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PAGE  PAGE 7 档案利用活动中信息反馈机制构建探讨 　　【摘要】档案利用信息反馈包括档案利用者在利用档案这一活动中的信息反馈，以及档案部门各个工作环节、档案工作人员的信息反馈。档案利用信息反馈工作对档案部门的各项工作顺利进行有着不可忽视的作用。目前，档案利用信息反馈工作中存在制度保障缺乏、宣传教育不足、收集和处理等方面的问题，迫切需要构建起有效可行的档案信息反馈机制，以持续提升档案服务质量。 　　【关键词】档案利用；信息反馈；机制 　　一、档案利用信息反馈的内涵 　　我国的档案利用理论是在20世纪80年代由吴宝康先生首次提出。 　　1984年初，吴宝康先生在《档案事业的建设与档案学》一文中说：“档案学也应该研究在‘新的技术革命’和‘信息社会’到来的形势下所带来的新情况和新问题。”在1986年7月29日，他在一个专题报告中提出的“关于档案学未来发展的十大趋势”中就指出开发档案信息资源的研究将成为档案学研究的中心课题。档案利用信息反馈，是指“在档案利用这一连续活动中，档案工作者和档案利用者将发现的问题和情况、提出的要求、意见、评价和效益等，以信息的方式反过来传输给档案部门，档案部门据此来调节档案工作各环节，使其逐步趋于完善，在满足利用者需求的过程中不断提高档案管理的水平”。 　　二、档案利用活动中信息反馈机制的构建 　　（一）构建档案利用信息反馈制度体系。纵观国家档案法律法规，对于档案利用信息反馈作出的规定微乎其微，档案利用信息反馈在国家档案法律法规中并未取得一席之地。建立健全档案信息反馈制度体系，可使档案利用信息反馈工作有章可循、有据可依，也可使档案利用信息反馈真正成为档案利用者和档案工作者的责任。 　　1.完善借阅制度。将档案利用信息反馈的有关规定纳入《档案利用借阅制度》中，并设立相应组织机构，明确职责分工。制度的完善可以使档案管理人员和利用者有章可循，一是让管理人员清楚，反馈信息的收集是我们服务工作流程中的一个重要部分。二是要让利用者明确其利用档案的权利和义务。 　　2.成立档案利用信息反馈协作小组。协作小组以档案馆馆长为核心，成员由档案馆各个部门负责人、利用部门有关人员、档案法规宣传部门有关人员、利用档案较为频繁的相关单位负责人组成。其职责主要为：定期收集国家相关政策法规信息、市场信息、用户利用效果数据，研究并撰写利用需求分析报告；借助各类新闻媒介媒体，进行档案利用的宣传报道工作；定期搜集用户关于利用问题的意见、建议并调查处理档案利用活动中的善后问题等。 　　3.设立档案信息反馈员专报制度。档案馆可与社会有关部门建立联系，聘任该部门档案人员或办公室人员为信息反馈员，倾听和搜集社会对档案部门的呼声和要求，及时反馈信息并为档案部门提出合理化建议。 　　4.建立档案利用信息反馈的奖惩制度。各地各级档案部门应建立健全奖惩制度，对提出有价值的反馈信息的档案利用者进行物质或精神奖励，对失职的档案工作人员进行惩处。 　　（二）完善档案利用反馈信息收集机制。多数档案部门只注重档案信息的提供，忽略了对利用后反馈信息的收集，即使收集也只是为了工作总结，没有进行分析和研究。目前，反馈信息收集的问题主要表现在内容不全面、手段单一、方法被动、缺乏时效性等几个方面。 　　1.加强利用者意见箱管理。应安排专人管理意见箱，做到定期开箱，对来函进行分类，分析整理出有价值的建议和意见，及时处理，并公示处理意见。 　　2.完善档案利用登记表。档案利用登记表填写项目除包括利用者基本信息外，可增加利用者的电子邮箱、住址、教育程度、利用内容、利用目的、利用效果、对档案利用服务的建议、利用档案所取得的社会效益和经济效益、相关栏目的解释说明和填写说明等内容。档案部门还应为利用者提供相应的指导和帮助，避免利用者漏填或错填，同时应加强保密工作，防止利用者个人信息泄漏。 　　3.开展回访调查。回访调查的目的是了解档案的利用效果和预测利用的需求趋势。首先，需要对利用者进行分类。根据回访目的，结合档案利用信息库，选择分类标准，确定重点利用者和一般利用者。其次，确定回访策略。通过档案利用登记表等渠道了解利用者的整体情况，根据实际选择电话回访、邮件回访或当面回访等形式。第三，确定回访方案。根据利用者实际情况和回访目的，确定回访的问题及提问方式。第四，开展回访。第五，处理回访信息。及时整理回访信息，对回访者的反馈信息进行分类整理，把具有价值的内容汇总起来形成总结报告，作为工作参考。 　　4.增强档案网络平台互动性。档案网络平台应嵌入多种交互服务模块，提供各种交流途径，如电子邮件、博客、留言板、在线咨询、网络论坛、手机反馈等。同时，反馈界面要易于识别、便于操作，以方便各单位档案员和利用者使用。 　　（三）优化档案利用信息反馈处理