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关于档案全文数字化工作思考XX年10月28日国家档案局制订了《全国档案信息化建设实施纲要》（以下简称《纲要》）。《纲要》公布后，全国各级档案部门纷纷制订相应的实施意见或规划（计划），这些措施无疑是对档案管理科学化、现代化、信息化的重大促进。但是，应该客观地看到，一些同志对“档案信息化”、“数字化的数据库建设”存在认识误区。为了更好地贯彻落实《纲要》，笔者认为有必要对档案全文数字化工作的内容及其实施过程中所产生的问题进行思考，以期更好地理解和有效落实档案全文数字化。 档案全文数字化过程中存在的问题 （一）对档案全文数字化概念的理解有失偏颇 《纲要》提出了“十五”期间全国档案信息化建设的目标、要求和主要任务是，即各级档案馆（室）逐步建成三网联通的计算机网络系统、建设档案网站、应用计算机技术实施档案管理以及支持计算机档案管理的数据库建设等 可见，把《纲要》提出的“档案信息化”狭隘地理解成“档案数字化”；把“数字化的数据库建设”等同于“数字化档案馆”和“全部馆藏档案数字化”，是对《纲要》的误读 （二）盲目攀比跟风，浪费过多，效益不高 前几年，各级档案馆纷纷采用流行的技术对馆藏档案进行处理，拍摄了大量的缩微胶片。这一技术的应用，对馆藏档案的复制、保存、利用有了很大的推动与促进。据了解，为了推进缩微技术在档案保管利用方面的应用，部分档案行政管理部门把档案缩微列入档案馆升级考核的指标体系。为此，各下属档案馆在档案缩微工作中都取得了突破性的进展，许多档案馆配备了缩微设备和缩微阅读设备，一般都完成了3―5万页（张）纸质档案的缩微拍摄，馆藏缩微底片也达到了相应的数量。实施全文数字化以后，要不要重新对已经缩微处理的档案进行扫描处理？这些缩微胶片是不是还可以利用？不仅值得研究，而且是一个十分现实的问题。如果把缩微工作推倒重来，那么以前投入的那些资金、人力便会付之东流；如果今后还有新技术替代全文数字化，我们是否继续“跟进”，把数字化档案再推倒重来？这样的浪费不仅档案局（馆）承受不了，各级政府也承担不起。所以，盲目跟风攀比并不可取 根据对档案利用的种类和频率分析，我们不难发现，目前馆藏档案的利用主要是编史写志、学术研究和市民查证，而被利用的档案主要集中在史料和涉及个人权益方面，主要发挥的是它的凭证作用。与此相反，相当多的以文件形式（包括计划、总结）保存的档案长年累月无人查考。此外，某些文件由于形成的单位较多，因此复件不少，而且，因为下发文件归档时必须将文件草稿、修改稿、签发稿一并归档，这就增加了归档材料的总量 鉴于上述情况，我们有必要对全部馆藏档案数字化的必要性进行一次评价，以检验全文数字化的效益 重新审视全文数字化的可行性及面临的现实问题 全文数字化成为各级档案行政部门实施档案信息化建设的一项重要目标以后，就有必要对馆藏档案的数字化必要性和可能性进行一次重新审视 （一）难度不小 全文数字化的档案，可以借助计算机管理系统为档案利用者提供更加便捷、高效的服务。全文数字化以后，利用档案时，即可以利用计算机实现从检索到档案的调阅的全部过程，这比传统的通过卡片查找、库房调卷、翻阅案卷过程，无论是时间、空间上都十分方便，可以很大程度上提高档案利用服务的效率 但全文数字化的档案在保管上就并非比传统的档案保管更加便利。传统的档案主要以纸质材料为主，因此，一般不存在异地复制备份的情况。而实现档案全文数字化以后，就应在原有的基础上增加电子档案的保管；在原来的档案安全工作中增加档案信息安全的工作；在常规的档案单独存放保管的基础上，增加电子文件和数据库的异地备份保管。档案保管的难度提高了，投入也应相应增加，安全问题尤显突出 （二）投资巨大 如果各级档案馆全部实施馆藏档案全文数字化工作，我们可以计算出需要投入的巨大资金。根据了解，目前一般区（县）档案馆馆藏量在12―15万卷，按每卷档案50页计算，大约共600―750万页。如将这些档案全文数字化，按照目前市场价格（扫描和输入0.25―0.4元/页）计算，一个区（县）级档案馆全文数字化将需投入150―XX年上山下乡、支内支边职工、转（复、退）军人。据了解，这部分“涉民”档案利用率较高，而形成于六十年代的上山下乡、支内、参军入伍的档案，相当数量是用圆珠笔、复写纸书写的，经过数十年保存和经常的翻阅，已经产生纸张脆化、字迹褪色的情况，因此应当把这部分档案首先进行全文数字化 实现了“抢救优先”和“利用优先”以后，应逐步把其他纸质档案的数字化工作深入下去，但应该进行鉴定。对于那些因为各种原因造成的复件、文件的草稿、修改稿、签发稿以及利用率不高的文书档案进行剔除，不纳入全文数字化的范畴，不进行扫描、数据库输入，这样，可以减少大量的不必要劳动和资金投入，也可以减