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略论科技馆的展项工程档案管理 寸 力 (广东科学中心 ，广东广州 510006) 摘 要：当今社会，科学技术迅猛发展，科学普及之势全面展开。科技馆承担着向社会公众普及科学知识，弘扬科学精神，传播科学思想和方法的 重要职责，要想充分发挥科技馆的科普教育功能，就要对科普资源进行科学化管理。作为科技馆档案信息部门，及时把馆内主胚展项中形成的文 字、图表、声像等收集齐全，并加以系统整理，建立科技馆展项工程档案。不但为今后查阅工作提供理论依据，也是科技馆实施科普教育的历史见 证。那么，做好科技馆展项工程档案的健全管理工作就非常重要。 关键词 ：展项工程档案：管理 1科技馆展项工程档案的定义及分类 案的文件与记录全部为原件交给建设单位归档长期保存 ，另一 根据科技馆发展的要求 ，结合公众精神文化生活的需要将建 套档案如果确实没有原件的．可以将唯一的原件复印并加盖项 设科技馆主体建筑、科普展示项 目、科普展 品研发的重要资料进 目指定用章后视作原件归档保存 行收集、整理、分类存档 ，从而形成了科技馆的展项工程档案。每 ②文件和记录应字迹清楚，按要求 内容逐项填写，字迹用碳素 一 个主题馆 内的展示项 目都 围绕着其主题 以丰富多彩的形式来 或黑墨水，禁止使用圆珠笔、铅笔书写，记录内容要求准确完整．相 表达科学内涵 ，每一件展品都是一件具有科技含量的科教用具。 关责任人必须签名并签署 日期。记录中如果有书写错误，不得任意 同时．展项设计文件 、展品制造文件本身就体现 了科学知识的再 涂改，但可杠改后在旁边签署姓名和 日期，或盖上修改专用章。 加工过程 ，具有很高的科技含量 。因此 ，从这些方面来看 ，因展项 ③文件和记录中文字材料幅面尺寸规格宜为 A4幅面 建设而形成的档案不能简单地等同于工程档案，应该属于科技档 (297mmx210mm)。图纸宜采用 国家标准 图幅，或 A3幅面 。 案的范畴。由于在档案界未对这部分档案有标准性的称谓和定义 ④文件和记录的纸张应采用能够长期保存的韧力大、耐久 之前，参照 《国家重大建设项 目文件归档要求与档案整理规范》 性强的纸张 。展项工程的竣工图分为工程蓝 图和展项机电图两 (DA／T28—2002)．结合对科技馆展示项 目档案管理工作的认识， 大类。工程蓝图的编制 已有 国家现行 的标准 ，而展项机 电竣工 初步了解到展项工程档案的大概定义：展项工程档案是科技馆科 图的制造 、修改全部在计算机完成 ，可 以通过打印机直接 出图． 普展示项 目在立项、审批 、设计、施工、监理及竣工验收一系列管 图纸必须清晰，不得使用计算机 出图的复印件 。 理过程 中形成 的文字、图表 、声像等形式的全部文件材料。 ⑤所有竣工图纸上均应加盖竣工 图章。 可按以下方面分类：①综合深化设计类文件资料，如深化设计 (2)展项工程档案 的整理。 方案及说明、设计报告、软件设计说明等立项、可行性研究文件；② 展项工程 的文件和记录的整理主要有收集 、分类 、立卷 、验 招投标／政府采购项 目文件、合同文件，如投标文件、中标通知书等； 收等项工作 ，只有做好每一项工作 ，才能整理好科普档案 。 ③工程管理制造与监造文件，如开工报告、分部分项施工方案、工 收集 ：各展项展品都是在承建单位内制造好 以后才运输到 程项 目联系单、设计图纸会审记录、分项工程质量验收记录、工程 科技馆安装 ，因此，展项工程文件材料大部分是在展项承建单 竣工验收申请表等；④竣工图；⑤监理文件；⑥声像电子文件。 位内形成 ，而不是在科技馆的展项施工现场形成 。展项承建单 2展项档案资料的控制要求 位普遍存在重施工 、轻档案 的特点 ，很难让他们 自觉保持建设 与建档同步。而展项承建单位分布在全 国各地 ．要收集好这部 档案收集工作是整个档案工作 的起点，是档案业务基础工