论文秘人员素质修养与档案管理工作的规范衔接.pdfVIP

20O4年第 1期 云南水电技术 总第 146期 论文秘人员素质修养与档案管理工作的规范衔接 刘 云 (国家电力公司昆明勘测设计研究院，云南 昆明 650051) 摘 要：本文主要阐述文秘人员的素质修养与档案管理的规范衔接问题，指出当前文秘工作和档案工作衔接方面存在的主要问 题，提出具体改进措施“三强化”概念，即强化“文档一体化”、强化“全过程管理”和强化“文书部门立卷”。论述良好的文秘素质修 养是档案管理重要基础条件。文秘人员应该是优秀的档案管理工作者。提高文秘和兼职档案员的业务水平须加强内外部培训等 综合措施。 关健词：素质修养；档案管理；规范衔接；“三强化”措施； 文秘是党政部门、企事业单位和科研单位等必 种比较常用和传统的管理制度。但这种体制在某种 设的岗位工作人员，其作为一种岗位工作，不仅仅是 程度上却拉大了文秘工作和档案工作的距离。由于 抄、写、收、发，而且还要通过文书处理工作起到领导 文秘人员档案意识淡薄，档案人员也很少考虑文秘 的助手和参谋作用。对一个单位而言，文秘工作的 工作特点，致使二者在衔接过程中出现了诸多脱节 优劣将直接影响机构运转、办事效率和公众形象；同 之处。文秘工作和档案工作的衔接主体上，即公文 时，中小机关和企事业单位的文秘又常是档案的管 的格式和处理办法方面常存在着下面不规范现象。 理者。档案的保存价值，关键在于归档工作的质量， 1．1 用纸不达标、装订不规范 它取决于文秘和文档管理工作人员的自身素质与业 《格式》规定公文用纸应使用纸张定量为60g／m~ 务水平。 一 80g／m~的胶版印刷纸或复印纸，型号为国际通用 档案是党和国家的宝贵财富，也是一种社会的 A4型。装订要求左侧，不漏页、无坏钉、不脱落、不 财富，它反映工作的真实历史，对工作查考、总结经 散页、后背平整。但长期以来，一些单位公文用纸很 验、技术交流等具有重要作用。记录、保存和利用好 少注意纸张克度要求，常因纸张质量差和耐折度低 这些资料是文秘和档案管理人员的共同任务。开发 而导致保存时间不长便开始发黄；相当一部分单位 利用好档案，就必须加强档案的基础工作，并对档案 还在继续延用过去的l6开纸，即使同是l6开，有的 实行综合管理。由于文秘人员的档案知识和水平参 大小也不一致；印刷装订中，掉页、漏页、压字、钉脚 差不齐，容易造成文件资料收集不齐全、交流不及 不齐等问题时有发生。致使公文的严肃性、美观性 时、整理不规范等现象，从而影响档案的保管和利用 和档案的完整性、耐久性都受到一定影响。 效果。为此，本文从文秘的自身素质修养出发，根据 1．2 版记不全面、附件不规范 《中华人民共和国档案法》(以下简称《档案法》)、《国 版记是文书部门和档案部门相互衔接和顺利实 家行政机关公文格式》(以下简称《格式》)及《国家行 现“文档一体化”的一个重要标识。但在日常文秘工 政机关公文处理办法》(以下简称《办法》)等对文秘 作时往往不被重视，只有主题词而无主送抄送单位 人员的素质修养与和档案工作的规范衔接问题，作 者有之，不标明印发部门和时间者有之，甚至没有版 一 综合的论述。 记。另外主题词的选用不准确、不规范，或自拟乱编 更给文件归档与拟写案卷标题造成困难，有的“附 l 当前文秘工作和档案工作衔接方面存在的主要 件”