工程机械为规范配件管理工作提高工作效率.doc

关于加强配件管理的办法 第一条 为规范配件管理工作，提高工作效率，制定本办法。 第二条 本办法适用于成都鑫启工程机械有限公司。 第三条 本办法包含配件库存管理、三包件管理、销售管理三项内容。 第四条 配件库存管理办法包含配件入库出库、库存盘点、配件丢失、库存对账四项内容，具体细则制定如下： （一）配件库存管理关于配件入库出库具体细则制定如下： 1、配件部库管对总部配件库存及收发负总责，各办事处内勤对办事处库存及收发负总责，配件验收采取数量和质量的验收的方法。 2、发往各办事处的配件附带调拔单一式两份，各办事处内勤在收货后签字确认，并在第一时间将签字确认的调拨单以传真件或邮件的方式发送给配件部库管，并于当周五将调拨单原件返回配件部库管，另一份调拨单，各办事处内勤留存。 3、各办事处内勤未能按时返回调拨单者，公司将对其进行罚款处理，每推迟一天，罚款10元。 4、销售配件一旦出库，在没有质量问题的情况下配件部不接收退货。 5、其他特殊情况，不得不退货者，必须出具情况说明，并由服务部部长审核、分管副总经理审批后，按要求退货。 6、退货时间为：（1）服务人员领料且服务地点在当地城区的不超过次日；（2）当地城区以外的不超过第三日。 7、退货配件质量要求：外包装完好无损且无任何安装痕迹。 （二）配件库存管理关于库存盘点具体细则制定如下： 1、库存盘点实施每月盘点，配件部对各办事处实施每月抽盘。各办事处内勤必须每月将盘点报表报送配件部及财务部。 2、总部库存实施每月抽盘，每季度全面盘点。库管每季度向财务部报送盘点报表。 3、盘点内容包含办事处配件。 4、盘点报表必须由当事人签字确认后方为有效，盘点报表报送时间为每月28日。（当日发送扫描件或传真件、原件随月底配件销售单一起寄回） 5、未能按时报送盘点报表者，公司将对其进行罚款处罚，每推迟一天，罚款10元。 （三）配件库存管理关于配件丢失具体细则制定如下： 1、配件丢失，责任人负80%全责，办事处经理负20%的责任，涉及赔偿则必须照价（配件销售价格）赔偿。 2、配件因办事处内勤离职未做交接而造成丢失，办事处经理则负全责。 3、总部配件丢失，库管负 100%责任，涉及赔偿则必须照价（配件销售价格）赔偿。 4、配件的验收：配件入库验收由库房管理员与服务人员协助完成。配件验收时，要求配件上必须注明“产品名称、产品件号”，外观性能及装配尺寸必须能够服务部使用。对于验收认为不合格的产品，由配件部长与货源单位进行联系，进行换货或退货处理，直到合格产品入库。 5、配件的入库：由库房管理人员完成。经验收后，库房管理人员将所到配件进行建卡登记，卡片内容须包括：品名、规格（件号）、货位、适用车型等内容，必要时填写入库时间，入库单进财务入帐。 6、配件的出库：配件管内勤必须根据服务部开具的服务内容（特殊情况必须有服务部部长签字认可），开具配件领用单，经经办人签字后，由配件部长确认是自费配件还是赠送配件（自费件需配件部长签字），领用人根据配件领用单到仓库领取，发料时，尽量先发先期入库的材料，确保库存配件在质保期内，库房管理员凭领用单办理出库手续。服务人员领出的材料现场不能使用的，回程当天或次日早上退到仓库，并由配件部长签字库房管理员验收后办理退货单入帐，配件管内勤凭此单重新入库。 （四）配件库存管理关于库存对账具体细则制定如下： 1、配件部内勤与各办事处内勤每月对一次库存。 2、总部库管每月与配件部内勤核对一次库存。 3、财务部不定点、不定期对办事处、总部库存进行抽查。 （五）关于现场紧急临时需要购买的应急件具体细则制定如下： 1、服务人员在服务过程中，临时需要材料，在 200元以下的，可以经配件部长同意后自行购买并报帐。 2、临时购买的材料的报销，须经配件部长和配件管理员进行入库和出库手续并签字后才能按报账流程报账。配件部长将此作为下次材料计划的依据.尽量让服务人员减少临时购买材料，专心服务。 3、大型或贵重材料一般采取发货运的办法进行处理，特殊情况下，经分管领导同意后可以购买和报销。 第五条 三包件及租赁、赠送、振启领用管理办法具体细则制定如下： （一）三包件管理 1.三包单由公司总部统一开具，具体经办人为服务部分管三包件内勤。 2.三包单金额1000元以下由服务部管理科科长签字，金额1000元以上的必须由服务部长签字后配件部方能出库。 3.凡开具三包单的配件必须为可申请工厂赔付的配件，三包库必须每月清零，如不能清零，则必须出具情况说明，并在每月28日报三包库数据于服务部部长，由服务部部长签字确认后，交财务部存档，具体事项由负责三包件的服务内勤负责。报送三包库存数据，每推迟一天，罚款10元。 4.过三包期限及申请公司赔付的配件不得开具三包单。 5.凡过三包期限，致使我公司不能向工厂索赔，当事人负全责。如因服务人员个