浅谈文秘工作与档案管理的有效结合.pdfVIP

第29卷第4期 甘 肃 冶 金 Vo1．29 No．4 2007年8月 GANSU METAI URGY Aug．，2007 文章编号：1672-4461(2007)04-0155-02 浅谈文秘工作与档案管理的有效结合 王惠军 (西北矿冶研究院办公室，甘肃 白银 730900) 摘 要：本文结合近几年工作实际，提出在办公室工作人员精简的情况下，通过统筹规划、合理安排、综合管理，将 文秘工作与档案管理有效结合，不仅可以增强工作人员的综合业务素质，而且可以提高工作效率和服务质量。 关键词：文秘工作；档案管理；业务素质；提高效率；服务质量 中图分类号：G275 文献标识码：C 随着企事业单位改革改制进一步深化，为了精 一 个细致的、大量的琐碎工作，每一份文件都涉及到 简高效，许多中小机关、企事业单位的文秘工作者都 许多领导和部门。由于具有的工作特殊性，对所有 是兼具档案管理工作。这对于文秘工作者在办文过 的文件能够先知先觉。在处理文件时，文秘工作者 程中来说，充分提取并发挥档案的无形经济价值，及 不仅要事先了解文件内容，抓住文件的中心或某一 时、准确、快捷地履行好文秘职责，起着至关重要的 特征，以便于记忆，利于传阅和阅示。还要注意上道 作用。笔者针对近几年从事文秘管理工作积累的一 工序与下道工序的衔接(如文件的收集、分类、立 些粗浅认识和经验，谈谈将文秘工作与档案管理进 卷)，充分考虑好今后文件的查找应用和归档。只 行有效结合，进一步提高文秘工作者的办文效率与 有通过文书处理的综合分析与应用，在实践中不断 能力，具有一定的现实意义。 掌握文秘工作与档案管理两者之间结合的规律性， 才能有效提高文秘工作者的业务能力。 1 文秘工作与档案管理相结合能够 增强文秘工作者业务素质 2 文秘工作与档案管理相结合能够 由于机关文书档案管理工作具有综合性，它不 提高文秘工作者的办文效率 仅是管理文书档案，同时统管了诸如人事、会计等档 文字秘书兼做文书档案管理，主要是做文书材 案，门类很多，内容丰富，工作复杂，要提供大量的参 料的立卷、文书档案的收集、整理、缩微、鉴定、检索、 考资料，要求提供的资料迅速、准确，就有了一定的 保护、利用、信息和统计等环节的工作。这些环节之 难度。因此，从事此类的工作者除了具备一般工作 间既相互连接，又相互制约。一份文件制作完毕后， 人员的基本条件外，还应有自己特殊的知识修养、技 要经过封发、传递、收启、登记、拟办、承办、催办等运 能修养、品德修养、作风修养等方面的要求。 转环节，而每一环节都有可能出现延误、积压、迟滞 首先，努力提高自身综合素养。收文、发文、存 现象，从而影响文书的正常运行。由于人员精减，一 档和管理等文书处理的各个环节，简单看起来是收、 岗多职，客观上给予文秘人员增加了办文运转环节 发、存和管，用字一线穿，都是为应用服务的，但对于 的难度。这就需要文秘人员周密思考，综合管理，及 工作者品性的要求是很高的。在文秘工作岗位上， 时、准确地处理文书，确保各个运转环节畅通无阻， 不仅仅通过文字的抄写、记录和文稿起草做好领导 防止紊乱、积压和文牍主义，以期提高工作效率。 的参谋和助手，还要在加强本职工作修养的同时，应 一 是要做到手勤、脑勤。为了便于及时查找，文 在遵循档案管理必须坚持党性、实践性和科学性的 书人员除经常翻阅文件登记簿外，还应