浅谈高职院校档案安全管理体系建设`.doc

浅谈高职院校档案安全管理体系建设 　　摘 要：高职院校档案工作是高职院校发展的历史见证，是高职院校教职工工作的记录，高职院校学生学习生活的记录，高职院校档案的价值在于对高职院校建设的方方面面的指导作用。高职院校越来越注重档案工作的建设，而高职院校档案的安全工作也是其中重要的一部分，本文主要就高职院校综合档案的安全问题，包括实体档案和数字化档案的安全管理工作的必要性和重要性进行简单论述 关键词：高职院校档案；档案安全；网络化 高职院校档案是学校在各个历史时期建设、发展过程的历史记录，是学校历史的体现和宝贵的精神财富，学校的继续发展很多也需要历史档案的借鉴作为基础。随着高等学校的发展，档案越来越受到大家的关注，高职院校档案工作也得到了日新月异的发展。在信息化的背景下，新的档案管理手段的应用也给档案管理工作带来了革命性的变化，数字化，网络化，档案信息载体多样化等，为档案管理工作和档案服务工作创造了发展的新机遇。虽然如此，目前高职院校档案工作仍存在诸多问题，其中档案安全问题是现阶段高职院校档案不容忽视的一项工作，档案具有历史性，真实性和唯一性，一旦损毁，势必给学校和社会造成难以挽回的重大损失，影响高职院校档案工作的发展 一、高职院校档案安全工作存在诸多问题阻碍高职院校档案的发展 部分高职院校档案意识薄弱，规章制度的不健全，缺少组织保障。高职院校的领导和教职工，甚至档案工作人员对档案安全认识不到位，没有制定有效的防范措施和抢救措施，疏于防范，导致许多档案丢失，损坏，信息泄露等问题的出现。另一方面，高职院校档案安全缺少制度保障，部分高职院校档案没有完整的档案管理制度规范，甚至有些高职院校没有设置专门的档案管理部门和人员，档案产生部门和利用部门负责保管档案，对于档案的安全问题更是无人负责，一旦档案丢失造成损失更是互相推诿 档案实体管理在安全方面存在着流失，保管不当，损坏等问题 （1）由于档案工作归档的滞后性，一些档案形成部门不能及时将工作过程中形成的在归档之列的资料及时归档，或者因为工作方便而拒绝归档，造成大量档案流失，留存在档案形成初期的部门、单位，而档案工作人员却不能及时知晓，随着时间的推移，很容易造成无档可归，无史可查的局面 （2）档案借阅传递过程中也存在安全隐患，造成档案损毁、丢失和泄密的安全问题主要出现在档案的借阅过程中。借档或阅档人对档案的保管不当，对于保密档案未按照审批规章进行查阅等，都会对档案的安全造成威胁 （3）对常规档案收集之外，档案的收集工作还应该注重随时随地的收集，比如学校重大事件的跟踪等，现在高职院校档案管理缺乏此项工作，直接造成的是学校某项重大事件后的档案形成分布在各个部门，造成部分环节的丢失和不完整 随着信息化在高职院校档案工作中的广泛应用，由数字化、网络化等新技术新手段带来的安全隐患也随之而来。数字化档案管理在安全方面存在着信息泄露，网络威胁，存储介质寿命等问题 （1）网络化给档案带来的安全问题。网络是档案信息化的工作模式，网络化工作必将同外界相互联系，网络的安全和稳定对档案信息的传输造成了威胁，电子档案的真实性在传输过程中如何保证真实性、有效性、和合法性成为了档案信息安全的重点工作 （2）数字化档案的保管环境和条件不具备。目前高职院校对数字化档案保管的环境和设备的投入不足，对于数字化档案的存储介质的保管缺少安全保障，数字化档案的管理依赖于计算机和硬盘等设备，并需要时时备份和异地存储，而现在高职院校档案馆几乎都没有这样的配置，这样的条件下，无法保障数字档案的存贮安全 二、 建立健全的高职院校档案规章制度，明确权责，提高档案意识 首先要将档案安全工作列入到学校领导直接负责制度，建立专门的档案部门，档案馆至少设有档案室。明确规定校长作为高职院校档案管理的第一责任人，从高职院校分管领导到基层档案工作者都必须高度重视档案安全工作，强化档案安全保护职责和社会责任。其次，严格执行档案法律、法规，并制定档案安全工作的相关规章制度，包括责任制度、安全工作制度、数字化电子档案安全管理制度。再次，根据档案的珍贵程度对所能想到的各种突发灾害、突发事件到来时对档案实行抢救和保护方案，制定预警措施和应急措施等 三、高职院校档案实体安全的保障 （1）根据本校的实际情况，完善归档门类，结合档案利用的反馈信息，对以前的档案归档范围进行完善，联合高职院校各部门针对部门工作性质对归档门类下的具体细节做以细化。严格按照归档范围进行档案收集，降低档案滞留在各部门的现象，避免档案形成环节的档案遗失 （2）注意学校重大事件的发生和事件跟踪，有利于重大事件档案的完整、系统的收集。学校有重大事件发生时，档案馆应该指定专人介入事件的始末，这样有利于了解事件的全过程并有针对性的进行档案资料