试论高校文秘资料员在办公自动化环境下对文书档案的科学管理.pdfVIP

《福建高教研究》己口阳 年第己期 高教管理 试论高校文秘资料员在办公自动化 环境下对文书档案的科学管理 梁J一，,kI源 木 、弘 (集美大学人事处 福建 厦门 361021) 摘 要：本文分析当前高校文秘资料员在办公自动化环境下对文书档案科学管理的重要 性。探讨高校文秘资料员在办公自动化环境下对文书档案科学管理所面临的问题及应采取的措 施。 关键词：高校；文秘资料员；办公自动化 ；文书档案；科学管理 一 、 在办公自动化环境下文书档案管理的特点 网络十分发达，完全可以通过部门网站或丌P等实 1、文件的编号排序简单化 现资源共享，提高电子文档的利用率。 传统文书档案管理中，大多按年度、内容分类， 4、电子文档信息的可操作性和流动性 因此一般要等到年底所有归案资料收齐后才能进 电子文档信息的可操作性是对电子文件可以 行编号排序。而在办公自动化环境下，文件的编号 进行压缩、转换格式等便于管理的操作。流动性则 排序就显得容易多了。办公自动化采用的是单份文 指电子文档的信息与载体可分离性，其信息的易流 件分散式归档，文件的排序依然可以以部门为单 动性，使得它与传统文档在利用方式上大不相同， 位，但不必有固定的顺序，可以随时进行编号归档。 在网络系统中，任何一个取得利用权限许可的人可 2、文件查阅方便快捷 以在任何一个客户端检索到他所需要的信息，电子 文书档案管理主要是为了利用，传统的文书档 文档突破了时间、空间的约束，实现信息的高速流 案管理中，从收集、整理、编排、归档到后面的检索、 动，从而提高了文书档案的利用率。 查阅等过多地依赖人工操作，费时又费力，特别是 二、高校文秘资料员在办公自动化环境下对文 查阅文件十分不便。应用计算机对文书档案进行处 书档案管理所面临的问题 理后，只要通过计算机的查询功能，几秒钟就能找 1、文档信息与系统环境的依赖性 到自己所需的文件，查阅文件就显得十分方便，省 传统文档的载体大多采用纸张，人们无需借助 时又省力。 任何机器设备，即可识别文档载体上的信息。而在 3、电子文档的共享性 办公自动化环境下，大多文书档案信息只有通过电 传统的文书档案管理，根本无法做到资源共 子计算机特定的程序解码才能正确识读。而电子文 享，大量的信息资源闲置在文件柜里，造成了资源 档则是通过计算机技术，将文字、图像、声音、动画 的严重浪费。而电子文档的信息与载体是可分离 等转换成文本文件、音频文件和视频文件，存储在 的，即构成电子文件的信息不再具有物理意义上的 软盘、硬盘和光盘等新型载体上，其信息形式为二 固定实体形态，也不再具有固定的物理位置，它可 进制数字编码。电子文档信息内容的获取必须借助 以在不同的载体上同时保存或相互转换。高校校园 于计算机等专用设备及相应配套软件才可进行，文 · 27 · 档信息与系统环境形成了依赖性。 加、目录的修改，都是简单的操作而已。因此说计算 2、电子文档收集与保管较困难 机应用是实现文书档案科学管理的前提。 电子文档的信息便于更改，更改后不留痕迹，