融创新于物业动态档案管理之中.pdfVIP

口 大连大学档案馆王玲 摘要在当前物业档案管理中形成了一种动态档案，所谓的动态档案是指在文件材料中的数量、数据等一直处在变化状态的 档案，我们对物业管理中的动态档案管理进行分析，将创新融入其中，管理好动态档案。 关键词物业管理动态档案创新管理 在物业管理中最基础，也是最重要的工作就是物业档案管理，物 管是在数量上，还是在内容上，都长时间的处于动态变化中。(2)从性 业档案管理是物业管理工作顺利进行的保证。随着房地产事业的发 质上讲，动态档案是有一种过渡性的档案，在一段时间过后，它可以 展，物业管理进入人们的生活，并且被人们接受，为了保证居民可以 转变成静态档案。(3)从动态档案的作用上分析，它具有很强的使用 正常地生活，方便物业对住户的信息进行管理，在物业管理中就形成 性，一般形成的静态档案已经没有了使用性，但是动态档案却时刻保 了档案管理，档案管理可以将物业管理的现状进行反映，同时也是物 持着现行的使用性，它关系到物业的管理工作。 业管理工作的依据咿，在物业档案管理中出现的动态档案，是一类变 物业管理中的动态档案管理，是为了保证物业档案始终和物业 化中的档案信息，我们对物业管理中动态档案的管理进行分析。 管理的记录一致，不管是物业记录对象，还是物业管理方式，都必须 一、动态档案 要适应档案内容的变化，并能够及时地进行调整，将物业管理的实际 动态档案是和非动态档案进行相对而言的，在日常的工作中会 情况进行反映，为整个小区的物业管理提供有效的资料档案。我们从 有一些文字资料，它们会按照一定的规程列入卷宗，不再需要对其进 不同的角度对物业动态档案分析，在内容上，物业动态档案可以看成 行修改、补充等工作，这类文字资料称之为非动态档案。但是也有一 是：各种缴费记录、报修维修登记、查询记录、检查记录，出租情况记 类档案资料，它们的内容是处在变化中的，这些资料可以被修改、补 录等等，这些和居民有关的信息，在时刻发生着变化，在物业管理中 充以及替换等，这一类的档案资料在B常工作中大量存在，我们将这 形成的动态档案是对居民日常生活中遇到的问题进行解决，将出现 类档案称之为动态档案。 的各种矛盾、事故、安全隐患等进行管理记录的依据。进行动态档案 动态档案有三个特点尤为明显：(1)动态档案中的资料和信息不管理可以将物业管理水平进行提升，还可以帮助居民解决日常生活 作没有引起管理层的足够重视，学科档案管理人员多为兼职，没有经 设立专职学科秘书，负责学科档案管理工作，明确由学科带头人作为 过系统培训，缺乏必要的业务知识和业务常识，在学科档案的收集、 第一责任人，学科秘书具体负责的档案管理体系。同时进一步加强学 整理、归档时随意性很强，影响了学科档案的完整性和系统性，使档 科档案管理制度建设，包括文件移交、接收、归档制度，档案管理借阅 案的质量无法保证，更不能对学科档案进行进一步的整理和开发，使 制度，保密制度，库房管理制度，奖惩制度等，使学科档案的管理常态 学科档案更好地为学科建设工作服务。同时，由于档案管理人员保密 化、制度化、规范化。为了保持学科秘书队伍的稳定性和可持续发展 意识和责任心不够强，对涉密档案管理不到位，不能有效地做好保密 性，要从政策和制度上对学科秘书的编制、职称及发展等进行保障。 工作和按规章制度查阅。 3．提高学科档案工作人员综合素质。首先，作为一名学科档案管 4．管理学科档案的方法落后。由于学校对学科档案管理的经费 理人员，要主动加强政治理论知识学习，只有具有较高的政治素质， 投入不足，档案管理部门的计算机、扫描仪、复印机等设备陈旧，无力 在工作中才能有较强的责任心，积极主动地做好档案收集、整理和保 购买或开发先进的网络系统，在学科档案的收集、整理、归档和再利 管工作，同时对涉密档案按要求做好保密工作。其次，要不断加强业 用过程，相当一部分高校还处于手工操作阶段，这种手工操作工作量 务学习，熟悉档案管理的法律法规和业务流程，认真贯彻落实有关档 大，效率低，容易出错，同时也严重影响了学科档案的再利用。 案管理的各项法律法规，按流程归档。再次，学科档案管理人员要具 四、加强学科档案建设的思考 有创新意识，在工作中要在继承的基础上创新，不断拓宽工作和服务