外企秘书实务.ppt

第十二章 会 务 工 作 第一节 会前的筹备工作 一、会议计划 二、会议地点 三、会议通知 四、会场布置 五、会场布局 秘书要根据会场的大小和会议的目的，选择适宜的桌椅及摆放方式。桌椅的摆放方式有以下几种： 1.圆桌形 2.“口”字形 3.“C”字形或“V”字形 4.教室形 六、会议资料七、会议用具 八、检查设备 会场内设备主要包括：灯光设备、音响设备、空调设备、通风设备、录音、摄像等设备。 九、注意事项 第二节 会中服务工作 一、会前检查 室内温度、通风换气设备、照明采光设备、扩音设备、桌子、椅子、窗帘等。 二、会议签到 三、会议服务 会议期间，秘书的主要工作是传接电话、作会议记录、协助有关工作人员调整扩音设备、给代表送饮料等。 四、会议记录 第三节 会后扫尾工作 一、清理会场 二、整理会议文件 1.文件收集范围 2.录音录像资料整理 三、会议纪要 会议纪要有以下三点要求： 1.实事求是，忠于会议实际。 2.内容去芜取菁，提炼归纳。 3.条理清晰，层次分明。 四、会议总结 第四节 电视电话会议 第五节 参加外部会议 除开公司内部会议，公司外部还有许多会议，如政府部门、客户、行业协会等组织和部门举办的各种会议，如客户公司成立周年庆典、客户新产品发布会、客户招待会等。 第十三章 文 书 写 作 第一节 企业文书的分类 一、从形式上分 1、信函 信函是人们按照一定格式和礼仪用于表达自己愿望或交换信息的文书。 2、报告 这里的“报告”，是指有一定篇幅、内容比较重要的专题文书 3、备忘录 备忘录是为了提醒别人不要忘记做某种事情或提供信息的一种文书，它是公司员工之间最常用的一种交流工具。 二、从内容上分 1、行政性文书 企业行政性文书主要是由秘书（或行政）部门起草用于行政管理的文书 2、社交性文书 社交性文书是公司（或上司）与客户（或朋友）交往的一种应酬文书 3、运营性文书 企业运营性文书主要是由业务部门起草用于企业运营的指挥、协调和沟通的文书，它们也有由秘书（或行政）部门起草的。 4、商务性文书 企业商务性文书主要是由业务部门起草用于与客户沟通的文书 第二节 企业文书的基本要求 一、内容正确 1、准确。2、专业。3、运用数据。 二、主题明确 三、格式规范 四、针对性强 五、简洁明了 六、通俗易懂 第三节 企业信函的基本格式 一、对外信函的基本格式 企业对外信函一般由以下几个部分组成： 1、文号2、标题3、受理人4、正文 5、附件6、结束语7、盖章（署名）8、日期 二、企业内部信函的基本格式 1、信函文号2、信函的标题3、信函受理人4、正文 5、附件6、盖章（署名）7、日期 开头称呼 结尾称呼 非常隆重的场合 My dear Sir： Sir： My dear Madam： Madam： Respectfully, Yours respectfully, Respectfully yours, Very respectfully yours, 比较隆重的场合 Dear Sir： Dear Madam： Dear Sir or Madam： Very truly yours, Yours very truly, Yours truly, 一殷场合 Dear Mr.Smith： Dear Mrs.Smith ： Dear Dr.Smith ： Dear Prof.Smith： Sincerely yours, Sincerely , 个人场合 Dear Mr.Smith： Dear Paul： Dear Mary： Most sincerely , Sincerely yours, Lovingly, Cordially yours, Cordially , As ever Affectionatel