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浅议数字档案的管理 　　摘 要：随着科技的发展，数字档案数量激增，成?榈蛋腹芾砉ぷ髦兄匾?的一部分。本文就数字档案的构成、档案管理系统的建设、数字档案的优缺点对数字档案的管理进行探讨。 　　关键字：数字档案；档案管理系统 　　0 引言 　　科学界将文字的出现作为界定文明的重要标志，通常人们把文字出现以后的历史称之为人类文明史，而把文字出现以前的历史算为史前史。历史学家通过文字的载体，推断人类文明的起源。为了记录文字、为了有效地存储知识、为了准确地传播讯息，从古至今人类通过各式各样的物理载体来记录信息。古代人类的文字主要记录在甲骨、兽皮、青铜器、木椟、竹简、锦帛等上面。而汉代造纸术的出现，使人类的文字载体逐渐开始以纸张为主。随着第三次工业革命的推进，电子计算机技术被广泛地运用到人们的日常生活中，文字也出现了新兴的载体，如磁带、缩微胶卷、光盘、U盘等。文字载体的变化使得档案载体也发生了变化，档案开始了数字化的进程。 　　1 数字档案的构成 　　档案是国家机构、社会组织或个人在社会活动中直接形成的有价值的各种形式的历史记录。因此在文字的载体变化的同时，档案的载体也在随之变得多元化。在计算机已经完全普及到人们生活和工作的背景下，数字化档案已经成为一个不可避免的趋势。不论是将纸质档案数字化，还是电子档案的存档，都是档案工作现在需要面对的考验。 　　1.1 纸质档案电子化 　　纸质档案在很长的一段时间内占据档案载体的主要组成部分，多数基层档案管理部门的库存档案都是以纸质档案为主。将这些纸质档案转化成数字档案需要硬件设施，而管理数字档案需要软件。但电子化档案所需的软件及硬件设施需要的资金也不容小觑，并不是所有的档案管理部门都能够及时购置相关数字化的设备。 　　在没有足够的软件及硬件设施的支撑的情况下，可以利用现有工具对纸质档案进行初步梳理，为将来纸质档案数字化做好前期准备。我们可以在excel中先录入档案的抬头、撰稿人、发文单位、收文单位、文件编号、生成日期、存放位置等关键信息，形成详细的数字化目录信息。数字化目录可以更精准的捕捉到关键信息，使档案工作人员能够更快更便捷地查找到相应的纸质档案。而将这样的目录信息共享，既不用担心文件内容被泄漏、篡改，也能有效提高档案利用的效率。档案利用者能够通过目录查找所需档案是否归档及存放位置，再到档案部门进行查阅，避免无谓地奔波。 　　在有相应的软件及硬件设施的情况下，为了更好地提供档案利用，我们可以将纸质档案通过扫描、微缩等方式电子化，通过软件对数字档案进行系统的管理。在通过扫描仪、微缩设备等硬件设备将纸质档案转化成数字档案的过程中，档案工作人员需要确认档案在转换的过程中没有出现信息的缺失、乱码等问题，保证档案信息的完整性。纸质档案完成转换后，档案工作人员在软件中将数字档案与档案目录进行一一对应链接。在档案管理系统中，档案利用者可以直接通过目录链接到相关的数字档案进行查阅。软件通过对查阅人员的身份进行辨识，提供不同层级的档案信息。档案利用者可以在档案管理系统中获取所需信息，并可实现多人同时查阅或异地查阅。仅在借用档案原件的情况下，档案利用者需要到档案部门进行借阅。 　　1.2 数字档案的归档 　　随着科技的进步，计算机、摄像机、照相机等电子设备已经融入日常生活的方方面面，也成为我们工作中必不可少的一部分。在生活、工作中，我们通过摄像机、照相机记录下重要的时刻；在工作中，我们通过邮件沟通工作；在工作中，我们通过OA系统提交申请流程…… 　　（1）声像档案 　　声像档案是国家机构、社会组织或个人在社会活动中形成的有价值的照片（包括底片、反转片）、影片（正负片）唱片、录音带、录像带等不同材料为载体，以声像为主，并辅以文字说明的历史记录。在有重大活动、事件的时候，人们喜欢通过摄像机、照相机等对生活、工作进行直观的记录，由此产生了不少的声像档案。在声像档案归档的时候，档案工作人员需要确定档案载体的可读取性。声像档案载体的不稳定性较高，容易受到磁性等影响，而不当使用会对声像档案造成不可逆的损坏，甚至导致载体上的档案信息无法读取。因此在保管和利用声像档案的时候，档案工作人员需要根据载体特性进行妥善保管和使用，尽量延长声像材料的使用寿命，并在声像档案载体发生问题前做好相应的备份，以防档案信息的遗失。 　　（2）邮件 　　邮件在日常工作中有着举足轻重的作用，很多时候我们需要以邮件为工作及处理问题的凭证。然而邮件多保存在个人电脑的本地磁盘中，有的甚至因为内存不足并未保存而直接删除，这使得邮件处于失控状态。大部分人都没有意识到其实邮件也是数字档案的一种，是归档内容的一部分，导致这一部分数字档案的缺失。档案工作人员应当对此加以重视，督促相关人员将重要邮件保存归档。 　　（3）OA流程 　　过