全新视角审视档案信息化建设工作.docVIP

全新视角审视档案信息化建设工作如果从1996年国家档案局开展档案管理软件测评算起至今，档案信息化建设已经走过了近14个年头的发展历程。这项事业本身是一项涉及多方面、多角度的长期事业，同时，它又与档案工作的发展、电子政务系统的建设等诸多外部因素紧密相关，从而使之更具艰巨性和复杂性。经过多年的实践和探索，最近一个时期，各地档案部门都在或正在准备建设覆盖全省、全区的大型档案和电子文件管理应用系统项目。在现阶段，档案部门面临较之前一阶段的建设工作更加复杂的局面，诸如信息化项目的规模、预算、实施周期、业务面、应用的人数等诸因素都日趋增量化和复杂化。因此，档案部门应以全新的视角审视档案信息化建设工作所面临的这种局面，并思考相应的解决办法。依笔者之见，在借鉴一些单位和权威人士观点的基础上，并结合多年的工作体会，从队伍建设、项目管理方法的研究两个方面对科学发展档案信息化做几点思考。 一、增强人文管理理念，强化队伍建设，为档案信息化奠定事业之基 档案信息化建设的科学发展与成功之本在于人，在于强化信息化人才队伍的建设。这里提出“广义信息化人才队伍”的概念。从档案部门内部而言，“队伍”包括从领导到中层领导到具体工作人员的全体档案工作者。从档案部门外部来看，分布在各个单位的广大档案工作者，也是这支队伍的生力军，他们孕育着更广泛的信息化智慧，是推动这一工作全面深入开展的重要力量 1　要以“人本思想”为指导，开展高水平的档案信息化培训工作，营造良好的外部学习环境 在现阶段，针对档案信息化建设的培训工作，要突出以人为本的理念，充分考虑业务现状、知识背景、信息化意识和年龄结构等情况，有针对性地选择培训的内容和手段，并跟踪培训的效果。同时，还要在培训的讲义、讲解方式、示例介绍等方面多做工作。针对共性安排共同的培训内容，针对个性采取分组和个别辅导的方式，增强档案信息化培训工作的科学性，实现档案人员知识结构的调整和欠缺知识的快速补充 2　要倡导档案人员自身信息化理论知识的学习与运用 一方面，档案人员要以跟踪档案信息化建设工作和与之相关的外部信息化环境变化为方式，理解什么样的技术对档案工作能产生什么样的影响，哪些新技术可以为我所用，可以提高工作效率和服务效益。只有深刻理解了技术并运用得当，才能对档案信息化建设起到积极的促进作用，也就避免出现因对技术的无知而导致的档案管理模式发展滞后的问题；另一方面档案人员要主动接触并运用一些信息化技术来改进自身的学习和工作方式。如，通过网络下载或查阅各种信息和资料，通过即时沟通工具和网络论坛进行同行之间的交流，对自己工作中形成的电子文件进行分类整理，跟踪和应用一些电子文档管理软件的动态和功能等。这些做法都能很好地丰富自身对信息化技术的感性认识，快速提升信息化素质 3　要制定“档案工作者职业发展规划”，加强对档案信息化建设人才应有的“人文关注” 档案信息化建设的核心，是建设一套能够覆盖档案工作从收集整理、业务指导到档案编研、提供利用和电子文件管理等多方面的综合性应用系统。这就要求档案工作者要具备信息论、系统论和管理学等多方面的知识和理论素养。因此，各级档案部门要根据事业发展、岗位需要、个人潜力，及时地制定“规划”，并结合信息化理论与宏观管理的需要，对其提出要求。按照组织关心、个人奋斗相结合的原则，引领个人成长向着档案事业需要的方向发展，并使其因获得职业发展上的有效激励而保持充分的工作积极性、主动性，从而为档案信息化建设的科学发展锻造一支富有创新精神、结构合理的人才队伍 二、科学合理的方法为档案工作者开展信息化建设插上腾飞的翅膀 1　探索和掌握一套科学、合理、可行的档案信息化项目管理方法的必要性 档案信息化建设要建立的“档案综合管理应用系统”，是电子政务工程建设的重要组成，也是支撑整个档案信息化工作开展的基础和平台。如果从省级档案部门的视角来审视整个信息化建设的工程图景，它将是一个以省、市、县(区)级档案部门为核心节点，横向跨多个党政机关、企事业单位档案室，纵向从省、市、县(区)，一直延伸到社区(乡、镇)的四级档案部门的综合档案信息网络平台，形成一个以省为单元的超级档案信息资源中心。如果上升到国家层面，则这一网络平台，最高级层面是“中央档案馆”、中级层面是“省级档案馆”；次低级层面是“地市级档案馆”；低级层面是“区(县)级档案馆”；最低级层面是“社区(镇)级档案馆(室)”。这样一个庞大的“档案管理应用系统”的建设，将包括上千个市级和专业档案馆的应用系统子项目。因此，在整个档案信息化建设过程中，每一个子项目的具体建设，一定要从项目的需求调研、可行性分析开始，到项目的选型、项目的实施建设，直至建成后的维护运行等多个环节，逐一遵照科学合理的方法来组织协调各环节的工作，只有这样才能