秘书各岗位工作细节.doc

2.6.1接待秘书一天的工作职责。 接待秘书职责 应做工作 备注 注意事项 备注 1头天晚上排备(20:30开会第一件事) 　 　 　 　 1始终面朝门口，准备接待 　 　 　 　 2检查接待本,只剩15张时给王芳打电话申请 　 　 　 　 2详细询问每批客户，判别是否是老客户。 　 　 　 　 3头天复印好排备表，并按顺序填写备数 　 　 　 　 3随时准备9个备，， 　 　 　 　 4随时通知到每个团队前三备到卖场 4和巡场秘书有默契，相互配合 5客户增多时，安排主任引领客户 5清楚成交状况，及时标注 6茶妹下班时安排4备倒水，收桌子 　 　 　 　 　 　 　 　 7安排最后备检查卫生 　 　 　 　 　 　 　 　 8 每天6：00准时在销代核分表上统计来访成绩，交接电秘书统计总成绩线 　 　 　 　 接待秘书目的让客户更放松 9安排最后 　 　 　 　 接待秘书： 第一天晚上做完成绩线以后，把第二天的主任排备做好。排备的顺序是明星见客、本组见客、顺序见客。 准备好第二天要用的来访本（来访本上用不用提前画线），表明日期，如2008-8-21。周末要用的来访本量就大一些等。 接待秘书统一用蓝笔，并准备好废纸，以备自己一天在接待工作的需要（比如自己记事、比如最临近自己的主任要纸来做演算） 从早晨的工作开始，就要随时通知前三个后备主任。 一备：战备状态，马上就上场接待客户的主任。 二备：负责帮秘书接听前台漏接的电话。整理后背主任的文件筐和抽屉。调节以备主任的状态。 三备：相当于售楼处的“第五秘”。负责场内的倒水和卫生环境。 一般情况下前两备是不动的，插备从2备以后开始。只有明星可以插2备 每天晚上发客户统计给经理、总监、策划经理。 每天7点截止销售代表成绩线 接待的目的： 接待秘书的工作是让客户更放松（安抚客户） 接待的准备： 心理准备：真正理解接待的意义，做好客户的安抚工作，有良好的心里素质，是为了销售，不是为了吵架，要表现良好的职业精神，要有意识做出最有的语言、动作最优“方案”。 身体准备：接待工作是要求只要有客户入门，第一时间迎上去，我们的客户量的要求，接待工作几乎是要站一天的。这就要有良好的身体，体能跟得上，才会有高质量的接待。 其他准备：如来访本、烟缸、饮品、糖果等如果可以提前预知的（比如销售代表带客或者带车），先提前做好准备。 接待的技能： 第一次来访：秘书应主动站立于不但可以照看负责的服务区域，而且易于观察顾客、拉近顾客的位置。看到有人来迎接，内心必定感到非常高兴，迎接，是给客人良好第一印象的最重要工作。给对方留下好的第一印象，就为下一步打下了基础。 在服务行业里，由服务人员主动向顾客打招呼，早已成为一种惯例，通常，它被叫做迎客之声。作为接待顾客说出来的第一句话，迎客之声直接影响到服务人员留给顾客的第一印象，并且在双方的交易过程中举足轻重。要使自己真正讲好迎客之声，有三点需要服务人员注意： 一是时机适当。只有在应该向顾客打招呼时及时向对方打了招呼，才会使对方听起来既顺耳，又顺心。 二是语言适当。务必注意称呼得体，问候礼貌，用语准确，一定要使之切合当时的语言环境，不仅贴切，而且自然。同时，还须注意不失礼貌。 三是表现适当。服务人员在向顾客主动打招呼时，少不了要以自己的表情、举止相配合。在正常情况下，向顾客打招呼，最忌讳面无表情，举止失常。正确的做法，应当是面带微笑，目视对方，点头欠身。 接待人员带领客人到达目的地，应该有正确的引导方法和引导姿势在客人二三步之前，配合步调引导入场应走到与会者前边指引但切忌给大家一个背影，应顾及到 你要始终保持微笑侧脸指引路的手要五指并拢手心朝上； 热情地请就座，上茶，从右侧添水水少于水杯的二分之一处添水，保持适当的频率； 在中添水，要有眼色，还要干净麻利，切忌毛手毛脚，慢慢吞吞 没有预约 不速之客。遇到这种情况，应态度和蔼地请对方报上姓名、单位、来访目的等基本资料后，是否会见。最重要的是微笑,让人知道你是个和蔼,可以接近的人,保持一个好的心态去接受别人 未成交客户： 第一时间迎到门口，打招呼，“过来了，已经买过了吧？！（做判断）哦，没买呢啊， 上次是哪个主任接待您的 ？稍等。客户同意的：主任在：稍等。 主任不在： 要给予礼貌的解释，若客人愿意等待，应该向客人提供饮料、杂志，如果可能， 应该时常为客人换饮料。请客人留下电话、地址。 已成交客户： 第一时间迎到门口，打招呼，“过来了，已经买完了吧？！（做判断）您买的是哪个房子？是那个主任接待你的 ？您稍等。当客户客人要找的不在时，若客人愿意等待，应该向客人提供饮料、杂志，如果可能， 应该时常为客人换饮料。请客人留下电话、地址。 其他