建议局方接受。 13. 职员C于十一月十九日批准K公司的标书。职训局遂于十一月二十一日向K公司订购器材，注明须于「十一月三十日或之前送货」，并夹附该公司的第二份标书（注明搅拌器需于稍后才送货）。 14. K公司于十一月二十二日发出确认订货通知，重申搅拌器的送货日期为「预计于二零零六年第三个星期或之前抵港」。 15. 职员B应本署要求，提供了K公司的送货单（该文件并未存盘），显示该批器材于二零零五年十二月一日送货，当中包括一个不同型号的搅拌器暂借予分校使用，直至招标文件中列明的型号送到为止。 16. 本署无法从档案记录中确定补充报价单是在什么情况取得，K公司的投标何以被视为符合规定，而双方又如何达成搅拌器的暂借安排。 与分校职员会面 17. 职员A声称，在物色供货商期间，他和下属曾到K公司参观，认为该公司展示的有关器材合用，搅拌器则因太大除外。因此，他在正式提出采购时，便订购了一部较小的搅拌器。他否认偏袒K公司，并坚称本地巿场或许有该批器材供应，可以透过招标采购。 18. 职员B表示，标书由该校负责物料供应的职员（「职员D」）评审。过程中职员D曾致电K公司，确定对方可以把搅拌器准时送货，但并没有把协议记录在案。由于这项口头协议是用作补充K公司的第二份标书，她认为该公司的投标符合有关规定，于是建议局方接受。 19. 在职训局发出购货订单后，K公司通知职员D不能如期在二零零五年十一月三十日把搅拌器送到分校，但可以借出一部不同型号的