浅谈信息化建设下科技档案管理.doc

浅谈信息化建设下科技档案管理 　　摘 要：介绍了现阶段企业科技档案信息化的建设情况，分析了传统科技档案和数字化科技档案的特点，以及档案人员的工作转变 关键词：科技档案；信息化建设 企业科技档案是企业在生产过程中形成的具有保存价值的资料，是企业生产生产活动中真实可靠的历史凭证，具有法律效力，且对业务工作的查考、总结经验、决策研究起着相当重要的参考价值，维护好企业科技档案的完整和安全，对企业的生产和发展至关重要 传统科技档案管理一般而言在于管理档案实体，侧重于对纸质文件和库房的要求。库房需要足够的面积，再配备相应的档案库房设备如空调、灭火器等；档案管理员需要对每份纸质文件（文本、底图、蓝图）或胶片光盘等载体进行分类编号、标识盖章、打包装袋，档案排架、倒架、重复利用时的抽配、借阅及归还等一系列的工作，传统的科技档案管理工作造成了拖延了业务的运作速度，降低了利用的效率 中国瑞林工程技术有限公司创新开发了NIMS一体化智能管理信息系统，科技档案信息建设工作也随之稳步展开。基于计算机技术与网络技术的广泛应用，数字化信息读取方便、不受时间空间限制的特点，信息建设工作为员工获取知识和信息提供了更好的条件，更大限度的发挥出科技档案的信息价值与知识价值。信息化建设工作依托于一个完善的图档系统，该系统应能满足对科技档案数据信息的采集存储、格式转化、权限控制、检索浏览、借阅管理及统计报表集一体的功能需求，将档案人员从繁杂的工作中释放出来，档案管理的重心转向数据精细化管理，提高了工作效率，加快了档案从归档到利用的速率，最大限度的利用好档案资源，实现档案业务的办公自动化 现阶段企业科技档案信息化建设主要集中在三个方面： 1）传统档案的数字化，即将传统的纸质档案及胶片光盘通过扫描、转换格式等方式，存储为数字化档案复制件，并上传至图档系统。对于传统档案的数字化，扫描工作的完成是大前提，工作的完成度包含数量与质量。由于公司历史悠久，硕果累累，需要进行扫描的纸质文件数以百万计，而在繁重的扫描任务下一定要保证扫描文件的质量。扫描时需要对生成的图像进行仔细的质检验收，图像是否清晰，命名图号是否正确，成套扫描件有无张数缺漏等；同时对于相关条目进行细致的核对，相关的条目元数据值权限一一对应，在保证最终上传至图档系统的电子文件完整准确，杜绝少传、漏传、传错等失误发生的同时，也保证相关专业人员能够顺利在线浏览与借阅。电子文件作为纸质文件的有效补充形式，必须与纸质文件保持一致性，当纸质档案修改时，电子文件也必须及时更新，同步归档 2）通过信息系统线上设计的文字、图表等电子文件经归档形成数字化电子档案。在线策划设计是一项创新的事务，给科技档案管理带来新的改变。由于在线策划人员非档案人员，需要补充科技档案分类基础知识，才能做出组织出符合规范的项目结构，保证后期档案的分类整理工作质量。且科技档案形式种类各式各样，需做好不同类型电子文件间数据接口之间的通用性与兼容性，保证系统的适用性和实用性。在信息化条件下的企业科技档案管理工作需要更加标准化与规范化，实行科学的管理，采用统一的档案信息采集标准，统一的规范化数据类型，才能建立好一个快捷有效、合理有序的档案信息数据库。信息智能化平台建设是一项长期而充满挑战的任务. 3）公共知识库的平台分享购买或工作中收集而来的技术标准、行业规范、设计图集等。此数据库应保证信息的准确性，不能在企业内传播共享错误信息，及时更新和修改过时信息。为方便使用，提供了在线浏览和下载途径，提供不同的搜索方法与资源分类，提供访问日志和更新日志。且在日常生产过程中不断收集有利用价值的标准规范，保证企业知识的有效累积、传播及共享 科技档案信息化建设是现代企业管理提升的必经之路，但并不意味着完全放弃传统的纸质档案形态。电子档案尽管有很多优点，但也存在着一些有争议的地方。由于电子档案的信息和载体可以分离，鉴定其原始性难度很大，容易被不留痕迹的篡改，使得档案的可信度降低，由于技术和设备更新日新月异，电子文件的兼容性和识别性存在不确定因素，容易因系统更新或软、硬件损坏造成数据丢失，签名签章的存在被截取的隐患等等。计算机网络安全也是值得关注的地方，为杜绝黑客攻击及不良信息入侵等隐患，应加大对信息系统的开发，加密存储电子档案，严格限制使用者的权限，加强网络认证技术，建立好一套专业的保障体系来确保运行安全及信息安全，维护好个人隐私及知识产权。此外，纸质档案维护成本相对电子档案维护成本较低，电子档案维护需借助计算机软硬件设备，定期的维护及优化费用比较复杂，也对管理电子档案人员的知识技能与业务素养相对要求较高。在法律凭证效力和安全保密性上，传统纸质档案原件有着电子文件无法比拟的优势，依然发挥着举足轻重的作用。因此，纸质档案和电子档案并存（“双套制”