新编秘书写作1-1课件.pptVIP

第一章　秘书写作的作用、特点与实训方法 知识点： ●了解秘书写作的作用、意义、特点 ●掌握秘书写作实训方法 能力点： ●培养秘书写作技能，完善知能结构 ●能利用现代办公手段及网络平台培养写作技能 素质点： ●培养并逐步具备组织系统宏观管理眼光 ●培养正确的秘书职业观、事业观 第一节　有效的管理离不开写作 一、情景案例 二、项目任务 三、相关知识 四、实践训练 情景案例 恒达商业集团行政经理李明这样介绍秘书职业写作的心得:秘书写作是秘书必须完成的文字工作。秘书被公众称为“笔杆子”、“秀才”，是对秘书的肯定和褒扬。文字功底好、文字表达能力强不仅是职业秘书的基本素质和首要技能，更是领导完成管理工作目标的重要途径和手段。离开文字工作来组织公司管理行为是完全不可能的。 他鼓励准秘书参加公司文学社，多交一些志趣相同的朋友。但同时说，秘书文字写作与文学写作、与报刊上发表的文章是不同的，秘书文字工作有自己特定的范围、特点和规律。 项目任务 1．如果你是这位实习秘书，请说说你对秘书文字工作的理解。 2．结合自己参与社会工作的实际经历，谈谈对秘书文字写作的认识与体会。 3．收集一个实际案例，分析秘书职业写作的作用与意义。 相关知识 （一）秘书写作性质与功能 （二）秘书写作的范畴界定 （三）几种主要管理手段的比较 （四）秘书写作与秘书其它职能的渗透 （一）秘书写作性质与功能 1．从历史的角度看秘书写作的性质与功能 2．从现实的层面看秘书写作的性质与功能 1．从历史的角度看秘书写作的性质与功能 秘书是“秀才”，是“笔杆子”，是“文书”。 可以这样说，自古以来，秘书就与文字工作结下了不解之缘，文字工夫历来就是秘书的看家本领。 现在把秘书人才定位为“辅助性管理人才”或者是“行政助理”、“协调员”，却并不否认秘书是“秀才”。 2．从现实的层面看秘书写作的性质与功能 秘书工作者首先应该是一名合格的文字工作者。秘书的文字工作是秘书辅助决策、追踪调研、采集信息、审核把关、协助管理的重要手段，秘书写作是组织系统管理行为的有机组成部分。 秘书履行其他职责职能的过程中往往伴随着“办文”工作。 结论：秘书写作活动是职业秘书参与管理的重要手段，秘书写作是组织系统管理行为的有机组成部分。 （二）秘书写作的范畴界定 1．秘书写作范畴有广义、狭义之分 2．从内容和方式来看，包括三个方面 3．从文本制作的严谨程度看，分为两种 1．秘书写作范畴有广义、狭义之分 广义上的秘书写作包括写作主体即职业秘书写作的全部文字材料的总和，应该包括其写作、发表的带有创造性和个性的文学作品。 狭义上的秘书写作专指秘书在履行职能活动的过程中形成的与组织系统实际管理事务有紧密联系的应用性文书，不包括以秘书个人名义发表的文学作品。 秘书写作也指秘书工作人员从事的写作活动，它是一个动态的过程。 2．从内容和方式来看，包括三个方面 文稿撰拟，包括初稿、修改稿、定稿等。 口授笔录，是接受领导安排工作任务时的常规性技术工作。 文稿审核，是本单位各部门草拟的公文在定稿发出之前由秘书（往往是办公室主管即行政经理）从文字基本功、公文处理程序等方面审核把关。 3．从文本制作的严谨程度看，分为两种 第一种属于规范的文件，如法定公文、重要的事务性文书 另一种则是处理一般性事务过程中产生的文字文本，如便笺、备忘录、电子邮件、短信息等，可以灵活多变，是完成秘书日常职能活动的工作手段。 文稿审核有技巧 秘书部门需要审核由各部门草拟、以本机关名义发出的各类公文,当部门负责人职位比秘书高，资格、资历比秘书老，修改他们草拟的文稿成了一个难题。 为避免不必要的尴尬，在征得领导同意的前提下，秘书制订《文稿审核制度》下发各职能处（科）室，照章办事，问题就解决了。 （三）几种主要管理手段的比较 秘书写作以有效实施管理行为为目的，是一种管理的手段 常见的管理手段有打招呼、面谈、打电话、办文、办会、利用互联网等多种形式 表1-1 四种管理手段比较 打电话前的文字脚本 有经验的秘书打电话前习惯于先拟定文字底稿，形成一份文字脚本。这样能保证不遗漏信息要素。 同时，电话文字脚本还能让秘书更好地做到语言规范准确、语气温和、语速适中，符合秘书拨打电话的礼仪规范。 （四）秘书写作与秘书其它职能的渗透 秘书写作不是单纯“为写而写”，在“写”的过程中渗透着“做”，在“写”的同时离不开对各种职能活动的分析与研究。 写作过程中，与秘书信息、调研、信访、督办、会务及办公室日常事务工作等其它职能活动相互渗透、互为表里。秘书写作是心智与操作技能的高度融合。 实践训练 1．班级讨论：要成为公司或其他社会组织的文字秘书、信息秘书，其着眼点不仅仅是文字基本功，为什么？ 2．文字秘书怎样认识秘书写作的作用？ 案例分析:宋秘书与公司大事记 通过层