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浅谈做好高职院校 电子文档管理的思考 ◆ 田 慧 (湖北财税职业学院) 【摘要】科技进步带来信息化，电子文档保管成为档案管理的新课 研究生院构成数据交换网。注册中心负责学生注册、选课 、排课、 题，从结合电子文档形成特点，提出了改变传统档案归档体系，建立 考表 、成绩等数据的传递 ；结算中心负责学生交费信息的传递；教 新的归档体系的设想，以及建立与之相适应的归档制度体系，对电 务处与研究生院负责学籍、教学计划、课程、毕业审查 、学位授予数 子文件如何保持其原始性加强科研攻关的建议。 据的传输。计算机与信息中心接收这些数据后 ，进行集中处理，经 关【键词】电子文档 归档体系 电子文件原始有效性 汇总的数据通过信息中心又输送给各业务管理部门共享。随着每 年数据的更新 ，过期数据应由信息中心按档案部门的统一要求，进 随着科技进步，电子文档在档案管理中具有越来越重要地位。 行鉴定，编 目整理，通过网络传输 ，移交给档案部门保存，或直接存 如何做好 电子文档管理成为档案管理面临的一个重要课题。电子 入光盘，定期归档。 文件存在形式与传统纸质档案迥异，需要档案管理工作者转变传 电子文件形成单位必须按统一格式编 目整理后 ，传输给档案 统观念；电子文档必须运用计算机系统等高科技电子设备 ，需要档 部门，不能由档案部门自行从网上下载，以保证电子文件形成部门 案管理工作者必须具备现代信息技术知识；电子文件归档工作既 对其数据的真实性、准确性负责。档案部门接收的电子文件一律 要遵循档案管理规律，又要结合现代科学技术 ，因此着眼点要高， 应存人光盘，最好不用磁盘存贮。 立足点要实，在规划电子文件归档工作时，应从本单位办公 自动化 二、依靠档案管理工作骨干，建立相关职能部门交融集成的电 与信息管理工作的大局出发，顺应其规律，摸清信息产生的源头， 子文件归档制度 促使电子文件归档纳入办公 自动化和信息管理的工作程序，建立 纸质文件归档经过长期的实践，已形成相对成熟的管理流程 归档制度。 和规章制度，建立起相对稳定的骨干队伍，有较好的工作基础，各 一 、 建立适应电子文件管理特点的归档体系 立卷部门都设立了分管领导和立卷牵头人 ，负责督促检查立卷工 纸质档案的载体较为稳定安全，而电子文件的载体稳定性差， 作。电子文件归档也要以人为本，依靠一支稳定的队伍，建立规范 易损坏，因此归档方式的选择至关重要。经实践检验 ，利用磁盘， 的工作流程和制度。由于大多数计算机与信息管理人员对档案工 脱机采集数据的介质移交方式容易造成数据丢失。如遇质量较差 作较为陌生，不像立卷归档人员经与档案部门多年合作，建立了相 的磁盘，会影响文件的可读性。为防止数据丢失需制作多份备份 对稳定的业务关系，容易与档案部门在电子文件归档上达成共识。 盘存档，这不仅加大了工作量，也增加了存贮磁盘的数量，简便而