成化高级中学档案管理制度.docVIP

成化高级中学档案管理制度 l、总则 1．1为了加强本校档案的科学管理，有效地保管和利用档案，充分发挥档案在学校发展中的作用，根据《中华人民共和国档案法》、《江苏省档案管理条例》、《江苏省中小学常规管理基本要求》的规定，结合我校实际情况，特制订本制度。 1．2本制度所指的档案是指本校在各项活动中形成的具有查考利用价值的各种文件材料(包括行政以及教育、教学、科研、基建、保卫、财会等工作中形成的各种门类和载体的文件材料) 1．3学校档案工作是学校基础管理工作的组成部分，各种门类和载体档案必须实行集中统一管理。 1．4学校明确一位校领导分管档案工作，设立综合档案室，并配备专职档案员，各部门设立兼职档案员，协助专职档案员做好学校档案工作。 2、档案管理职责 2．1分管领导职责 2．1．1把档案工作列入本校年度工作计划或目标管理中，做到制度健全，执行有效。 2．1．2督促指导档案部门实施目标或计划，提高本单位的档案管理水平。 2．1．3关心和协调档案管理工作，切实解决档案工作中的各种困难和问题。 2．1．4关心档案人员，有计划地安排业务培训，以提高业务管理水平，确保档案人员的工作待遇。 2．2综合档案室职责 2．2．1宣传、贯彻、执行档案法律法规及党和国家有关档案工作的方针政策。 2．2．2起草制订本校档案工作的规划、计划和制度。 2．2．3协助、检查各职能部门文件材料的积累和归档工作，并对兼职档案员进行业务指导和督促。 2．2．4接收本单位各部门形成的档案材料，并进行分类、整理、编目、登记、加以妥善保管。 2．2．5编制必要的检索工具和参考资料，积极热情主动地开展利用服务工作。 2．3专职档案员职责 2．3．1认真贯彻执行《档案法》和《江苏省档案管理条例》，严格遵守档案管理制度，努力学习档案业务知识，钻研业务，不断提高业务水平。 2．3．2熟悉本单位各职能部门的业务范围，指导兼职档案员做好档案材料的积累、整理、归档工作。 2．3．3做好档案的收集、整理、编目、登记、统计等基础业务工作。 2．3．4做好档案的保管工作，保护档案的安全。 2．3．5编制检索工具及汇编档案资料，熟悉家底，迅速准确地为利用者提供服务。 2．3．6遵守保密制度，不擅自扩大档案利用范围，不泄露档案的保密内容，确保档案的安全。 2．3．7根据“七防”要求，做好档案库房的管理工作。 2．3．8参加学校重大活动，参加工程峻工验收、科研成果鉴定和重要设备的开箱，做好检查和登记工作，确保重要档案完整齐全地归档。 2．4兼职档案员职责 2．4．1负责本部门档案管理工作，业务上受综合档案室的指导。 2．4．2按照归档范围，认真做好本部门档案材料的收集、整理工作，并及时向综合档案室移交。 2．4．3督促本部门成员遵守本校档案管理的有关制度，做好档案利用效果的收集工作。 2．4．4认真学习档案管理知识，提高档案管理水平。 2．4．5协助综合档案室做好各项突击性工作。 3、文件材料的归档 3．1各部门要按照归档范围及归档要求认真清理工作中形成的应归档材料，及时向档案室移交归档。 3．2外出开会或考察等活动中形成的材料要及时交所在部门档案员登记存档。 3．3江阴市新桥中心小学文件材料归档范围及保管期限 (见附件一)。 3．4归档时间 3．4．1各部门的文书档案应在第二年三月底前移交档案室，档案室在六月底前归档完毕。 3．4．2基建档案、教学仪器设备档案，应在项目验收后及时移交档案室归档。 3．4．3教学档案应在教学年度结束后半个月内移交档案室，档案室在教学年度结束后二个月内归档完毕。 3．4．4会计档案在会计年度终了后，由本校财务部门保管二年，期满后由财务部门向档案室移交。 3．4．5声像等特殊载体档案应随时移交档案室归档。 3．5归档份数 各类文件材料归档一式一份，重要的和使用频繁的可根据需要适当增加份数。 3．6归档要求 3．6．1归档的文件材料必须齐全、完整，能准确地反映各项活动真实面貌和历史过程。 3．6．2归档的文件材料必须字迹端正，线条清楚，图样清晰，签署完备。 3．6．3本单位形成的材料必须是原件，文件底稿必须用碳素墨水书写。 3．6．4归档的文件材料应按照档案形成的特点和规律，加以系统整理。 3．6．5声像档案应有文字说明。照片如有底片，底片与照片一起归档。 3．7归档手续 归档的材料应编制移交目录，交接双方根据移交目录清点核对后签字，以备存查。 4．档案的管理 4．1新购设备开箱时，总务处应通知档案员参加开箱，以便清理核对登记随机软件。 4．2工程项目竣工验收和科研课题鉴定前，负责部门应通知档案人员对工程项目和科研课题的归档材料进行检查验收，确保归档材料的完整、齐全、准确。 4．3档案的整理 档案室应将接收来的档案材料按照《江阴市新桥中心