第五章 会议管理工作.ppt

第五章 会议管理工作 第一节 会议工作概述 第二节 会议的准备工作 第三节 会议中的工作 第六节 会后的工作 第一节 会议工作概述 一、会议、会见、会谈 二、会议的构成要素 基本要素：目的、时间、会址、主持者、组织者、与会者、议题、议程 其他要素：名称、服务机构、秘书机构、经费、文件材料、专用设备工具、消耗性材料 三、会议的主要种类 四、公司常见会议的类型与作用 1、经理例会与特别会议 2、员工例会 3、股东大会和董事会议 4、公司年会 5、客户咨询会 6、产品展销订货会 7、业务洽谈会 8、新产品新闻发布会 三、会议成本意识 会议人工成本=2A×B×T A=每小时与会者平均工资的3倍 B=参加会议的人数 T=召开会议的时间（以小时计） 会议筹备方案 1、会议议题 2、会议名称 3、会议时间 4、会议地点 5、会议日程 6、确定与会者 7、经费预算 2、会议名称 会议内容 性质 参加对象 主办单位 会议时间（届次） 地点 规模 3、会议时间 主要领导人能出席 旅行或返回当天不安排会议 尽量开短会（9：00－11：00 2：30－4：30） 避免政治、宗教、外交和民俗等的敏感性日子。 4、会议地点 交通方便（方便泊车） 会议室大小与会议规模匹配 配备设置良好 环境安静 成本划算 十一、大型会议的经费预算 文件资料费 邮电通讯费用 会议设备和用品费 会议场所租用费 会议办公费 会议宣传交际费 会议住宿补贴费 会议伙食补贴 会议会议交通费 其他开支 会议议程与会议日程 议程与日程的区别 会议议程：是对会议所要通过的文件、所要解决的问题的概略安排。它是为完成议题而作出的顺序计划，即会议所要讨论、坚决的问题的大致安排. 会议日程：是指会议在一定时间内的具体安排。 五、准备会议文件资料 （1）为上司撰写会议文稿。 （2）为上司准备材料。 （3）组织好发言人的文稿。 （4）准备资料袋：会议通知、会议议程、会议日程、会议相关资料、会议证等。 制作会议通知 1、标题 2、通知对象 3、正文 4、落款 5、回执 1.标题的基本形式 A 会议通知、通知 B 召开单位+关于召开+会议名称+通知 C 召开单位+转发+会议名称+通知 D 紧急、联合、补充+通知 3.正文 会议时间：开始时间、结束时间和报到时间 会议地点：具体详细 会议内容：会议的主题、议题和提纲等 会议对象：单位（人员身份和人数）、个人 其他事项：会费、食宿、接待、联络信息等 会场布局 相对式：大中型报告会、 总结表彰大会、代表大会。 半围式：中小型工作会议 全围式：小型座谈会 分散式：联欢会、茶话会 座次安排 主席台：职位高者居中 “一左一右” “前－后” 其他人员 标识：(座位左侧放名签) 会场装饰 主席台 会场背景 色调 设备 八、整体会议所需物品、设备：灯光、扩音设备；显示指示设备；姓名牌；多媒体设备；选举、表彰用品；茶水、饮料 九、安排食宿 十、大型会议的接（送）站、报到 第三节 会议中的工作 一、会前的最后检查：听汇报、现场检查文件材料的准备、会场布置、保卫工作 二、组织签到和登记 三、做好会议记录和必要的录音录像工作 四、会议设备的操作与维护 六、提供会议资料与联络协调 七、做好会议的保密工作：划分公开、内部、机密三类会议的界限和级别 八、组织好会议期间的食宿、车辆、娱乐、照相等工作 九、会议信息工作 1、收集会议信息 2、编写会议简报 3、搞好对外宣传 会议中可能出现的问题 会期：议程、日程 会址交通问题 与会者之间的关系 会议秩序：抗议者、持不同意见者 设备：停电、损坏出错、技术标准 食宿：口味\禁忌、饮食卫生、睡眠习惯 健康：疾病、卫生措施 第六节 会后的工作 一、合理安排与会人员返程 二、提醒与会者及时做好各种物品的清退 三、清理会场和文件 四、整理会议材料，立卷归档：会议案卷包括：会议正式文件、参阅文件、发言稿、讲话记录 五、会议的总结 1、会议总结的要求：逐条检查，将客观标准和主观标准结合 2、起草会议纪要或总结报告 3、会议总结的要求 六、会议效果的评估 1、对主持人的评估 2、对会议工作人员的评估 3、对会议管理工作的评估 七、催办和反馈 * 双方或多方交换意见 接见、拜见 三人以上有组织地会晤、议事 内涵 消除分歧、改变关系 加强关系、处理事务 交流信息、集思广益、研究问题、决定对策、传达指示、布置工作、保障先进、鼓舞士气 功能 经济性、利益性强 礼节性、事务性强 宽泛 内容 外部 内部、涉外 对象 会谈 会见 会议 国内、国外 国籍及议题 常规会、广播会、电话会、电视会 手段 特大型、大型