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货代操作手册 主管工作：1、核对SALES填写的业务收支一览表，确认运价船期、拖车、报关、付款方式等事宜是否清楚。2、根据业务收支一览表编业务流水号，然后分给操作操作。每周核对编号顺序是否正确。注：编号规则：i. 分为三个号码顺序：Company工作号、业务员编号、操作编号ii. CANCEL CASE之注明：A因客户原因取消：操作将CASE盖上CANCEL章交于主管后，在编号记录本上用红色笔划掉，标注CANCEL。B因截关日推迟由前一个月转于下一个月：将前一个工作号作CANCEL，用红笔划掉，标注转到下一个月哪一工作号。3、每周批阅操作的DAILY REPORT，协助各操作处理一些突发事件。4、每月定期统计业务量及其他报表，交经理签字后交于财务。5、每周会议总结6、协调内部或与其他部门的工作，使工作流程顺畅。7、本部门的管理工作二、操作各小组工作职责：（一、）直客组i. 所有公司的直客的CASE都在此组操作。ii. 负责所有新直客的询价回复，及跟踪，并做好询价客户的记录。iii. 本组中应跟踪客户的报价。iv. 新客人的开发。v. 每月更新所有客户的操作特点分析表，对新老客户进行分析。1. 根据日常的合作及市场变化，定期与CSR碰头更新常用同行通讯录。并定期做一确认电话和地址是否有变化。2. 做一附加费表格，定期UP-DATE。 （二、）同行组1、 所有公司的同行的CASE都在此组操作2、 负责所有新同行的询价回复，及跟踪，开发，并做好询价客户的记录。1） CSR会做一价格表格，定期进行UP-DATE。报价时按照客户权限，依据此表格进行报价。2） 每周定期与CSR开碰头会议，了解市场。3、本组中应跟踪客户的报价及操作4、每周新市场价格的发布，EMAIL给相应的客户。5、 每月更新所有客户的操作特点分析表，对新老客户进行分析。 （三、）代理组1、 新代理的开发。2、 国内外代理指定货的跟踪及操作。3、 SALE LEAD4、 国内外代理的询价回复。5、 直客的服务跟踪1） 每月根据财务报表，定期做回访，做好记录。2） 新客人的培训安排3） 客户投诉的处理和整理：如陈总有接到投诉后可将此事情经过及处理结果交于此组备案，然后定期进行总结分析。客户权限---由财务每季度UP-DATE。 三、操作部门工作分工（见附表）四、流程图五、操作流程说明如下：1、SHIPPING ORDER根据业务员填写的业务收支一览表及客户填写的订仓单，将资料输进电脑软件系统，制作公司的订仓单传给订仓公司。注：1）一定先核对一览表与客户订仓单资料是否一致。2）BOOKING FORM：一是本司booking格式，另一种是订仓公司固有的格式。（先确认用哪一种BOOKING）3）无论截关是否紧急，请先尽早向订仓公司订仓,以免暴仓.2、S/O向船公司要S/O（一定要核对截关日、船期、起运港、目的港等资料），正常情况下应在半天之内拿到S/O）。再将相关资料输入电脑系统.拿到S/O之后要确认船期，将ETD/ETA填写业务收支一览表。注：1）S/O 上一些同行电话的涂改(先确认再涂改,有些S/O 资料不能涂改,否则提不到柜)2）注意拖车时间来催S/O.如在第二天做柜务必在当天下午4:30之前拿到,如在周六/日做柜,务必注意换单.3、确定报关、拖车方式1）报关方式：a)一般贸易：分为客户自提供报关资料之一般贸易和由公司提供报关资料之买单。b)转关c)清单（文锦渡/皇岗出口）2)拖车方式（由报关方式而决定）：a)带司机本：转关就要司机本（派车前请与客人或拖车行先确认是否需要三对照—-人、车、本要对应一致及IC卡和是否有晚关可封，如无晚关封装货时间一定要与客人确认为早上装货为好，否则当天不能报关会产生押夜费。）另：中港拖车一定要有司机本。b)不带司机本：报关方式是一般贸易。3)操作：a)如客户需要(只作海运)，将船公司之S/O传给客户，打电话确认客户是否有收到。b)如客户需公司拖车及报关，请与客户确认做柜时间、地点、工厂联系人电话及报关方式（是一般贸易，买单还是转关），是否需要买单。如需买单，因为商检、动植检需提前做，所以应请客户尽早提供出货清单（注意：实际出货数量一定不能比所做商检数量多）。c)买单需做植/商检所需资料：提供数据:品名/箱数/个数/NW/GW/单价/总价/起运港/柜型/将以上资料交给报关部4、安排拖车根据客户提供的资料（装柜时间、地址、柜型等）填写A“拖车委托单”给拖车部，同时将B“S/O”传给拖车部，注：1）如周六下午/周日或晚上提柜一定要请拖车行先与码头确认是否有资料