档案信息资源建设增加人文管理因素的必要性.docVIP

　　档案信息资源建设增加人文管理因素的必要性----信息管理论文 --[摘要]本文从我国档案信息资源建设的实际状况入手,说明了对档案信息资源建设增加人文管理因素的必要性。此外,还强调了相关的档案信息法律和信息政策对保障信息化过程的完成起着很重要的作用。最后,又从文化建设的角度再次说明了人文管理因素的重要性。 [关键词]信息人文管理 档案信息管理 信息文化 为使档案管理跟上社会信息化的进程,实现档案的社会化利用,各级档案部门正在大力推进档案信息化管理。计算机技术、多媒体技术、网络技术等现代信息技术的应用无一不是实现档案信息化管理的重要标志,但欲实现档案信息化管理仅靠信息技术管理是不够的,信息人文管理仍是实现档案信息化管理的核心。所谓信息人文管理是从人与社会的角度对档案信息进行管理,其主要管理手段是档案法律、信息政策和弘扬档案信息文化。笔者在调研中发现,当今在推进档案信息化进程中,档案部门内程度不同地存在着重技术轻人文、重设备轻管理的倾向,对档案信息化管理缺乏统筹规划,目前档案信息化过程中存在“有路无车”或“有车无货”的实际情况已证明这种倾向是十分有害的。 我国2002年10月颁布的《国民经济和社会发展第十个五年计划信息化重点专项规划》中指出,信息化的内涵是“以信息技术广阔应用为主导,信息资源为核心,信息网络为基础,信息人才为依托,法规、政策、标准为保证综合体系”,我国信息化的方针是“统筹规划,资源共享,应用主导,面向市场,安全可靠,务求实效”,从中不难看出人文管理的主导作用。就档案信息化而言人文管理之所以在档案信息化管理中居主导地位,其原因:一是人是档案信息的产生者、组织者、利用者及档案信息的管理者与决策者,人在档案信息管理中起着决定性因素;二是信息技术只是信息管理的工具,它在档案信息化管理中虽是不可缺少的,但其作用不是万能的,有许多问题,诸如档案信息政策的制订,档案信息资源建设、档案信息的供给、档案信息的安全性与档案的原始凭证性等不是仅依靠信息技术所能解决的,仍需要人的参与。 正如情报学家M·柯亨1981年所说:“我们应当注入这样的思想,情报系统主要是人的系统,基本的人类价值观念应占统治地位,人与机器不是对等的搭档”。因此在推进档案信息社会化中,应当重视相应的信息法律、信息政策和信息文化的建立,没有这种人文管理提供支撑,要想充分实现档案信息的流动性、共享性和价值性是不可想象的,只靠信息技术是难以实现档案信息社会化的目的的。当今我国档案信息化工作的薄弱环节主要不是在信息技术的应用上,而是人文管理不力。为具体说明人文管理在档案信息化管理中的作用,本文以档案信息资源建设、档案信息组织管理、档案信息化政策与弘扬档案文化为例予以阐述。 一、档案信息资源建设 档案信息资源建设是档案信息化管理的核心,在档案信息资源处于分散的状况下是难以发挥网络传递与利用的优势的。我国档案工作的基本原则是在集中统一管理原则指导下实行统一领导、分级管理,其目的是为了能有效为党和国家积累档案资源和提供有效服务。但在档案信息资源建设中往往强调了微观的、局部的集中统一管理而忽略了宏观的、整体的集中统一管理,致使出现了档案信息资源“条块”分割、“部门所有”分布分散的弊端。其表现 一是有的基层单位在自身档案收集工作中较强调集中统一管理的原则,将有关档案予以集中,但在对有关档案馆实行集中统一管理原则时,往往有截留重要档案的现象发生,或对重要历史档案拒不进馆。 二是综合档案馆在收集中过分倚重对机关档案的收集,进馆范围较窄,对其它反映本地区社会发展进程中具有重要社会意义和文化意义的,以及典型社会现象、著名代表人物形成的档案收集力度不够,致使一些重要档案分散在馆外。 三是我国各类档案馆众多,但大都执行“只进不出”永久保存的习惯做法,而档案馆之间又缺乏有效的沟通,省级综合馆的中心地位难以确立,似有“诸侯割据,群龙无首”之势。档案信息资源的建设中存在的问题要依靠行政、法律等人文手段予以解决,不是仅靠信息技术管理所能解决的,一方面要站在社会与历史的角度科学确定进馆范围,另一方面需要利用法律、行政手段克服国有档案分散的状况,解决对国家和社会有保存价值档案收集难的问题。目前各地区为推进档案信息社会化,普遍建立的档案目录中心,可视为利用行政方式对本地区档案信息资源进行整合的一种手段。这一形式不仅在目前档案实体分散管理相对分散的情况下是适用,通过对信息的集中,克服实体分散的弊端。即使在将来档案实体进一步集中的情况下也是适用的。为了充分发挥目录中心的作用,它不仅是档案目录中心,更应当是一个档案信息的组织中心和管理中心,应进一步增强目录中心的组织功能和管理功能。为强化目录中心的作用,建议把目录中心作为档案局(馆)信息管理部门下的一个常设机构,并由专职人员负责日常事务工作;由目录中心担负起推行当地