论集成项目建设中沟通管理.doc

论集成项目建设中沟通管理摘 要: 项目的决策和计划依赖于项目的信息沟通。良好的沟通管理有利于建立和改善人际关系,为项目经理的成功提供重要手段。因此,项目沟通管理在项目实施过程中的至关重要性是显而易见的。如何进行项目沟通与管理是项目成功的重要因素之一。本文从沟通关系、方式及容易出现的问题中阐述了如何进行项目沟通管理,并通过示例展现一个普通的集成项目建设中的沟通方法。 关键词: 沟通管理; 系统集成; 沟通计划; 沟通控制 中图分类号: F272文献标识码: A文章编号: 1009-8631(2010)03-0086-02 一、项目沟通管理的定义及特征 l. 复杂:每一个项目的建立都与大量的公司、企业、居民、政府机构等密切相关。另外,大部分项目都是由特意为其建立的项目团队进行实施的,具有临时性。因此,项目沟通管理必须协调各部门以及部门与部门之间的关系,以确保项目顺利实施。 2. 系统:项目是开放的复杂系统。项目的确立将或全部或局部的涉及到社会政治、经济、文化等诸多方面,对生态环境、能源将产生或大或小的影响,这就决定了项目沟通管理应从整体利益出发,运用系统的思想和分析方法,全过程、全方位地进行有效的管理。 二、项目沟通管理的重要性 l. 决策和计划的基础。项目班子要想做出正确的决策,必须以准确、完整、及时的信息作为基础。 2. 组织和控制管理过程的依据和手段。只有通过信息沟通,掌握项目班子内的各方面情况,才能为科学管理提供依据,才能有效地提高项目班子的组织效能。 3. 建立和改善人际关系是必不可少的条件。信息沟通,意见交流,将许多独立的个人、团体、组织贯通起来,成为一个整体。畅通的信息沟通,可以减少人与人的冲突;改善人与人,人与班子之间的关系。 4. 项目经理成功领导的重要手段。项目经理是通过各种途径将意图传递给下级人员并使下级人员理解和执行。如果沟通不畅,下级人员就不能正确理解和执行领导意图,项目就不能按经理的意图进行,最终导致项目混乱甚至项目失败。 三、几种沟通关系 1. 与用户的沟通。用户和集成商表面是对立的两个组织,实际上却是一个统一体,双方共同的目标都是希望项目能够成功,因此他们之间的沟通是项目所有沟通中最为重要的。用户方可能对IT技术、工程规范的了解不够深入,集成商则可能对甲方需求和业务了解得不充分,使得双方对工程的理解存在差异。 我们在工程实践中经常这样处理这种沟通关系:首先是在需要做出实施中的一些关键决策时,做到主动征求用户的意见,并接受用户的指导、协调管理;建立工作联系制度,按时参加项目联络会议,对项目进展和问题进行沟通;坚持给用户提交工作周报,使他们随时掌握项目动态;认真落实用户提出的建议,将用户的想法完整地转达给每个相应的干系人,并协同处理。在秉承互尊互利的原则上,基本上都能与用户形成良性的沟通关系,从而也使得项目中的任何问题都不成为了问题。 事实上,要想真正深入了解用户的想法最简单而有效的方式就是成为用户本身,在某些时候,集成商将自己扮成用户角色,跟随用户共同工作熟悉他们的业务和习惯,像用户一样思考和处理问题,也就是同用户建立和谐关系的最佳途径。 2. 项目经理与公司主管领导。公司领导对于项目执行过程中具体情况的了解与掌握主要就是通过与项目经理及其他项目组成员的交流。这种交流包括定期与不定期的两种,项目组一般每两周提交一次进度报告,列举项目进展、与计划是否有偏差、出现及解决了哪些问题等内容。不定期沟通则主要体现在项目遇到需要主管领导决策或处理的状况时。与主管领导经常进行沟通,有利于梳理自己的工作思路,并从领导的支持中获取信心。 3. 项目经理与项目组成员。在项目执行过程中,项目经理经常处在两难的境地,一方是甲方使用人员,而另一方是项目组内成员。当甲方对系统或项目施工提出问题并要求改动时,项目组技术人员往往找出各种理由予以否决,而这正是引起甲乙双方矛盾的最主要原因。另外小组成员对任务分配、加班加点等状况也常有抱怨。作为项目经理,应从理性的角度出发,既要尽量满足用户方的合理需求变化,又要充分调动组内成员的积极性。在不失公允的前提下,充分展现个人魅力的作用。 其他主要沟通管理中包含的关系还有:集成商/项目经理与设备提供商、与设计单位、与工程分包商等等。项目经理与各方进行沟通的示例如下,这些沟通基本贯穿整个项目周期。 四、沟通方式 沟通有很多种方式,包括一对一的沟通、一对多的沟通、多人之间的沟通、多人之间的相互讨论;从沟通的载体而言,有口头、书面、肢体语言;从途径而言,有面对面的、通过电话、网络、视频、广播等。 1. 正式沟通与非正式沟通 (1)正式沟通是通过项目组织明文规定的渠道进行信息传