市政设计企业档案信息化建设探究及对策.docVIP

市政设计企业档案信息化建设探究及对策随着社会的不断发展与进步，计算机信息技术进入档案管理领域，给企业带来了机遇与挑战，企业档案信息化是档案管理的必然趋势。本文结合市政设计企业档案管理的具体实际，提出技术与管理并行，推动企业档案信息化建设，实现档案信息的数字化和网络化，研究如何在实际工作中推进企业档案信息化建设，提出几点想法和建议。 市政设计；档案信息化；研究与对策 [中图分类号]G270.7[文献标识码]A[文章编号]1009-9646（2011）10-0053-02 一、市政设计企业档案信息化是档案管理的发展趋势和必然要求 1.企业档案信息化管理的发展趋势 信息化是当今世界经济和社会发展的大趋势。随着企业信息化、网络化的不断发展，数字信息已经深入企业的各个部门。作为信息系统的重要组成部分――档案信息化已经成为档案工作发展的必然趋势。档案信息化建设是档案工作发展的需要，也是企业发展的需要。档案作为一种资源，要更好地开发和利用。以往的档案人员为开发利用好档案资源，需要进行大量的文件汇编、图纸编排、专题汇编等编研工作，还要进行大量的纸制档案的上架、整理等繁杂的工作。实现档案信息化以后，只需少量人力用在必要的档案原件查阅工作上，档案管理人员将有更多时间用于档案数据整理工作，还可通过网络实现资源共享。 2.企业档案信息化建设的必然要求 信息化档案为企业的设计研究人员提供了全面、权威的专业资料以及相关法规等各项知识，拓宽了设计人员的行业视角和知识面，在日常实施项目的过程中能起到很好的帮助、指导作用，有效地促进了企业生产力的发展。将市政设计文件形成电子文档归档，并连入网络，设定权限分类，提供给各级技术人员查询或利用，使许多繁杂的重复性劳动得到简化。广大管理人员和科技人员就能集中精力努力掌握核心和关键技术，全面增强企业自主创新能力，增强科技成果转化能力，最终提高企业竞争能力。 二、技术与管理并行，推动企业档案信息化建设 1.企业档案是管理过程和科技活动的真实记录，对企业自主创新和经营发展具有重要作用。企业档案部门结合企业的管理难点，市政设计与科研重点，及时编研适用、可靠的管理与科技信息，触发管理人员、科技人员的创新灵感，为企业的发展提供有效的服务。信息化已经成为企业现代化的重要标志和企业生存、发展的重要保障。信息化对传统的档案工作理论、技术、方法带来严峻挑战。企业档案管理要借助信息技术实现文件形成电子化、文件传递网络化、文件存储数字化和文件管理动态化。 2.企业档案信息化建设的难点在于企业信息系统及文件数据的复杂多样，需要分门别类建立电子文件形成、流转、处置和监控制度，收集、归档、鉴定制度，以及安全管理与责任追究等规章制度，并将其纳入到企业信息化的相应环节之中。电子文件和电子档案管理相对于纸质文件管理来说是全新的模式，要加强对电子档案管理的政策、技术、方法、标准的学习和开发研究，建立适应企业信息化发展要求的企业档案管理模式。 三、推进企业档案信息化建设中的几点建议 1.明确企业档案信息化建设的目标 档案信息化建设的目标在于提高档案信息为企业各项建设服务的能力。建设以数字信息化、网络化和信息共享为主要内容的数字档案馆，加快基础信息数据库建设，引进先进的档案管理模式，并结合企业的发展,企业档案管理的需要，不断充实、不断完善；构建文书档案管理信息系统、科技档案管理信息系统和科技资料管理信息系统；建立企业档案信息共享的安全保密机制；引进和开发必要的数据库，以满足企业市政设计人员的研发工作需要。 2.企业档案信息化建设的任务和实现途径 目前，企业档案管理多是采用手工作坊式的操作。各种归档材料从形成、归档、整理、保管到利用都是手工来完成。企业档案信息化建设就是要改变这一状况,使海量纸质档案变革为胶片化、数字化档案，将传统档案馆变革为数字档案馆。为此，档案管理模式必须向网络化、计算机化方向发展，通过网络、计算机、图文扫描、光盘存储及其他存储模式等先进手段，对数字档案进行集中统一管理。 随着企业电子办公管理系统的发展，CAD图纸归档的规范将形成越来越多的电子文件。电子文件归档与电子档案管理流程显得更加重要，加强电子档案的管理和利用已成为企业档案工作不可或缺的重要环节。只有把纸质载体、模拟信号的档案转化为电子形态的数字化档案，才能有利于档案信息的快速检索、网络流动、实时服务。此外，还需加强档案信息的网络安全保护工作。 3.档案信息建设中应注意的问题 一是建设跨企业的档案信息资源共享平台，以资源共享弥补资源的不足；二是做到馆藏档案数字化和现代文件归档的电子化，建设企业电子文件中心；三是积极探索实现档案信息化建设和企业政务建设有效衔接的途径，使档案信息资源