包钢焦化厂公文管理借OA扬帆起航.pdfVIP

第十四届全国化工大企业信息网年会 包钢焦化厂公文管理借OA扬帆起航 包钢(集团)公司焦化厂生产技术部工程师张胜利 包钢(集团)公司焦化厂综合部助理工程师严改琴 2004年，包钢(集团)公司焦化厂以服务生产为宗旨，引进办公自动化(即：Office Automation，简称OA)系统。主要负责完成厂内公文运转、会议管理、电子邮箱、信息发布、 公共信息服务、系统管理、个人办公事务支持等功能。其中公文管理应用模块作为0A的核心 部分，经过反复测试，多次运行，目前已成功地在焦化厂生产管理实践中扬帆起航，并发挥着 巨大的应用效益。 1．焦化厂办公自动化系统特点及采用技术： 焦化厂办公自动化系统在应用的开发能力与可维护性上，提供完整的流程定义与管理， 提 供个人化的办公自动化工作平台。由于与当今最优秀的群件软件LotusDomino实现了无缝结合， 使用户的关键业务流程更为合理和高效。工作流控制可以让用户很方便的使用接口定义配置并构 建和改变业务流程，把各级业务部门的业务流程组建成整个机构完整的业务流程，综合管理。它 的主要特点为：具有完整的工作流模式，系统开放性与可维护性强。 2．焦化厂办公自动化系统功能概述： 焦化厂办公自动化系统的设计和实现充分考虑了系统性、先进性、开放性、适用性、实用性、 维护性和安全性。能够提供一套完整的办公自动化系统作为应用样例，其中包括：收文管理、发 文管理、会议通知管理、公文查询、会议查询、跟踪监控、打印统计报表、电子公告、讨论天地、 办公指南(规章制度)、文档管理、常用电话、个人记事、日记、名片夹、电子邮件等模块，用 户几乎不用修改，即可实现日常办公自动化管理。当然利用本身的流程开发定义接口，用户可以 很方便的增加新的应用功能及方便的更改流程的流转规则。 收发文管理模块…～是整个系统的重要组成部分，包括了收文管理、发文管理、收文查询、 发文查询。 日常事务管理模块…～包括了会议管理、用车申请、请购处理、报销申请等模块。 流程跟踪、监控、统计模块一一为实现有效的工作管理，该功能模块帮助用户有效地掌握工 作事务运营过程中的状态，并能帮助发现处理过程中的瓶颈，从而作出适当的调整。 公共信息模块一一该模块为企事业单位提供了信息共享的模块。为全体用户提供了电子布 告、讨论天地、信息杂志、文档管理、办公指南、常用电话等模块。 个人信息模块…一用户可以利用这个数据库来记事、写日记、记录实验报告、放置名片、收 发电子邮件、安排日程及利用它来管理个人的文档。 这里笔者结合工作实际，详细介绍包钢焦化厂公文管理在办公自动化工作中的应用。 1．公文管理自动化的创建： 290 第十四届全国化工大企业信息网年会 焦化厂作为包钢主体生产单位之一，年生产焦炭360万吨，是目前自治区最大的冶金焦及 化工副产品的专业生产厂。由于厂机关与生产作业区、公司职能部室都相距甚远，每天大量的 数据、文件、报表、会议纪要等信息需要专人报送，工作起来非常不便。随着网络计算机应用 技术的发展，2005年焦化厂投资开发建设了办公自动化0A系统。整个系统包括首页、公文处 理、日常工作、通用信息、最新动态、论坛公告六大模块。其中公文处理模块是焦化厂结合工 作实际，在总结多年行文管理经验和特点的基础上，按收文、发文、批阅、分办、立卷等公文 管理程序设计而成，主要由新建公文、待办公文、办结公文、外来科室办结公文、组合查询五 个功能板块组成。 ·新建公文模块。包含了收件人、拟稿部门、文件主题、文件内容、拟稿时间、文件类 型、内容附带七项基本属性。 ·待办公文模块。按时间先后显示所有正在办理中的公文，及当前办理情况和传阅节点。 ·办结公文模块。按时问先后对所有已办结完的公文进行归档。 ·办结公文科室办模块。显示所有已办结的上级来文。 ·组合查询模块。根据管理权限，用户可采用“AND”或“0R”的逻辑关系，任意输入文 件主题、文件编号、文件内容、采用单位、发文时间、发文人、文件类型、签发人等原始数据， 即可方便地调出相关文什及其内容进行查阅。 焦化厂文件传阅主要根据上行文、平行文、下行文