二维条码应用中问题和思考.docVIP

二维条码应用中问题和思考二维条码技术及产品，目前已被广泛应用于商业、图书管理、仓储、邮电、交通和工业控制等诸多领域，其在自动识别、防伪、保密等方面的优势受到广泛青睐。按相关文件要求，从XX年1月1日起，报送中办、国办的文件须全部采用二维条码标识；二维条码技术已在机关公文中正式应用。作为这一领域的新事物，在推进公文处理工作科学化、规范化，提高公文运转效率的同时，也有一些新问题值得我们研究、思考。 文件二维条码的特点、作用 二维条码(2D Barcode，英文标准名称417 Barcode)，是指在水平和垂直方向的二维空间存储信息的条码。其中应用最广的是由留美华人王寅敬(音)博士发明的，美国Symbol公司1991年作为公开的系统标准的PDF417条码(PortableDataFile)，即“便携式数据文件”。二维条码技术则是在计算机技术与信息技术基础上发展起来的一门集编码、印刷、识别、数据采集和处理于一体的新型技术。与常见的印刷在商品包装上的一维条码相比，二维条码具有信息量大、可存储图像、可加密、对主系统和网络依赖性低，制作成本低等特点 目前，文件中使用的是PDF417条码，主要作用在于：可以将包括发文单位、发文字号、标题、主送单位、主题词等公文信息存储在二维条码中。实现在非网络环境下，不同单位间文件信息的带载和数据交换 目前存在的问题 目前，二维条码在机关公文中正式应用的时间并不长，许多工作还处于起步和摸索阶段，其诸多功效还在不断的实践、探究。从实际工作情况看，存在的主要问题在于：应用软件开发欠规范化、通用化；文件著录信息的标准化、精准化不到位；机关工作人员的责任意识与前端控制意识欠缺 (一)相关软件不够规范。《机关公文二维条码使用规范》(以下简称《规范》)对机关公文二维条码的数据元素和制作要求有明确规定，档案术语中对数据项的名称也有统一称谓。然而，实际工作中，由于软件开发主体、实力不同，加之档案人员参与程度的不同，最终的软件产品会有较大差异，如项目设置、文件标识设置等。两个例子较为明显：其一，如北京东方开元信息科技责任有限公司、北京欣正网信电子政务研发中心在同一数据项标识上便出现“发文单位”、“发文机关”两种不同标识。某一软件的“可选项”上更缺少“主题词”等数据项。其二，如某些单位使用的”XX文件管理系统”，由于前期缺乏与用户的沟通，功能应用不畅，使用户接受新软件时产生“不认同”感，宁愿“弃新用旧” (二)重要数据项在条码存储信息中难觅。二维条码价值的体现，很大程度上取决于其存储的重要数据项信息。众所周知，无论文件查询，还是档案检索，在组合检索项目中，标题、主题词都是最常用的检索项。如某公司开发的“机关公文二维条码制作管理系统”中的“查询统计”功能中，也将“文件标题”设置为检查条件，而其在条码制作功能中却将“文件标题”设置为“可选项”。由于实际工作中“可选项”往往被视为“不著录项”，被略去、被忽略，导致这部分文件信息难以著录或著录不全 (三)机关人员责任意识、把关意识不强。由于文件中二维条码正式使用时间不长，目前还谈不上对现有档案工作产生影响。然而，前期工作不到位，将直接影响后期使用。通过对多个单位的调查了解，感到多数机关工作人员对二维条码了解甚少，部分单位人员在工作中对此重视程度不够，责任意识、把关意识不强。主要表现在： 1．多数人认为惟一好处是减少了工作量。从所问询的人员看，绝大多数人认为，采用二维条码后，现在来文登记，只需要用扫描枪扫描条码，就可以直接将文件信息录人文件管理系统，免去了手工录入的劳苦，省了不少事儿。至于其他功能，一方面了解不多，另一方面目前也用不上，故不太关心 2．工作责任心不强，图“省事儿”想法较多。通过日常文件流转环节，对不同单位文件条码扫描所显示的信息看，部分单位人员对于文件“标题”等数据项或不录入，或录入而无实质意义。如：本应录入实质性内容的(“xx工作简报”+“xxxx(标题)”)，往往出于省事的考虑，只录入“xx工作简报”。可以说，大都是图省事，导致著录项目不一、标准不一 3．疏忽大意，偶见错情。某些人员在条码制作阶段，文字等信息录入后不认真校对，导致条码存储信息中存在错情。在文件流转过程中，若其他单位人员在来文登记时只扫描条码，而不仔细核对文件，就会出现“一错再错”现象 几点思考与建议 由于文件中的二维条码与文件结合后，无法更改。因此，工作中要把好“人口”，防患于未然，将问题解决在萌芽阶段。一方面，在条码制作软件的研制、文件信息录入等方面采取适宜的措施；另一方面，把增强责任意识、大局意识，做好文件前端控制工作作为一项经常性、制度性工作，抓实、抓好 (一)软件应做到“规范、先进、实用”。软件开发，主要是在用户需求的框架下