浅析会计电算化环境下的高校财务档案管理.pdfVIP

消费电子 2013年9月下 ConsumerElectronicsMagazine 技术交流 浅析会计电算化环境下的高校财务档案管理 李月梅 (娄底职业技术学院，湖南娄底 417000) 摘 要：会计电算化给高校财务工作及财务档案管理工作带来了新的变革，加强财务电子档案管理是适应会计 电算化环境的需要 ，应在会计电算化环境下做好高校财务档案工作，更好地为高校管理和发展服务。 关键词：会计电算化；财务档案；管理；高校 中图分类号：F232 文献标识码：A 文章编号：1674-7712(2013)18—0223-01 一 、 会计电算化给高校财务工作带来的变革 胜任财务档案管理的复合型人才。 (一)数据处理方式的变革 三、做好会计电算化环境下的高校财务档案工作 在手工会计条件下，会计分录填制、科 目汇总表、资产负 (一)加强软硬件设施建设软硬件基础设施是财务档案 债表、借贷试算平衡以及相关财务报表的分析需花费大量人力， 信息化建设不可缺少的前提条件和基本保证。要加大硬件投 容易造成计算错误。在会计电算化环境下，借助财务软件，只 入，设立财务档案库房，配备专门的计算机、扫描仪、打印 需录入原始数据就可以由计算机 自动完成上述工作，并根据需 机等，对财务数据进行多个备份并分离存放。完善财务电子 要生成会计报表，这大大节省了人力，也防止了计算错误的发生。 档案的保护措施，应用数字签名、数字水印和数据加密软件 (二)数据记录和存储方式的变革 技术对财务电子档案原件进行保护。提高财务数据存贮方式 手工会计环境下，财务人员采取手工方式记录财务数据， 的标准性和兼容性，满足系统升级、换代、联网的要求。 可能会发生多次重复记录或记录错误的现象。同时，纸质档 (二)做好财务电子档案的收集工作 案的保存需要专门的库房，必须采取防潮、防火、防盗等措施。 财务电子档案的收集是指在一定时期内，把存储在电脑 在电算化会计环境下，数据通过磁盘、光盘等磁性介质保存， 系统中的财务数据拷贝到磁性介质上，从而形成独立于原电 所需内存小，数据存取方便，能避免手工操作中出现的差错。 脑系统的财务档案。管理人员应保管好财务数据的备份文件， 由于磁性介质具有易损性，因而要多个备份多处存放。另外， 以防电脑系统崩溃造成的损失。除了备份之外，还应记录电 磁性介质的保存要防止人为损坏、防止黑客攻击、防止磁化。 脑硬件系统的型号和配件、外部设备的配套类型等，记录网 二、会计电算化给高校财务档案管理带来的变革 络操作系统以及汉字操作系统类型，记录财务软件的系统名 (一)财务档案存储的范围扩大 称、版本号、编程语言等相关信息。 传统会计环境下，采用纸质介质保管会计凭证、会计账 (三)做好财务电子档案的保管工作 簿和会计报表等财务资料。在会计电算化环境下，按照电算会 磁性介质具有物理易损性，财务电子档案数据应采取 “双 计规则录入数据，利用财务软件通过电脑系统产生会计电子凭 备份”法存放在不同地点，在每份上贴好保护字样，并注明 证、电子账簿和电子报表等财务电子档案资料。传统的纸质财 档案的存储内容、形成时间、操作员姓名，注意防火、防潮、 务档案与电算化会计凭证一并保管，财务档案存储的范围扩大。 防尘。还应对磁性介质档案定期检查和复制，防止因磁性介 (二)对计算机系统的依赖性增强 质的损坏而丢失电子数据。打印输出的凭证、报表、账册等 在会计电算化环境下，财务档案的主要存储载体为磁性介 财务数据，必须经过制单、记账、审核、签章后才能存档保管。 质9磁性介质体积小、质量轻、储存内容多。与传统的纸质会 同时，要不断提升杀毒软件的病毒清除能力，以