文件控制培训(人力资源)课件.ppt

文 件 控 制 培 训;目 录;;文件的定义;文件的作用;文件控制的目的;　a） 文件发布前得到批准，以确保文件是充分的； （编、审、批及文件会签） b）必要时对文件进行评审、更新并再次批准； （文件定期评审） c） 确保文件的更改和现行修订状态得到识别； （版本控制） d）确保在使用处可获得适用文件的有关版本； （文件分发策划、受控）;e） 确保文件保持清晰、易于识别； （文件5S管理） f）? 确保外来文件得到识别，并控制其分发； g）防止作废文件的非预期使用，若因任何原因而 保留作废文件时，对这些文件进行适当的标识。 （旧版文件的回收及文件作废） ;　 应建立并保持质量记录，以提供符合要求和质量管理体系有效运行的证据。质量记录应保持清晰、易于识别和检索。应编制形成文件的程序，以规定质量记录的标识、贮存、保护、检索、保存期限和处置所需的控制。 ;;人力资源部文控现状;;三、公司体系文控要求;1 文件控制程序;公司体系文件层次;公司体系文件审批权限和分发范围;公司体系文件控制流程;质量记录控制程序;公司对空白表单的控制要求 ;公司质量记录控制流程 ;体系文件编码规则;技术文件编码规则;体系/技术文件格式设计指南;;四、人力资源文控实施建议方案;“行政文件管控制度” 需具备内容;4 行政文件的发放范围和方式 公司级制度、计划在内网上公布，发放至各部门； 公司级规定/规则/规范/指南在内网上公布， 如部门需要书面文件，可填写“文件会签申请表”申请； 部门级规定/规则/规范/指南、计划在部门内予以公布； 通知/通告/函件/决定以内邮发放，必要时，予以书面发放和张贴公布； 5 行政文件的编号、格式的确认和登录(指定人员)； 指定人员需了解文件编号、格式要求； 需建立“行政文件清单”，详细记录文件名称、编号、版次、发布时间、发放范围(如作废，应予以标识)； 需建立“表单清单” ，详细记录表单名称、编号、版次(如作废，应予以标识)； 书面文档应归档保存； 电子档(内网)应及时予以更新； ;6 行政文件的发放和签收； 需书面发放的文件应使用“文件发放回收记录表”； 如需补发，须由申请部门填写“文件补发申请表”，提交原文件编制部门批准后发放。 7 行政文件使用、贮存和摆放； 文件的5S管理； 8 行政文件的变更和作废； 以“文件会签申请表”提出变更、作废申请，经批准后实施。;9 作废文件的管理 需保留的已作废文件原版应予以隔离； 无必要保留的作废文件原版和副本由归口部门统一销毁。如需回收利用，应划“×”后使用其背面。 10 行政表单的印刷和使用 由编制表单部门统一申请印刷，其它部门领用； 如表单换版，应及时通知使用部门作废，且发放新的表单； 电子档(内网)上的表单应及时更新； 记录的填写规范化要求。 11 行政记录的保存期限和作废处理 如员工考勤、请假、工资、安全、奖罚、劳动争议等日常人事管理记录，一般保存两年； 特别指定的保存期限按要求执行； 视情况每季度对超过保存期限的记录，列出“失效记录清单”，交部门负责人审批后销毁或作其它处理。;