城建档案信息全电子化管理的必要性与可行性分析.pdfVIP

城建档案信息全电子化管理的 必要性与可行性分析 口王权民张颜 【摘要】本文从档案载体的历史发展、城建档案实际工作以及当今电子信息技术的发展和法律保障等方面，论述了 城建档案工作实现全电子化接收与管理的必要性和可性性，提出城建档案工作必将最终实现基于计算机和 数字信息基础上的完全电子化。 【关键词】城建档案电子化可行性分析 随着信息技术的快速发展，数字 为23万卷，每年接收进馆的档案量 一个可以短时缓解库房面积压力 城市建设的理念也渗透到城建档案工 约为2万多卷。按照国家档案局发布 的办法，是对原有办公楼进行改造和 作中。将原有纸质档案进行数字化存 并于2007年施行的《档案馆建设标加固，即扩大库房面积、增加原建筑 储，同时对新进馆档案采取积极稳妥 准》，馆藏档案数量现存和今后30 结构承载力(达到办公楼的六倍)以 的“两套制”报送方式，即电子档案 年应进馆档案、资料的数量之和，达 使用档案密集架。然而，因为原建筑 与纸质档案并存，是目前城建档案馆 到40万卷以上、70万卷以下的，划物地质状况、设计结构、周遍环境等 普遍认可并实行的做法。笔者认为， 分为市级一类档案馆。据此计算可以 诸多因素，实施起来也并非易事，存 在目前的“两套制”基础上，以长 确认厦门市城建档案馆属市级一类档 在着板加固了梁承受不起，梁加固了 远、发展的眼光看，城建档案逐步过 案馆。根据《档案馆建设标准》的 柱承受不起，梁板柱都加固了地基承 渡到全部电子化接收、贮存和利用， 规定，副省级城市一类档案馆的馆库 受不起的窘况。从长远和根本解决档 真正成为形式上和意义上的数字档案 面积为17000—24000平方米，而厦案库房来看，改造和加固也只是个权 宜之计。 馆是必要的，也是可行的。 门城建档案馆馆库面积目前仅3700 平方米，达不到标准的零头，目前库 3、档案数量呈几何增长 一、必要性 房就已经严重不足，而重新选址建设 我国城市化水平还不高，城市建 (一)有限的库房容量与无限增 新的馆舍在报建、审批、等方面困难 设速度很快，建设规模也越来越大， 长的档案之间的矛盾 较大，资金投入也相当大。据我们了 产生的城建档案数量庞大，以厦门市 1、现有库房容量不足 解，大多数地区的城建档案馆均存在 为例，近两年先后接收进馆的大型工 以厦门市城建档案馆为例进行 库房面积严重不足的现象。 程项目有：城市快速公交BRT近2000 讨论。厦门市城建档案馆目前馆藏量 2、加固、改造效果有限 卷，城市一级主干道成功大道4000 万方数据 余卷；我国大陆第一条海底海底隧 么城建档案馆将拥有最完整最齐全的 等信息，至于所得信息是纸质的或 道，翔安隧道7000卷。今年内即将城建档案文件资料，这将极有利于查 电子的载体，事实上并不是查档者 开工建设厦门地铁1号线，随着一批 考利用。例如，今年哈尔滨大桥发生 所提别关注的。这类型档案资料量 新的重点、大型基础设施的建设、竣 倾覆事故，厦门市遂开展城市建设质 大数多，由于电子档案体积小，携 工，届时又将有大量的档案接收进 量大检查工作，以全面评估、掌控建 带、传输和保管方便，有些还可以 馆，档案数量呈几何数增长。因此， 成工程安全质量状态(包括地质勘探 在计算机上直接利用，所以越来越 相对于档案库房有限的面积而言，档 和地基基础质量、工程设计质量、建 受到利用者的欢迎。 案数量的增长几乎是无限的。即使按 设施工质量、使用维护质量)。在对 (三)多套重复保管复印件档案 照满足未来三十年档案保存的标准建 地质勘探、地基基础、工程设计的质 并无必要且成本高昂 设新的馆房，那么使用三十年后，库 量进行检查时，对能反映建筑过程中