设置档案管理模式_二级秘书考证业绩评审科目辅导之五.docx

设置档案管理模式——二级秘书考证业绩评审科目辅导之五□徐乐军将将将将将将将将将将将将将将将将将将将将将将将将将将将将将将将将将将将将将将将根据《国家职业标准秘书》（2006），秘书二级为该职业资格等级的最高级。业绩评审科目中，“设置档案管理模式”是五大模块中的第五个模块。本文继续按照第一、二、三、四模块样式，对这一模块的辅导进行探讨，并结合实例作一演示，希望对同行教学和考生学习有所帮助。一、自述背景情况这部分内容包括“档案管理模式报告”撰写的时间、考生在本企业的职务和企业的基本情况等相关资料。只有将这三方面内容按实际工作情况写清楚并与后面报告正文相呼应，才可得3分。撰写时间要与考生个人工作情况联系起来，一般是该档案管理模式实施之前一个月左右。考生角色应为企业高级秘书，所以考生职务可写董事长秘书、总经理秘书、办公室主任、行政经理或行政总监等。企业的基本情况应交待清楚企业名称、性质、规模、地址、主要业务范围及企业档案管理方面存在的主要问题。二、档案管理模式报告本部分为该模块主干材料，共14分，要求不少于1500字，主要检验考生是否具备设置科学的档案管理模式的能力。需要根据单位档案管理中存在的问题，选择恰当的管理方式、方法，体现出一定的职业能力水平。具体内容包括：单位的基本情况及档案管理现状，此管理模式的优缺点，根据单位发展前景提出恰当的管理模式及理由，设置本单位档案管理机构运行机制，确定档案管理的方法，整体方案形成过程的情况描述。这些内容构成报告的主体，要求考生结合单位及个人岗位工作实际，高屋建瓴地找到问题之所在，并提出切实可行的方案，讲清道理，便于施行。这也是对作为高级秘书的考生个人统筹全局能力和重点破解管理难题的一次检验，专业性很强。三、证人证词二级秘书所撰写的档案管理模式报告，是单位信息工作改革的依据之一，也是单位领导决策的重要参考，客观公正地评价这一报告的效果非常必要。作为单位主管领导，应就该报告分析和解决问题的科学性和实用性进行考量和评价。具体说来，此部分包括证人背景情况和证词描述两项，共8分。背景情况2分，只需如实填写即可。证词描述6分，要求从“报告是否符合实际，对单位现状是否分析到位，对未来前景的展望是否可行，是否先进等”几方面评判。据此，证词需从两方面拟写，一是对报告分析现状、找到问题的效果进行评价，二是对报告在分析单位前景基础上所提出的解决问题的方案的科学性和实用性恰当评价。撰写证词过程中，考生也可将30考选攻略SECRETARY’SCOMPANION2015年第2期自己报告中的内容与上司沟通，让上司对报告所分析和提出的问题有一个全面了解，以便写出更为全面准确的证词，方便后续工作的开展。四、实例演示案例：南垦集团地处广州，是一家大型国有企业，现有员工8000余人，分公司9家，主体业务为农产品加工贸易。该企业员工身份分三种：一种是有编制的员工，主要由原市农垦局转制而来，构成企业干部队伍主体；二是长聘人员，虽不在编制以内，但普遍已与企业签约三次以上，且工龄达10年以上，构成企业业务骨干主体；三是临时工，有用工合同，但流动性大，收入普遍较低，构成基层服务类岗位职员的主体。根据上述分析，可拟出该企业档案管理模式报告：七、作为涉外单位，相关档案管理未能严格执行《保密法》规定，一些涉外文件与普通文件同样归置，泄密风险加大。八、档案管理工作投入不足，专门负责者少，大量兼职者只将其当作副业完成，责任意识和风险估计不足，整体效率低下。基于上述问题，集团应该采用设置综合档案管理室的办法，负责集团整体档案管理。优点在于：一是有利于档案管理工作的整体协调，一改此前分散无序状态；二是有利于提高档案的利用效率，大大方便集团领导决策和相关业务开展；三是可精简人力、物力和财力，提升档案管理水平。具体措施是：一、集团各职能部门不再设立档案室，经过考核和岗位调整，将原有的17名工作人员精简至5人，其中设主任1人，其余4人为普通档案员。同时将综合档案室地位作适当提升，在不改变业务隶属于总经理办公室的情况下，行政上由集团总经理直接领导。二、扩建或搬迁原有15平米的档案室，扩大至120平米，配套相应的硬件，如电脑、空调、库柜、桌椅等。另外，快速整合集团原档案室材料，使之有序存放，最大限度地满足工作需求。三、尽快安排业务骨干赴省、市档案馆短期培训，熟悉档案管理业务，并科学设置档案检索工具，方便利用。同时联系档案管理软件开发公司，或由集团研发部门独立开发出一套适合集团档案管理的软件，实现网络化管理。四、参照《保密法》，尽快制定《档案管理人员工作守则》《档案管理人员岗位责任制》《档案借阅制度》《档案保密制度》等工作规范，强化保密意识，加强风险控制，维护集团利益。五、加大集团人事档案管理力度，从员工切身利益出发，按照国家有关政策，为员工的发展开辟绿色通道。特别加