论电子文件与纸质档案并存时代基层档案管理机构的档案管理.pdfVIP

2007年第三期 考 碧 ，／崭 臼 ~-戈 ·51· 管理创新成果系列报道 论电子文件与纸质档案并存时代 基层档案管理机构的档案管理 长岭电子科技公司档案信息处 刘艳玫 摘 要：本文阐述了纸质档案与电子档案各自的特点，以及目前我国档案管理的实际状况。进而指出，在未来的一个 时期内，电子档案不能完全替代纸质档案，纸质档案要逐渐向电子档案过渡，这是一种必然的发展趋势。 关键词：纸质档案 电子文件 信息化社会的到来，使得长期以来作为信息 事业与整个社会紧密相连，不可分离。”各级各类 主要承载形式的档案的存储介质，发生了巨大的 档案室是我国档案事业的重要基础组织，担负着 变化，主要表现在由纸张为介质的传统纸质档案 基层单位文档工作的指导、监督和档案的收集、整 正逐步向以磁盘、光盘等形式为介质的电子文件 理、保管、鉴定、统计、检索、编研、提供利用 过渡。但是，由于当前技术力量、设备配置、法 等一系列的专业工作，是国家档案资源最直接、最 律保障等问题不能得到同步发展，因此，在从现 主要的来源，在国家档案资源建设中处于基础性 在开始的相当长的时期内，档案工作将处于纸质 地位。保存在档案室的档案是国家档案资源最原 档案与电子文件并存阶段。如何作好这一过渡时 始的积累，没有档案室，国家档案资源建设就会 期基层档案管理机构的档案管理工作，完成手工 成为无本之木，无源之水。 档案管理向现代化档案管理的过渡，这是我们档 在我国档案事业主体中，档案室是我国档案 案工作者所面临的全新课题。 事业主体中的基础和出发点，正如张辑哲同志所 一 、 我国档案事业的基础——基层档案机构档案 说：“从档案事业的总体来看，都无疑是整个档案 室 管理工作乃至档案事业的基础部分。社会生活中 在我国档案事业中，档案事业的主体是档案 所形成的档案首先是通过档案室保存下来并流传 室与档案馆。从档案的不同价值来看，“档案的第 下去的”。因而，档案事业要真正获得它在社会中 一 价值主要实现于档案室，档案的第二价值主要 应有的地位，必须做好档案室工作。正如前国际 实现于档案馆”档案室是面向单一的机关或企事 档案理事会主席瓦洛先生在《档案思想自由贸易： 业单位，它不与社会发生广泛的联系，但与之相 加拿大对北美档案发展的看法》中描述的那样： 对应的服务对象之间的关系是极其紧密的、固定 “档案事业正处于一个完全被重新塑造和重新接 的、一体的，档案所发挥的作用也具有强烈的现 受的时代”。档案工作不仅面临着科学技术的挑 实性。“档案室作为一个群体，它们渗透到社会各 战，而且面临着传统档案管理模式和管理思想的 行各业、各个角落，深深地扎根与社会，它们是 挑战。对基层档案机构档案管理来说也不例外。 档案事业伸向社会中的无数个根茎。使整个档案 而在今天档案室工作面临着一些问题，一方 ·52· 2007年第三期 面是对基层档案室工作的认识不足、着力不够；另 法律的制约，很难保证电子文件安全可靠，很难 一 方面是基层档案管理人员业务水平有待提高； 保证让社会特别是司法界承认电子文件的法律效 另外，近年来电子文件的出