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档案与资料的使用和管理 主讲人: 柯 青 主要内容 1、资料与档案是设计工作中的重要资源； 2、我院的资料与档案的构成； 3、获取资料与档案的途径，及相关事项； 4、图纸编号办法讲解； 5、查找资料的重要工具——紫光档案管理系统； 6、传图软件的使用方法介绍。 一、资料与档案是设计工作中的重要资源 1、资料与档案的区别； 2、资料与档案是设计工作的依据； 2.1、与工程项目相关的法律、法规、技术标准是设计依据性文件。技术标准的强制性条文和法律、法规对工程项目的相关规定都必须在工程设计中得到体现。所有工程设计必须符合规定； 2.2、工程设计中的计算方法，设计原则也都来源于技术标准、法律法规中的相关规定和原则； 2.3、资料与档案也是获取相关工程信息的主要来源：比如工程扩建对原设计工程情况的获取、工地的地形情况、地区的资源分布等…… 3、资料与档案是获取新技术和设计方法的重要途径； 3.1、是获取新的设计技术与设计规定的重要途径。如：新的设计标准、新的计算方法、新的设计原则、相关的法律、法规的变更等等。 3.2、是获取新的设计方法与经验的重要途径。如：要设计以前从未设计过的工程项目时，设计院总要通过各种渠道收集资料，以供设计参考。足见资料对于设计工程的重要性。 综上所述，资料对于设计工作而言是一种重要的资源。 二、我院的资料与档案的构成 三、获取资料与档案的途径，及相关事项 1、获取资料与档案的途径； 1.1、所有资料的条目信息都可通过网络查询。大部分资料可通过网络进行原文浏览。各位员工可在自己的权限范围内进行查阅；（简要介绍一下各种资料的浏览权限） 1.2、纸质资料与档案还可直接到情报档案部借阅。 2、使用档案资料的一些相关问题； 2.1、由资料的作用可以看出，资料是设计企业的重要资源，所以应注意保密，不能扩大使用范围； 2.2、各位员工自己需要的资料自己借阅，不要代替别人借阅，以便于管理； 2.3、资料的使用有一定的级别限制，所以有时会觉得不便。但如果您能将您的工作需要告诉工作人员，我们也会尽量为您好着想在许可的范围内尽量满足您的工作需要； 2.4、我院资料的配备原则介绍。 1）纸介质资料的配备； 2）电子资料的辅助作用。 2.5、工作中注意保管好原始文件材料,以便能够完整、及时的进行文件归档。（介绍归档文件范围，及归档时间） 三、图纸编号办法 工作当中进行图纸编号时主要依据的两个标准： 《电力工程勘测设计图纸管理办法》 DLGJ28-94 《电力工程勘测设计科技档案分类编号办法》 DLGJ86-96 工程设计图纸图号与卷册检索号的基本模式 至此图纸编号办法基本介绍完了，但在实际工作中还会碰到许多具体问题难于把握。对此我们也在不断总结经验，根据实际情况和档案编号的具体原则作出相应的规定。由于时间有限在此就不逐一介绍了。希望大家在碰到编号上有疑问时，及时同我们联系，我们会尽快对这些问题进行答复，以保证我们的图纸编号的正确性、合理性。 不论是图纸还是说明书签署要完整：包含日期、姓名 新编号办法(DL/T1108-2009)编号模式 五、查找资料的重要工具 ——紫光档案管理系统 进入我院主页后(:1080)，点击“电力档案管理系统”图标（或直接在地址栏中输入0:8088/thamsxp）后即可进入系统登录页面； 电子文件的组织方式 1、条件检索 2、高级检索 3、跨库检索 在使用紫光系统前，要先对IE浏览器进行设置，否则有些功能不能使用。具体步骤如下： 打开IE浏览器。如果IE里面有百度、雅虎、GOOGLE这样的插件必须关掉这些插件否则您可能无法正常浏览。在“工具”菜单下，选“Internet 选项”子菜单； 在“Internet 选项”对话框中选择“安全”选项标签。点击其中的“受信任的站点”图标后再点击“站点”按钮； 设置完成后点“确定”退出。关闭IE浏览器后重新启动IE浏览器 重新登录“电子档案管理系统” 在点击“浏览原文”链接后，会出现要求安装浏览器插件的对话框。这时必须安装插件后电子文件才能顺利浏览。 传图软件的使用方法介绍 软件名称： 斯贝达文件打印归档管理系统 主要功能介绍 1、文件打印传送，形成规范化的工作流程； 2、文件打印同时进行归档； 3、辅助制图； 4、辅助打印、统计核算成本。 介绍完毕，谢谢！ 工程 项目 案卷 案卷 案卷 图纸、 说明书 图纸、 说明书 图纸、 说明书 如下，在“受信任的站点”中，添加0/作为信任站点。 清除此复选框 * * 院档案、资料构成 科技档案 文书档案 科技资料 工程图集 法律、法规 技术标准 参考资料