刍议电子文件与电子档案的管理.pdf

理论广角 2014年5月_(中) 刍议电子文件与电子档案的管理 那立叶 (哈尔滨市阿城区农业技术推广中心，黑龙江 哈尔滨 150300) 摘 要：电子文件的产生，改变了传统中对档案的理解，也改变了档案存在的形式、特性、特征、意义的认识。加强电子文件与电子档案的管理成为迫切需要 解决的问题之一。 关键词：电子文件；电子档案；管理 随着电子文件的广泛应用，给中国乃至 征。不同的计算机和软件，能够处理的电子 验收、项目参数著录工作需要的功能，可自 世界档案工作带来深远的影响。在纸质文件 文件的类型是不一样的。因此，无论是把电 动统计、汇总，覆盖了档案人员的大部分日 与电子文件 “双轨制”管理的现状中。如何 子文件作为档案来管理还是电子文件的日 常工作。 有效管理，已成为各国档案工作者的一个重 常应用管理，必须要有相应的计算机和软件 电子文件归档验收子系统：主要用于电 要的课题。正如国际档案理事会主席王刚在 支持才行。只有具备了这两个条件，电子文 子文件的验收和归档整理工作，可实现电子 “电子和其它现行文件委员会”和 “国际档 件才会有用武之地 ，进而在现实 中发挥效 文件验收、归档、备份、刻录光盘信息的编 案保护技术研讨会 ”开幕式上讲话所说： 用。要解决这一问题，有两种方法。一是档 写工作。使用该系统，归档整理工作完成后， “电子文件的产生，改变了传统中对档案的 案管理部门在收集保管电子文件的同时，也 自动完成电子文件的著录工作，保证收集的 理解，也改变了档案存在的形式、特征、特 应征集或收购与之相对应的电子计算机软 电子文件完整、有效、符合标准要求。该系 性、意义的认识，电子文件的产生、形成、 件 ，从而为电子文件的管理和应用创造必要 统实现了文件 目录和目录文件签署内容同 归档及其传送、存储、保存、管理均与传统 的条件。这对于 目前优胜劣汰的电子世界来 时浏览的功能，使一个文件的验收时间从人 的纸质档案利用技术、方法不同，这是文件 言，是可行的。而且对于反映工作原貌的档 工的几分钟缩短到几秒钟，使不可操作的电 管理的一场革命。” 案工作来说，也是必要的。二是根据电子文 子文件验收变为现实，该系统是电子文件归 1电子文件与电子档案 件高级版本兼容低级版本的特性，研制开发 档不可缺少的有效工具。 电子文件以模拟记录方式形成的传统 具有超大兼容能力的软件，使其具有兼容所 3．2建立网络 文件是不同的，电子产生于数字技术环境 有版本和类型电子文件的能力，并保证电子 通过试点项 目的管理和电子文件的收 中。数字技术的关键在于能将图像、声音或 文件的所有数据和格式不被修改或丢失，以 集整理，建立了适合于 CADDIS的综合网 其它信息转换成数字，以便这类信息能由计 维护电子文件的原始特性。 络，在网上建立了工作区、归档区、备份区， 算机处理并保存。 电子文件另一个重要的特性是电子文 满足了标准规定的要求，符合设计人员和档 目前电子文件与电子档案尚无国际标 件的信息具有交互性。所谓交互性是指人们 案人员的需求，实现了电子文件的网上归档 准化的定义，许多发达国家和地区都以不同 可以与Ctg机进行对话 ，互相传递信息，从 工作 ，制定了切实可行的网络使用与管理办 表达方式对电子档案加以界定。 而能主动地控制计算机进行工作的特性。这 法，明确了网络管理职责和使用制度。 中国{CAD电子文件光盘存储、存档与 是传统的信息交流媒体所不具备的特点。但 3-3电子文件归档管理规定 档案管理要求》(GB~678—1999)、《电子文 正