制定六西格玛项目辅导流程控制的计划及注意事项.pdfVIP

网址: 制定六西格玛项目辅导流程控制的计划及注意事项 事实上，即使一个运行良好的项目流程也可能存在着这样那样的问题，所 以无论问题是否发生，流程管理是实现流程的自我管理，都要有一个针对问题 的风险预警和管理。这是六西格玛管理中 “为可能发生的问题做好充分风险准 备”的一部分。要对流程实施数据化管理，首先要有监督与测量的措施。进行 六西格玛管理活动的关键要素是建立流程控制计划。 一、流程控制计划应涵盖以下几点： 1、详细、正确的流程图 改善控制的负责人需要掌握流程中各个环节、行为和决策过程的细节。正 确、详细的流程图提供了这种帮助，因而是必不可少的。 2、预警系统 首先要制定明确的流程应变计划。流程应变计划可以清楚标明在流程中的 哪些地方可以准确测量到流程输入、流程操作和流程输出的关键数据。一旦开 始显示质量下降，负责人会根据流程应变计划知道什么时候要作出报警反应。 例如，对于上级要求的计划节点连续三次未能按时完成，就意味着需要在某个 管理方面启动意外情况处理计划。 3、异常情况处理 一旦发出了流程异常警报，已经启动的意外情况处理(或紧急事件抢险或援 助)的详细而完整的计划就显得十分重要。员工们事前已经了解这些紧急操作步 骤，可以毫不犹豫、有条不紊地圆满完成相关处理任务。 4、针对连续改进的应变计划 除了能够跟踪控制流程中问题的发生，控制流程应变计划也为六西格玛管 理团队彻底检查流程中的薄弱环节提供了基础。一旦有足够多的流程应变计划 建立起来，在实践流程中又积累了足够的经验，未来的六西格玛管理团队可以 针对这些项目提出全面持久的改进方案。另一个有助于流程管理的工具是流程 仪表板。大家可能熟悉那些应用于管理执行阶段的仪表板，它们汇集了大量代 表流程顺利运转的指示灯。在流程管理中建立仪表板也是同样的原理，你需要 设置一些代表流程中最重要的操作状况的指示灯。通常它们包括输出测量(如顾 客满意度)的指示灯，一些关于工作速度或效率(如循环时间)的指示灯，还有一 些关于流程质量测量(如测量缺陷水平)的指示灯，根据这些指示灯可以很直观地 看到工作流程是否运转正常。 网址: 二、施行六西格玛控制计划应该注意的问题 西格玛控制计划后，还需要强有力的执行，才能使六西格玛控制计划落实。 将控制计划文档化，是保证执行的措施。改善控制的文档化就是:一旦对改进提 出了实施方案，而且看来这样的改进是有效的、可维持的，要想使改进能真正 坚持下去，就必须使改进了的流程详细记录在册，并形成操作规程及固定程序， 将所有这些新措施文档化。改善控制的文档化中应该注意的问题: 1、描述语言要使用最简洁、最明确的形式，可运用流程图、照片、图表、 表格、录音带等形象化的辅助工具将流程要求逐一解释清楚准确。尽可能使用 通俗易懂的表达方式，避免使用过多术语和技术专有名词，要保持文件的简单 化。 2、特别关注在改进初期显露出的问题、执行时存在的潜在困难等，在文件 中合适的地方发出警告信号并指出如何处理。 3、若流程太复杂，操作规程文件不易马上全部确定，可以吸收流程管理者、 技术人员、操作人员一起参加讨论，反复论证，直到使文件细化到可以准确顺 利执行，还要注意委托有关管理者对文件适时进行修订。 4 、让那些将来会应用这些文件的人帮助起草文件，这样可以使文件更实用。 向所有有关人员展示概略草稿，并请他们提出建议。 个人执行和组织监督两方面的有机结合是维持一个稳定的、可预测的流程 所需要的。首先组织监督应明确奖励那些严格执行规章、努力维持改进流程的 人员，并设法避免他们产生一丝一毫的分心。不这样奖励这些好员工，会使大 多数人懈怠起来，认为反正干好干坏没差别，不再坚持认真测量和认真监督流 程的操作。 其次是明确一个组织的相关纪律且必须文档化和有效发布。只有当组织对 员工进行选择、培训、跟踪考察，特别是进行恰当地评价和奖励的时候，才能 在组织内部真正建立起纪律来。如果纪律化的先行准备没有到位，对已改进流 程的控制将变成无的放矢。员工心中所想的将不是刻苦认真的努力，而仅仅是 靠碰运气。“全体集合”的会议经常是浪费时间，在这些会议上管理人员只会反 复劝员工 “更加负责任!”、“更加注