医院采购中心资料的档案管理.pdfVIP

医疗装备2016年8月第29卷第15期MedicalEquipment，August．2016，V01．29，No．15 ·装备管理· 医院采购中心资料的档案管理 吴炯 无锡市人民医院 (江苏无锡214001) [关键词]医院；采购中心；资料档案管理 [中图分类号]G271[文献标识码]c [文章编号]1002—2376(2016)15—0071-02 随着采购工作的逐步深人，采购中心资料存档查阅越来 采集和储存的手段很单一，与当今的档案管理理念相去甚 越重要。采购中心的工作人员根据规定需要定期进行轮岗， 远。现在的档案管理技术包括各种档案的数字化。通过多 要交接好工作，应以存档资料作为采购岗位工作人员的基础， 媒体技术、数据库技术、数据压缩技术、网络技术等手段， 后续轮岗的工作人员也需要这些资料来做好今后采购工作， 将现存各种载体档案进行数字化处理，并整合到相应的档 所以采购中心的存档管理就显得尤为重要。采购中心工作是 案信息数据库中。整个数字化应用系统包括：扫描输入、 制度化非常强的，一切工作必须在规则内进行操作，完善、 纠错检查、索引录入、数据存储、光盘输出等主要环节。 规范采购中心的存档也是品质管理的需求和必然。 采购中心的管理制度、合同文本、招标流程、供货商信息、 针对采购中心资料规范化归档的需求，结合无锡市档 价格信息管理等信息资料都可以采用这些方法进行采集，不 案管理局的工作经验，将医院采购中心资料档案管理的经 过首先要院部档案统一管理及信息技术的支持。 验报道如下。 2．2收集和接收各种形式的电子文件 1传统的档案管理和现代档案管理的区别和档案管理信息 随着医院发展，医院也有许多文档都是电子文件、视 化的需求 频文件、语音文件等，这都需要我们采用现代化手段进行 医院档案管理方式是传统的存档、编码，而且院办、 收集和存档，现在最常用的就是两种方式：一是网络在线 党办、人事、财务、病案等各类档案都是各自分散管理， 移交接收，即将需移交的电子文件档案通过网络直接传输 互不相干，这样院部要查阅资料，要到各部门查阅，存放 到档案馆(室)，或加工后传输到档案部门规定的地址中， 的地方、设备、管理人员都各自为政；档案局的管理则是 并存储在档案馆本地载体的过程；二是介质移交接收，即 现代化的、系统的、信息化的管理，档案馆所有资料都进 将电子档案存储在一定的介质上移交给档案馆(室)，也 行编码统一管理，在电脑系统中随时都能找到相关资料， 称卸载式移交接收。网络移交既可实时进行，也可与介质 资料的存放都是分门别类集中摆放。 移交一样，按照档案馆接收周期定期移交。由于介质移交 随着社会信息化进程的加快，信息资源已成为人类经 有一定的周期性，为了及时将可以公开的电子文件和电子 济、社会活动的战略资源。档案是一种原生的信息资源， 档案向社会各界提供利用，数字档案馆可以实时地通过网 档案信息化建设是国家信息化建设的一个重要组成部分。 络在线接收各立档单位的电子文件、档案。现在的采购方 信息技术及信息产业的高速发展，给档案工作带来了挑战， 式很多都是在网上公示并公开招标，然而这些招标的过程 同时也带来新的机遇。无锡有些医院已经根据档案局的要 就需要进行电子存档，以便以后的查阅和使用；还有一些 求将全院资料进行了整编管理，当然，真正要做到按档案 实物性的档案就如合同文本、招投标资料等等也是要进行 局的统一要求来管理，需要硬件和软件的同时具备。医院 采集存档的。 在2007年建成，当时档案管理因条件所限未实现集中管理，2．3编码体系在信息化工程中的应用 但信息系统可以集中统一管理，当然这需要耗费一定的人 在现代企业管理中，编码扮演了一个很重要的角色， 力和财力。这些都是档案管理的大环境。医院档案信息化 在企业的研发、生产、采