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案 例 分 析 “多个电话咨询同一个问题”的思考 彭 莹 （中海实业公司，北京 100027） 摘 要：针对供应商管理过程中碰到的同一个问题遭到多次咨询的 宣传工作不到位的直接后果就是要反复去重复和解释：这个 实际情况，从四个方面分析了出现这种情况的原因，对整个工作链 规定有何要求，那个规定如何执行，具体要求在网页上有公布，可 上造成这种拥堵的根源进行了阐释。基于以上的分析提出了四种改 以从管理手册上查询等等。这对管理者和执行者都是时间的双重浪 进的办法措施，新措施实行后，彻底解决了同一个问题遭到多次咨 费。 询的现状，取得了良好的效果。 原因三：使用单位没有认真遵守和贯彻管理规定，执行力不 关键词：供应商管理；重复咨询；制度执行 强。 有的使用单位没有对管理规定进行认真宣贯执行，管理手册下 在日常工作中，电话咨询问题是非常普通的一件事，不管是 发后即束之高阁，对成文的管理规定没有认真研读，遇到问题没有 电话咨询别人，还是被咨询，都不过是工作中的日常小事。作为管 认真去查找管理规定细节；反而经常重复性的以临时电话询问的方 理人员，接到一个电话，咨询一个问题，属于正常现象；但如果接 式代替严格的按工作准则去走流程，多次重复性的询问造成了整个 到多个电话咨询同样的问题，就需要反思了。在前期的供应商管理 管理链上的拥堵和塞车，浪费了这个流水线上众多管理参与者的精 中，经常有人电话咨询同样的一个问题，供应商入库需要提供哪些 力和时间。 资质呢？这是一个非常简单和普通的问题，但为什么屡屡有人打电 原因四：重要岗位的管理人员经常更换，新人接手工作以后在 话咨询这同一个问题呢？ 工作交接方面做得不到位。 一、原因分析 鉴于各单位业务发展和整合的实际情况，重要岗位的管理人员 原因一：供应商管理制度不完善，管理要求不具体。 流动频繁，经常出现新人接手工作而从头开始的状况。由于在整个 最初，供应商管理规定是这样描述的：采办部门向供应商发出 管理闭环上未形成一个知识的标准化流程，在知识转移和传承方面 《某某公司合格供应商申请表》（以下简称申请表），新增供应商 做得较差，老员工离职后，新人无从入口和下手开展工作。向上一 应按表中要求提供本公司有关资料及信息。 管理层级进行直接咨询就成了获取工作知识和方法的快捷方式，但 《申请表》的样式和要求如表1所示。 对于上一管理层级来说，如果每换一个人都要重复说一遍、培训一 表1 某某公司合格供应商申请表 遍，这样必然会降低上一管理层级的工作效率和工作质量。 供应商名称： 法人代表； 二、改进措施 注册资金： 注册地址： 注册时间： 措施一：完善管理规定。 对上述问题进行分析后，供应商的主管部门在第一时间修改了 联系人： 电话： 传真： 电子信箱： 供应商管理规定，根据不同类型的供应商要求资质的侧重点做了一 营业范围： 个详细的划分。并以表格的形式在管理规定的附件里进行了展现。 1．主营： 改进后的需要提交的供应商资格审查文件材料清单如表2所示。表 2．兼营： 2对各种材料进行了分类，将厚厚的文件文本用表格进行