8采购控制程序A-5.docVIP

审批： 田红霞 签字： 发文范围Dispatch Scope: 总经理、人事行政部、贸易部、品管部、生产部、储运部 版本 Version NO. 签发日期 Issue Date 撰写人 Author 备注 Remarks A-0 2005-08-28 郁秋亚 A-1 2008-06-02 陈祉竹 修改内容见文件更改申请表 A-2 2009-11-12 汤晓丹 修改内容见文件更改申请表 A-3 2010-01-15 刘贤慧、汤晓丹、许海荣 修改内容见文件更改申请表 A-4 2012-08-27 朱敏、徐艳、孙凯 修改内容见文件更改申请表 A-5 2014-02-25 施宇香 修改内容见文件更改申请表 1．目的 保证所采购的原料质量符合要求，满足生产需要，对采购过程进行控制。 2． 范围 适用于生产原料采购 3． 职责 3．1 贸易部负责生产原料的采购及制作《合格供方清单》； 4． 工作程序 4. 1 外贸原料采购： 贸易部根据公司库存情况、生产需求及市场需求状况确定采购原料的品种、数量，与供应商签订采购合同。财务部确定付款方式。 4.1.1 签订采购合同： 合同经审核后，由贸易部内勤送总经理授权人签章并将进口合同复印件送交财务部，由财务部着手准备付汇资金。 4.1.2准备罐容、联系码头： 收到装船通知，由储运部门联系罐容、卸货港、码头情况。密切跟踪船舶动态，提前一周通知各个部门到港确切时间。 4.1.3 通关报验：（由储运部门负责油脂进口的报检，报关所需要的单证、资料） 4.1.4 卸船作业： 由物流专员和罐区负责人共同施封好铅封，核对无误。物流专员同品管人员上船查验货物数量、品质，把船上资料和施封台账，以及多余铅封给商检。与船方、共同计算数量，由品管取样，如果样品出现异常，应及时报告领导、货主、国外供应商物流须记录卸货数、卸率、卸发顺序如果混卸写混卸声明给商检，及时通知罐区接卸人员，在卸船期间，发现货物有异常状况（凝固、短重、有油脚等）应及时通知贸易和物流，由物流专员通知国外供应商、货主、商检，以及反馈给集团统计人员，并办理索赔等相关事宜。 4.1.5卸车作业参照《罐区汽车装卸作业操作规程》 4.1.6 费用结算： 物流专员与贸易沟通，根据实际用货情况，通知财务最合理的时间支付款项。 4.1.7 验收入库： 卸货完毕后由罐区内勤填写油品入库单，按公司实际计量单数量填写数量，罐区内勤及主管签字。入库单财务联由贸易内勤连同其他单据发票一并到财务部办理核销手续. 4.1.8放关后 由物流专员及时通知贸易，和罐区以及相关人员。 4.2内贸原料采购： 4.2.1. 贸易部根据公司库存情况、生产需求及市场需求状况确定采购原料的品种、数量，与供应商签订采购合同。 4.2.2. 签订采购合同，贸易内勤在SAP系统制作合同，打印出由贸易经理、总经理审核签字后，交财务复审盖章。双方盖章后的合同复印件交财务备份。 4.2.3. 贸易内勤每日发送采购合同执行情况表给合同交货日期及时通知计划及储运。 4.2.4. 贸易内勤处理相关货款事宜之后，取得货权或提单。 4.2.4.1客户送货（车、船） 货物在送到合同指点地点后，由品管取样，品管将检验结果告之贸易，若合格通知罐区卸货；若不合格则按照《不合格及潜在不安全产品控制程序》执行。储运部卸货完毕后填写《油脂收/发货明细表 a）、通知、车辆提货之前由对空车进行检验，检验合格后储运打好铅封； c）、提货时储运派人全程跟踪情况（包括对方发货罐号与我司取样罐号是否一致、查验空车铅封情况以及重车铅封情况）； 、车提货到厂门卫负责查验车辆提货的来回时间储运负责查验铅封情况。对于倒油的第一辆车，品管负责取样化验，查看指标结果是否与之前取样结果一致，合格后通知卸车；卸车后无需验车由储运再次打上空车铅封，之后倒油仅需查看铅封，无需取样化验。船到达公司后由品管人员取样同时查验铅封，如铅封有破损则需汇报公司品管和储运经理，并需特别关注油品品质和数量。取样结束后由品管人员重新打上公司自己的铅封号，并记录，油品检验合格后在卸货通知单上写明重新打上的铅封号交由储运卸船。储运卸船时需查验铅封完好以及对应品管填报的铅封号方可卸船。脂收/发货明细表注意储运不能安排人员全程跟踪，需在当天上午10:30之前告知品管，品管需对每车到货油品进行检验。储运人员在发车管口取样送回公司化验室，车辆暂停在华垦厂内，品管对样品检验合格后通知储运；品管人员需将对方铅封号在原料检验报表上报送卸船打尺需要储运、品管和船方三方同时在场。?按照流程检验全指标，仅需FFA、PV、COL、IV四项指标检验合格后即可通知卸货。品管仅需对到达第一辆内油品进行检验。 贸易通知储运和品管计划，储运派