也谈公文传阅的技巧.pdfVIP

方玉军 A 秘 公文传阅，这里是指文秘人员将需要领导 一个合格的秘书。 阅知的公文集中在一起星送给领导，让领导集 二、公文要按内容的重要程度摆放 中领会上级文件精神、掌握信息、交流认识、 给领导送文件，不是将文件简单放到领导 统～·思想的过程。这是文秘人员的一项重要工 办公桌上就算完事了，还要注意一下公文的摆 作。公文传阅不仪仅是将文件呈送给领导阅毕 放顺序问题。如果随意地摆放，领导即使看 再取回的简单过程，它还需要一定的方法和技 了，也不会达到最佳的阅知效果。那应该怎样 巧。如果文秘人员掌握了这些方法与技巧，就 摆，按什么顺序摆呢?笔者一般是按文件内容 能取得最佳的传阅效果。笔者在多年的文件传 的重要程度，将最重要的文件放在最t面，依 阅过程中总结了一点方法，写出来，与大家共 次类推。因为，根据一个人的阅读习惯和特 勉。 点，往往开始阅读时精力会很集中，时间一长， 一、公文呈送要选择好时间 注意力就会慢慢减退。知道了这一点，就会很容 公文呈送，不是随便地找个时间将文件放 易地理解为什么要将最重要的文件摆放在最上 到领导办公室就可以了，它要求文秘人员必须 面了。因为最卜面的文件最先看到。 掌握领导的工作规律和作息时间。比如，领导 那么哪些文件是最重要的呢?标准是什么? 正在办公室开会，你突然冒失地闯了进去，虽 这就需要文秘人员必须先阅读一下文件的内 然你送文件不错，但领导肯定会因此而打断思 容，将那些与本单位有直接关系的文件放在最 路，即便你走后，领导的思路也难以马上转移 上面，而那些关系不大，甚至没有多大关系的 到会议的中心议题}来。你看，由于你的不经 放到最后。在这里，我不主张将文件按米文单 心，给领导造成多么不必要的精力浪费啊。因 位的顺序或者文号摆放，如将国务院的文件放 此，给领导呈送公文一定要选择好时间。一般 在一起，省里的文件放在一起等。虽然这样摆 要选择领导不在的时间，这样，既惊动不了领 放比较一致、统一，但因为这不是文件归档， 导，又让你有时间做一下文件的整理工作。 所以没有必要那么做。这里首先应当考虑的是 给领导呈送公文，还要进一步考虑到领导 如何让领导达到最佳的阅读效果。 的最佳精神状态问题。领导一般习惯早晨来到 还有一个问题就是，如果一些文件的内容 办公室先看文件。因为这段时间，领导注意力 有内在的联系，比如中央下达了如何减轻农民 最集中，精力最充沛，所以阅读文件的效果也 负担的文件，省里紧接着也有具体的实施意见 最好，思维也能达到最佳状态。这就要求我们 和精神等等，就应该将它们放在一起，这样领 一定要及早地送文件，如果你下午才将文件送 导阅读起来能够有所借鉴、对照、启发，能够 到，那领导忙r一·天了，即使有时间看文件， 达到最佳的思考角度和效果。 也远不如早晨的阅读效果好。当然，如果领导 三、公文要趁领导不在时取回 喜欢晚上阅读文件，那也不能等到第二天早上 领导阅知完毕，文秘人员应及时地将文件 才将文件送到。总之我们的文秘人员要细心、