加快高校档案管理信息化建设.PDFVIP

2012年第 4期 商丘职业技术学院学报 Vo1．11．No．4 第 11卷(总第 61期) JOURNALOFSHANGQIUVOCATIONALANDTECHNICALc()LLEGE Aug．，2O12 加快高校档案管理信息化建设 郭鸿雁 (商丘师范学院 档案馆 ，河南 商丘 476000) 摘 要：《高等学校档案管理办法 》是高校档案管理工作与时俱进的产物 ，是推进高校档案事业可持续发展 的重要举措 。高 等学校应 当以此为契机 ，建立健全完善 的档案管理制度和机制 ，加强档案信息资源建设 ，促进档案基础业务 的开展，全面推动高 校档案管理信息化建设，实现档案资源共享，为建设数字校园服务 。 关键词 ：高等学校 ；档案管理 ；信息化 ；建设 中图分类号 ：G271 文献标 志码：A 文章编号 ：167l一8127(2012}04—0ll9—02 《高等学校档案管理办法》(以下简称 《办法》)由教育部 破损 、褪色修复 的档案应 当及时数字化 ，加工成 电子档案保 和 国家档案局以中华人 民共和 国教育部第 27号令 的形式共 管”【。应用数字 图像技术 、多媒体技术和数据库等信息技 同签发 公布 ，已于 2008年 9月 1日正 式施 行 。 《办法 》不仅 术手段对档案数据资料进行数字化处理，将纸质文件 、照片、 对高校档案管理工作进行 了规范，而且对高校档案管理信息 底片、图纸 、音像等档案信 息转换为数字化形式存储到计算 化建设做 出了明确要求 。 《办法 》的施行必将加快高校档案 机存储介质中，为档案管理信息化做好准备 。 管理信息化建设 ，有力推动档案信息资源建设，促进高校档 (二)档案信息管理标准化 案基础业务建设 ，对高校档案事业 的健康发展无疑具有重要 档案信息管理标准化是指在完成档案信息的数字化后 ， 的现实意义 。 借助专业 的档案管理软件系统对数字化的档案信息进行有 一 、 高校档案管理信 息化建设的必然性 效管理 。在实现 由传统档案管理 向现代信息管理转变 的过 高校档案管理信息化建设是指在档案管理工作 中利用 程 中，必须遵守严格 的业务规范和技术标准 ，即档案信息管 现代计算机技术、网络技术、信息技术 ，把文字、图纸、卢像 、 理标准化 。其标准通常 由档案行政管理部 门制定 、颁布 、实 表格等档案资源信息进行处理 、管理 、开发等 ，实现档案信息 施 ，这是档案管理信 息化 的可靠保 障。 资源的有效利用和共享 ，达到为社会发展提供现代化服务的 (三)档案信 息利 用网络化 目的。高校档案管理信息化建设不改变档案的根本价值，而 档案信息利用 网络化是指充分利用现代 网络技术 ，通过 对档案价值 的实现具有极大的推动作用 。档案信息利用效 局域 网、校 园网和互联 网，实现档案信 息网上实时、准确地检 益越好 ，其价值实现程度就越高 ，档案越有价值 ]。 索、利用所需要 的存档文件 、资料、原始记录、文献等 的过程 。 当前，随着信息时代的到来，档案管理信息化是高校档 档案信息利用网络化是档案数字化 的主要 目的，也是高校档 案工作 的必然选择 ，高校档案管理工作的重心必须转 向信息 案管理信息化建设程度 的重要标志。 化建设 。高校档案管理信息化建设是数字化校园建设的重 三 、高校档案管理信息化建设应遵循的原则 要组成部分 ，也是 国家信息化建设的重要组成部分，应纳入 (一)文档 一体化原 则 到国家信息化建设体系内。高校档案管理信息化建设必须 文档一体化又称为文档管理一体化 ，是高校档案管理信 以档案网络建