浅议计算机在档案现代化管理中的应用.docxVIP

第18卷　第5期雁　北　师　范　学　院　学　报Vol.18No.52002年10月JOURNALOFYANBEINORMALUNIVERSITYOct.2002文章编号:1009-1939(2002)05-0057-02王春平,李津蕾(雁北师范学院机要室,山西大同　037000):计算机在档案现代化管理中起了非常重要的作用.该文从横、纵两方面论述了计算机在档案管理工作中的作用.:计算机;档案;现代化;管理:TP399:A　　计算机是迄今为止人类最伟大的发明之一,是人脑的极致发挥和延伸.它的出现,使许多领域产生了历史性的变革.在50年代末,美国档案部门最早开始尝试应用计算机技术管理档案.后来,西方发达国家相继在档案部门采用计算机技术进行档案信息处理、建立和维护档案信息数据库、自动编目和检索等工作.随着计算机技术在档案管理工作中发挥的作用愈来愈大,我国档案部门于20世纪70年代末开始应用计算机辅助档案管理,从20世纪80年代开始,我国已经步入了档案管理现代化时期.计算机在档案部门的应用范围,是沿着纵横两个方向发展的.一方面是从档案目录信息管理开始,到文件、档案一体化管理、档案的全文管理与检索、档案信息的多媒体集中统一管理的纵向发展;另一方面,是沿着计算机在档案业务辅助管理、档案部门办公自动化等领域的应用的横向发展.我们还可以通过计算机网络技术将它们联系起来,构成整体,成为一个单位档案信息局域网管理系统.再与国际互联网相联接,形成档案信息资源的共享.1　对档案实体的管理　　计算机在档案实体管理中的作用主要表现在:1)对档案目录信息的管理.档案目录信息的管理是档案管理工作中最基础的工作,利用计算机来进行档案编目和检索是计算机档案管理最常见的功能.要进行档案的检索、编目等工作,首先要给计算机输入待处理信息,即对收集到的档案资料信息进行分析,组织加工,最终将原始的档案信息转换成适合于输入到计算机的形式,以便随时查找利用.计算机可以快速、高效地利用档案目录信息帮助用户进行检索,以多种形式将检索结果提供给用户,从而满足用户对档案的利用需求.2)对档案立卷和著录工作进行辅助管理.计算机辅助立卷处理是按照最优先考虑的立卷特征,获得案卷逻辑单元,再针对各个案卷内的文件目录进一步整理,形成卷内文件的排列序列,建立由计算机立卷处理过的机读目录,并由人工进行审核、调整、立卷、归档等工作.这样,既减少了工作量,也提高了效率.著录标引工作是由计算机自动完成对档案文件或案卷的题名、摘要甚至提取出关键词,进而规范成主题词或分类号等标识.目前,我们的工作还局限于对题名的自动抽词标引.:2002-08-12:王春平(1971—),女,山西大同人,助理馆员.·58·雁　北　师　范　学　院　学　报　　　　　　　　　　　　　　　2002年3)对文件、档案的一体化管理.文档一体化是电子革命所带来的档案工作模式的转变.传统的档案管理主要是一种物理管理,而通过计算机的辅助,可以对文件、档案实现一种逻辑管理,可以使文件“即时归档”.首先计算机可以记录文书处理过程中文件信息的流动和处理情况,再利用辅助工具完成公文信息向档案信息的转化,建立起逻辑案卷和逻辑组卷,最后完成档案信息的管理工作,如借阅、统计、编研等工作.4)对档案信息的多媒体统一管理.由于数字压缩技术的发展、完善,大容量的记录载体的出现,使我们在工作中能很容易地把现有的档案收藏起来,对档案信息实现多媒体集中统一管理.而且由于这些载体的信息存储量大,要求存放的保管空间很小,既减轻了库房压力,又节省了大量的资金和人力.2　扩展档案应用领域,开发档案信息源　　计算机扩展档案应用领域和开发信息源的作用主要表现在:1)对档案业务进行辅助管理.从实践中我们知道,与手工操作相比,计算机辅助档案业务具有明显的优势:处理速度快且准确;存储容量大,适应性强,可以满足用户各种途径、各方面的检索需求.在目前档案部门人员少而馆藏量大的情况下,我们运用先进的计算机技术代替人工对馆藏的档案进行管理,帮助解决档案业务方面的具体问题,能有效提高工作效率和档案信息开发效益.随着网络技术的发展,档案信息资源实现区域性联网在技术上已没有多少障碍,而使用者只有通过计算机才能实现广义上的档案信息资源共享.2)对档案编研工作进行辅助管理.档案编研工作就是档案部门以馆藏档案为主要对象,以满足社会利用的需要为主要目的,在研究的基础上,编辑史料,编写参考材料,参加编史修志以及撰写专门著作的工作.档案工作人员现在可以通过建立计算机的辅助,利用计算机技术来编写参考资料,对档案史料进行汇编,再通过多媒体技术以及多种形式代替原件,提供利用,可以有效地减少对档案原件的重复利用,即可以满足用户的不同需求,也有利于延长档案的寿命.今后,我们在工作中应注重利用计算机开发档案编研系统,加快编