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第7章 会议沟通技巧 案例：一次未开完的会议问题情景 最近，A公司的客户对产品质量提出许多批评意见，有的甚至要求退货，形势很严峻。这样的事以前从未发生过，这事不仅影响到企业的声誉，而且涉及到全厂的生产计划。目前A公司正面临着上半年的工作总结：如果这一环节处理不好，不仅企业经济效益要受影响，而且会使全厂上半年的成绩前功尽弃。 问题是从销售部开始的；客户的意见反映到销售部，销售部找到质量控制部，质量部的人认为是生产车间的责任，而生产车间认为事情并不那么笛单，各部门之间很有些扯皮的倾向。为了尽快解决这个问题，厂领导经过商量，决定由销售副厂长主持、生产副厂长辅助，召开由销售部长、生产车间主任、质量控制部副主任、技术开发部部长、该产品的设计小组负责人等参加的联席会议，会议主题为：如何解决这投产品销售中出现的问题？会议通知在两天前经过厂办电话或口头传达到各部门和车间。 续 参加会议的人基本情况如下； ●销售副厂长，男，49岁，15年厂龄，从销售员干到销售科长，两年前被提拔为分管销售的副厂长。此人工作经验丰富，善于和人打交道。属于八面玲珑式的人物。 ●生产车间主任，男，39岁，机械制造专业大学本科毕业，厂龄7年。此人技术过硬，责任心强，工作认真踏实，群众威信很高，性格直爽，快言快语； ●技术部长，42岁，20年厂龄。多年从事设计和工艺工作。对全厂的技术状况十分熟悉，工作经验丰富。为人诚实，遇事三思而后行。 ●质量控制部副部长，女，43岁，夜大毕业，20年厂龄，工作经验丰富，不多管闲事，平时说话不多，对领导惟命是从。 7.1 会议概述 会议是一种围绕特定目标开展的，组织有序的，以口头交流为主要方式的群体性活动，同时会议也是为发挥特定功能进行的一种多沟通方式。 一般来说，会议由若干人参加，共同解决问题或者是做出决策。 会议是群体决策的一种重要方式。 7.1.1 会议的类型 可以多角度划分： 1.根据正式会议的目的进行分类 （1）谈判会议 （2）报告会议 （3）解决问题会议 （4）制定决策会议 （5）收集和交换意见会议 （1）谈判会议 用于解决争端或冲突，讨论是双向进行的，旨在达成双方的协调一致。 （2）报告会议 报告会议的信息流往往是单向流向，不允许讨论，否则会影响信息的有效传递。 （3）解抉问题会议 要求充分发挥与会人员的主观能动性，使问题得以解决。此类会议组织形式可以灵活多变，应当展开广泛的讨论。 （4）制定决策会议 只限于特殊人员参与，旨在制定决策。制定的决策应当被每一个会议参加者所了解，并为此承担责任。此类会议的组织非常严密。 （5）收集和交换意见会议 用于发表意见，发布消息，了解对意见的反应。此类会议鼓励广泛的讨论和踊跃提问。 2.根据与会人数进行分类 （1）大型会议 （2）中型会议 （3）小型会议 （1）大型会议 参与人员可以达到成百上千人。这类会议实际演讲者不可能太多，只能是有限的几位，大多数人都只是听众。大型会议在告知信息时运用得较多，但如果有一些简单的程序，亦可以进行选举或表决某项议案。大型会议应注意到其组织难度较大、维持秩序不易的特点。大型会议大多设计会标、会徽，甚至有会议旗帜，以营造与会者的群体感受。APEC.BOAO会议 （2）中型会议 人数一般在几十人之内。大型、中型会议一般都是例行会议，不可能有太自由的辩论，否则秩序将十分混乱。中型会议的几十位参与者可能都有机会发言，但是也必须有严格的秩序，并且有时间限制，以免会议失控。另外一种形式，就是由主导的几个人发言，其余的人加以补充。但是，这样不易调动大家的积极性，会导致会议气氛沉闷，得不到发言机会的与会者会三五成群地“开小会”。G20 （3）小型会议 这种会议应用最广泛，意义也最大。这是因为小型会议沟通非常方便，气氛也相对话跃，大家可以畅所欲言，贡献自己的智慧，容易产生很好的创意。由于参与人数较少，一般在10人以内，或者刚刚超过10人，因此会议便于控制。主持人可以较随机地调控会议的内容和议程，以达到最佳会议效果。 3.根据会议的召开方式划分 （1）现场会议 （2）观摩会 （3）电话会 （4）电视会 （5）广播会议 （6）网络会议 （7）座谈会 （9）茶话会 （10）普通会议 （1）现场会 在事情发生现场召开的会议。现场会有助于说明该会议的主题，强化会议效果。 （2）观摩会 即演示会。是通过观摩操作演示，相互切磋交流的会议。 （3）电话会 利用电话系统连接各个分会场而召开的会议。 （4）电视会 分为两种情况：一种是单向传播电视会，即利用电视实况转播组织各分会场的与会者收听收看，分会场无法参与主会场；另一种是双向传播电视会，是指通过电视电话系统将主会场和各分会场连接起来，实现图像和声音双向传递和多向传递，任何一个分会场的图像和声音都能够传到其他所有